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電子發(fā)票報銷痛點在哪?財務(wù)掌握這幾招就夠了!

來源: 稅來稅往 編輯:蘇米亞 2019/08/16 10:01:39  字體:

自電子發(fā)票橫空出世,其應(yīng)用慢慢變得越來越廣泛。雖然電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票是一個大趨勢,但目前來說,電子發(fā)票報銷似乎還有一些痛點難以解決。今天就來談?wù)勲娮影l(fā)票時代,財務(wù)人的管控之道!

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痛點一:不得不報銷

根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務(wù)總局公告2015年第84號),該公告自2015年12月1日起施行。

國家推出了增值稅電子發(fā)票,目前只有增值稅電子普通發(fā)票,沒有增值稅電子專用發(fā)票。增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的,可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件,其法律效力、基本用途、使用規(guī)定等與稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。

增值稅普通發(fā)票長這樣↓

正保會計網(wǎng)校

也就是說,企業(yè)如果收到增值稅電子普通發(fā)票,可以自行打印版式文件紙質(zhì)發(fā)票做原始憑證,其版式文件已經(jīng)按規(guī)定蓋發(fā)票專用章,不需要打印后再另加蓋發(fā)票專用章。所以公司員工提供的電子發(fā)票該報銷還得報銷!

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痛點二:重復(fù)報銷

目前電子發(fā)票的報銷確實存在監(jiān)管上的漏洞,因為目前電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制,可以無限次的打印。正因為可以自行打印,又不需要額外再加蓋專用章,這就給手工報銷帶來重復(fù)報銷的風(fēng)險。

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痛點三:篡改發(fā)票基本信息來報銷

現(xiàn)在PS功能很強大,造假技能越來越高明,任何只要稍微有些"想法"的人,都可通過修改電子發(fā)票金額或者抬頭。修改之后發(fā)票編碼是沒有變的,如果去校驗發(fā)票的話,一般是不會出現(xiàn)問題的。假如財務(wù)沒有充分地檢查,是很難發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題的!

會計實務(wù)支招一:電子發(fā)票如何報銷?

第一種辦法:將開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息,打印成增值稅電子普通發(fā)票的文件作為報銷附件,用傳統(tǒng)辦法粘貼報銷。

第二種辦法:接收開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息,將電子發(fā)票信息保存在適當(dāng)?shù)拿浇橹?,報銷憑證上注明電子發(fā)票存放的位置及進入的路徑。

2016年財政部、國家檔案局聯(lián)合公布的《會計檔案管理辦法》中已明確了電子會計檔案的法律地位,只要滿足該辦法規(guī)定的條件,電子發(fā)票的開票方或受票方,可僅以電子形式對發(fā)票進行歸檔保存。開票方或受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的,可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件。

會計實務(wù)支招二:怎么保證不出現(xiàn)重復(fù)報銷呢?

1.財務(wù)部可以對電子發(fā)票進行統(tǒng)計,以發(fā)票號碼作為標(biāo)識,這樣就能避免重復(fù)報銷,還有個簡易方法,在我們報銷系統(tǒng)里增加電子發(fā)票號碼字段。

2.通過Excel表格做臺賬。把所有的電子發(fā)票,發(fā)票編碼統(tǒng)一在Excel表格中,從中篩選排除相同的發(fā)票編碼,可防范電子發(fā)票重復(fù)報銷。也可以再增加電子發(fā)票校驗和鑒偽功能,如輸入發(fā)票編碼,即可判斷發(fā)票的真假和是否為重復(fù)發(fā)票。

3.電子發(fā)票在報銷系統(tǒng)中應(yīng)用之外,還可以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng),到時發(fā)票資料全部電子化集中處理,發(fā)票的管理也將變得簡單,將大大提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率。

4.還可以一刀切!凡是涉及電子發(fā)票報銷,不允許以紙質(zhì)發(fā)票報銷,以防篡改發(fā)票信息。這樣也可以從根源上規(guī)避造假和重復(fù)!

會計實務(wù)支招三:電子發(fā)票報銷指南

1.請報銷經(jīng)手人自行打印電子發(fā)票作為報銷的原始票據(jù),電子發(fā)票有相關(guān)明細(xì)及附件的,請隨電子發(fā)票一并附上作為報銷的原始憑據(jù)。

2.請報銷經(jīng)手人在網(wǎng)報系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入電子發(fā)票的12位發(fā)票代碼及8位發(fā)票號碼,未錄入電子發(fā)票號或錯誤錄入電子發(fā)票號將不能正常報銷。

3.請報銷經(jīng)手人自行在稅務(wù)局網(wǎng)站查驗電子發(fā)票真?zhèn)涡畔ⅲ⒊兄Z沒有重復(fù)報銷電子發(fā)票,報銷經(jīng)手人及經(jīng)費負(fù)責(zé)人對經(jīng)濟業(yè)務(wù)及電子發(fā)票的真實性負(fù)責(zé)。

4.員工每月月底遞交上月發(fā)票,最遲不能超過兩個月報銷時間。

公司相關(guān)部門將對報銷的電子發(fā)票進行抽查核實,并自動記錄已報銷過的電子發(fā)票號,對報銷虛假電子發(fā)票及重復(fù)報銷電子發(fā)票的情況,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將依規(guī)追究有關(guān)人員責(zé)任。

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