知識(shí)點(diǎn):初級(jí)《審計(jì)理論與實(shí)務(wù)》采購與付款循環(huán)概述（第一節(jié)）

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第一節(jié)　采購與付款循環(huán)概述

一、采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程

采購與付款循環(huán)主要過程：

采購與付款交易通常要經(jīng)過請(qǐng)購、訂貨、驗(yàn)收、付款等程序。

1.制訂采購計(jì)劃

基于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購。

2.供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)

企業(yè)通常對(duì)合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核，將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單，并及時(shí)對(duì)其信息變更進(jìn)行更新。采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

3.請(qǐng)購商品和勞務(wù)

請(qǐng)購單通常由生產(chǎn)部門或其他部門根據(jù)采購計(jì)劃，對(duì)所需要購買的已列入存貨清單的原材料等商品或勞務(wù)編制。

4.編制訂購單

采購部門在收到請(qǐng)購單后，對(duì)經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單發(fā)出訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體名稱、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，訂購單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名，正聯(lián)送交供應(yīng)商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、財(cái)會(huì)部門和編制請(qǐng)購單的部門。

5.驗(yàn)收商品和勞務(wù)----關(guān)鍵點(diǎn)

由驗(yàn)收部門驗(yàn)收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單。其中一聯(lián)交倉庫或其他請(qǐng)購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，明確保管責(zé)任。另一聯(lián)送財(cái)會(huì)部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

6.存儲(chǔ)已驗(yàn)收的商品

保管與采購的其他職責(zé)分離。倉儲(chǔ)區(qū)應(yīng)該相對(duì)獨(dú)立，限制無關(guān)人員接近。這些控制與商品“存在”認(rèn)定有關(guān)。

7.編制付款憑證

記錄采購交易之前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)訂購單、驗(yàn)收單和賣方發(fā)票的一致性。

8.確認(rèn)和記錄負(fù)債

應(yīng)付款項(xiàng)記賬人員在收到賣方發(fā)票時(shí)將發(fā)票上的信息與訂購單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證核對(duì)，并對(duì)合計(jì)加以復(fù)核。審核發(fā)票之后，就要登記采購日記賬和應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，再匯總、過賬。月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況，則需要根據(jù)驗(yàn)收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債。

9.處理和記錄價(jià)款的支付

（1）通常采用預(yù)先編號(hào)的付款憑單進(jìn)行控制，在付款前，付款憑單由應(yīng)付款項(xiàng)記賬員掌管。

（2）訂購單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無誤，由被授權(quán)的財(cái)會(huì)部門人員簽署支票。

（3）支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷，以避免重復(fù)付款。

（4）出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時(shí)登記銀行存款日記賬，會(huì)計(jì)人員登記應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬。

二、采購與付款循環(huán)中的內(nèi)部控制（結(jié)合第七章）

控制活動(dòng)要素----業(yè)務(wù)授權(quán)控制，職責(zé)分工控制，憑證與記錄控制，實(shí)物控制，獨(dú)立檢查

1.職責(zé)分工

采購、驗(yàn)收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負(fù)責(zé)。

職責(zé)分工：（哪些需要分離，不分離的后果）

（1）提出采購申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購申請(qǐng)相互獨(dú)立，以便加強(qiáng)對(duì)采購的控制；

（2）批準(zhǔn)請(qǐng)購與采購部門相互獨(dú)立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對(duì)企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害；

（3）批準(zhǔn)采購、合同簽訂與合同審核相互獨(dú)立，防止虛列支出；

（4）驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立，保證按真實(shí)收到的商品數(shù)額登記入賬；

（5）應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項(xiàng)記錄的真實(shí)性、正確性；

（6）內(nèi)部檢查與有關(guān)執(zhí)行和記錄工作相互獨(dú)立，以保證內(nèi)部檢查的獨(dú)立性和有效性。

2.信息傳遞程序控制

（1）授權(quán)程序

有效的內(nèi)部控制要求采購與付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)：

①企業(yè)內(nèi)部建立分級(jí)采購批準(zhǔn)制度；

②只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請(qǐng)；

③采購申請(qǐng)經(jīng)獨(dú)立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個(gè)人私利而犧牲企業(yè)利益；

④簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實(shí)金額向特定債權(quán)人及時(shí)支付。

（2）文件和記錄的使用

①收到購貨發(fā)票時(shí)，財(cái)會(huì)部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購單、驗(yàn)收單上的有關(guān)資料核對(duì)相符后入賬；

②訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細(xì)反映訂貨要求；

③建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù)；

④設(shè)置采購日記賬，及時(shí)完整記錄所有采購業(yè)務(wù)；

⑤對(duì)每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

（3）憑證的預(yù)先編號(hào)及對(duì)外報(bào)告的跟進(jìn)處理。

通過對(duì)入庫單的預(yù)先編號(hào)及對(duì)例外情況的匯總處理，被審計(jì)單位可以對(duì)存貨和負(fù)債方面的完整性風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行記錄。

如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計(jì)單位可以安排入庫單編制人員以外的獨(dú)立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的入庫單記錄，確認(rèn)是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單，并對(duì)例外情況予以跟進(jìn)。

如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號(hào)或重號(hào)的入庫單統(tǒng)計(jì)例外報(bào)告，由經(jīng)授權(quán)的人員對(duì)例外報(bào)告進(jìn)行復(fù)核和跟進(jìn)，可以確認(rèn)所有入庫單都進(jìn)行了處理，且沒有重復(fù)處理。

（4）獨(dú)立檢查

由獨(dú)立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對(duì)賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂購單、請(qǐng)購單進(jìn)行獨(dú)立檢查，確保實(shí)際收到的商品符合訂購要求。定期對(duì)賬，按月向供應(yīng)商取得對(duì)賬單。檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對(duì)賬單的一致性。

3.實(shí)物控制

采購與付款業(yè)務(wù)中的實(shí)物控制包括兩個(gè)方面：

（1）加強(qiáng)對(duì)已驗(yàn)收入庫的商品的實(shí)物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。

（2）限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會(huì)計(jì)資料。特別應(yīng)注意對(duì)支票的實(shí)物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸；未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具支票。

三、采購與付款循環(huán)的主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）低估負(fù)債或相關(guān)準(zhǔn)備

1.遺漏交易，如未記錄已收取貨物但尚未收到發(fā)票的采購相關(guān)的負(fù)債或未記錄尚未付款的已經(jīng)購買的服務(wù)支出等。

2.采用不正確的費(fèi)用支出截止期，如將本期的支出延遲到下期確認(rèn)。

3.將應(yīng)當(dāng)及時(shí)確認(rèn)損益的費(fèi)用性支出資本化，然后通過資產(chǎn)的逐步攤銷予以消化等。

（二）管理層錯(cuò)報(bào)負(fù)債費(fèi)用支出的偏好和動(dòng)因

被審計(jì)單位管理層可能為了完成預(yù)算，滿足業(yè)績(jī)考核要求，保證從銀行取得資金，吸引潛在投資者，誤導(dǎo)股東，影響公司估價(jià)等動(dòng)因，通過操縱負(fù)債和費(fèi)用的確認(rèn)控制損益。

（三）費(fèi)用支出的復(fù)雜性

（四）不正確地記錄外幣交易

（五）舞弊和盜竊的固有風(fēng)險(xiǎn)

如果被審計(jì)單位經(jīng)營大型零售業(yè)務(wù)，由于所采購商品和固定資產(chǎn)的數(shù)量及支付的款項(xiàng)龐大，交易復(fù)雜，容易造成商品發(fā)運(yùn)錯(cuò)誤，員工和客戶發(fā)生舞弊和盜竊的風(fēng)險(xiǎn)較高。

如果負(fù)責(zé)付款的會(huì)計(jì)人員有權(quán)接觸應(yīng)付賬款主文檔，并能夠通過在應(yīng)付賬款主文檔中擅自添加新的賬戶來虛構(gòu)采購交易，風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加。

（六）存在未記錄的權(quán)利和義務(wù)

這可能導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表分類錯(cuò)誤及財(cái)務(wù)報(bào)表附注不正確或披露不充分。

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