費用發(fā)生了,沒有發(fā)票該如何報銷?
財務部最容易與業(yè)務起沖突的窗口有兩個:一是費用報銷窗口,另一是開發(fā)票的窗口。費用報銷時發(fā)生沖突很大程度上是因為發(fā)票的問題,一是發(fā)票不合規(guī),另一是沒有發(fā)票。開票窗口發(fā)生沖突的主要原因是不符合開票條件。財務或許有理,但這兩個窗口都直接面向業(yè)務,關(guān)乎財務的形象,要時刻提醒自己戒急用忍。
(一)情理法的沖突
沒有發(fā)票如何報銷,這可能是大多數(shù)會計人都碰到過的問題。企業(yè)的《費用報銷制度》一般都有規(guī)定“必須憑發(fā)票報銷費用”,這一規(guī)定并非財務部門嚴苛,主要是為了迎合稅務的“以票控稅”的要求。沒有發(fā)票,相應費用稅務不允許其在所得稅前扣除。
不可否認,現(xiàn)實中確實存在費用發(fā)生了但拿不到發(fā)票的情形。如何解決呢?如果一味強調(diào)憑票報銷,難免膠柱鼓瑟。憑票報銷如果影響到了業(yè)務的正常開展,該如何應對?
舉個例子,公司到偏遠山區(qū)做項目,沒有賓館、飯店,只能吃住在當?shù)乩相l(xiāng)家,持續(xù)兩三個月。工程結(jié)束了,為表示感謝,封伍仟元現(xiàn)金送給老鄉(xiāng)。這樣的費用,如何取得發(fā)票,沒有發(fā)票就不合理嗎?
站在正常邏輯思考這個問題,條件所限不能取得發(fā)票是“情”,費用因公發(fā)生是“理”,沒有發(fā)票不能稅前扣除是“法”,上述案例“情理法”出現(xiàn)了矛盾。面對這樣的困境,會計人有兩點是一定要把握的:
(1)首先應該遵從的是“法”,要遵照稅務的要求。這一點不以我們的個人意志為轉(zhuǎn)移,也不能因個別企業(yè)的具體情況為轉(zhuǎn)移。
(2)會計人員要站在企業(yè)的角度,維護企業(yè)的利益,據(jù)理力爭。
(二)切勿替票報銷
碰到這種情形,很多企業(yè)會采用替票報銷,即用A發(fā)票來報銷B費用。先聲明,這種方式是不合規(guī)、不合法的。會計人員不能提議如此操作,也不應縱容這種操作。費用報銷應盡可能做到“四統(tǒng)一”,即分錄、會計摘要、審批單、發(fā)票一致。這么做一方面可讓會計做賬更規(guī)范,另一方面可規(guī)避稅務風險。會計人員要堅持一點:只認發(fā)票,不聽解釋。
費用發(fā)生了,沒有發(fā)票怎么辦?譬如,業(yè)務人員借支備用金后遲遲不拿發(fā)票來報銷。還有,給客戶傭金、回扣、好處費了,無從正常做賬。碰到這種情況怎么辦?
如果財務強調(diào)憑票報銷,否則從工資中扣款,這樣強勢而為很容易激化矛盾,顯然不是有效的溝通。怎么解決呢?提醒財會人員注意幾點:
(1)不要被業(yè)務人員的氣勢所壓倒。首先說明一點,業(yè)務說的聽起來似有道理,實際并不占理。你們公司碰到的問題,別的公司同樣也會碰到,只要別的公司能規(guī)范操作,你們也應該可以。
(2)怎么規(guī)范呢?光有財務推動是不夠的,因為財務沒有足夠的權(quán)威。真打算規(guī)范,必須得到一把手的支持,把相應的風險告訴一把手,讓一把手施壓。
很多業(yè)務人員有個錯誤觀點:費用發(fā)生了沒有發(fā)票,財務人員應該想辦法解決。財務人員是沒有辦法可想的。誰請款就應該由誰提供發(fā)票報銷,這是個起碼的道理。財務人員應對費用報銷履行監(jiān)督職能,千萬不可越殂代皰找發(fā)票平賬。
(三)沒有發(fā)票也可報銷
長期掛賬的其他應收款怎么平賬,建議如下:
(1)由責任人提供發(fā)票來報銷,如果提供不了發(fā)票,公司認可這筆費用的,可以對費用暫估入賬,但要提供相應說明作為證據(jù)。暫估入賬的費用在納稅申報時要做調(diào)整,不能在所得稅前扣除。
(2)如果無法證明費用真實發(fā)生了,其他應收款又確定收不回來,可以計提壞賬準備。當然壞賬準備同樣不能在所得稅前扣除。
普及兩個概念:①沒有發(fā)票能不能報銷;②費用能不能在所得稅前扣除。這倆個概念是不一樣的。費用發(fā)生了且能提供佐證的,有沒有發(fā)票沒關(guān)系,會計都應將之作為費用處理。稅務要求更嚴格,不僅要求費用必須真實發(fā)生,還需要提供發(fā)票做佐證。
做個總結(jié)吧!如果費用真實發(fā)生了,即便沒有發(fā)票,會計做賬可以作為費用處理,但不得在所得稅前扣除。
費用報銷,一項沒有被重視的重要工作。它是會計人員日常處理最多的事務,因為規(guī)范性強、重復度高、操作難度小,因而財務領導對此多不重視。有沒有想過呢,費用報銷占到了會計憑證量的70%以上,但凡會計能把費用報銷做規(guī)范了,基礎賬務工作的質(zhì)量很大程度就可放心了。
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