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Excel數(shù)據(jù)有效性的妙用-制作流程單據(jù)中的信息提示框！簡(jiǎn)單！
實(shí)務(wù)工作中很多企業(yè)的流程單據(jù)，比如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單等并不是從外部購(gòu)買(mǎi)的，而是公司財(cái)務(wù)人員自己設(shè)計(jì)出來(lái)的。今天我們就給大家介紹一個(gè)報(bào)銷(xiāo)單設(shè)計(jì)時(shí)的優(yōu)化技巧。
在報(bào)銷(xiāo)單上很多單元格我們都是有填報(bào)的特定要求的，比如格式的要求，比如內(nèi)容上的要求。為了防止報(bào)銷(xiāo)人亂填，財(cái)務(wù)可能會(huì)寫(xiě)一個(gè)填報(bào)說(shuō)明，在旁邊或者在下方，有一大堆文字。這樣可能讓使用者看著覺(jué)得非常麻煩。
那么怎么樣讓這個(gè)說(shuō)明看起來(lái)明了又簡(jiǎn)單呢？實(shí)務(wù)工作中我們見(jiàn)到過(guò)如下圖所示這樣的提示框。
這樣的提示框是怎樣制作的呢？可以使用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的數(shù)據(jù)有效性功能。我們以C8到C15 單元格為例，首先選中這片區(qū)域，然后點(diǎn)擊數(shù)據(jù)有效性，在輸入信息處，比如我們錄入“請(qǐng)按照指定的費(fèi)用類型填寫(xiě) ”。此時(shí)，當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊該單元格的時(shí)候，就出現(xiàn)了“請(qǐng)按照指定的費(fèi)用類型填寫(xiě) ”的提示。操作步驟如下圖。
再比如，為保證銀行賬號(hào)顯示正確，因?yàn)槲覀冎繣xcel中當(dāng)數(shù)字超過(guò)11位時(shí)就變成科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示了，前面加一個(gè)單引號(hào)可以讓數(shù)字格式變?yōu)橐晕谋靖袷酱鎯?chǔ)。
我們?cè)诖颂幱脭?shù)據(jù)有效性功能設(shè)置輸入信息為“輸入銀行賬號(hào)前請(qǐng)先在單元格中輸入英文半角下的單引號(hào)”。那么報(bào)銷(xiāo)人員剛要填寫(xiě)她的銀行卡卡號(hào)時(shí)，就出現(xiàn)如何正確填寫(xiě)的提示了。
能夠避免以后打印出來(lái)財(cái)務(wù)人員看不到該員工完整的銀行卡卡號(hào)。操作步驟如下圖。
好了，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單設(shè)計(jì)時(shí)使用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行信息提示的簡(jiǎn)單優(yōu)化技巧大家掌握了嗎？更多內(nèi)容歡迎大家關(guān)注胡雪飛老師的《財(cái)務(wù)人員必會(huì)之Excel流程表單設(shè)計(jì)技巧》。查看課程詳情>>
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