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第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的特點(diǎn)
第二節(jié) 采購與付款的內(nèi)部控制和控制測(cè)試
第三節(jié) 采購與付款循環(huán)的實(shí)質(zhì)性程序
一、采購交易的內(nèi)部控制
?。ㄒ唬﹥?nèi)部控制目標(biāo)、內(nèi)部控制與審計(jì)測(cè)試的關(guān)系
采購交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測(cè)試一覽表(P401 表16-2)
?。ǘ┎少徑灰椎膬?nèi)部控制
二、付款交易的內(nèi)部控制
采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制
(1)采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、會(huì)計(jì)及財(cái)務(wù)部門在人員安排及職責(zé)分工等方面應(yīng)相互獨(dú)立,償還債務(wù)應(yīng)經(jīng)上述部門進(jìn)行相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。 |
(2)購貨交易——填寫訂貨單——簽章批準(zhǔn)——訂貨單副本及時(shí)提交會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部門。 |
(3)編制按順序編號(hào)的驗(yàn)收單——副本送交采購、會(huì)計(jì)等部門。 |
(4)采購部門將購貨發(fā)票、訂貨單及驗(yàn)收單進(jìn)行比較。 |
(5)采購部門填制應(yīng)付款憑單——批準(zhǔn)——支付貨款。 |
(6)采購部門應(yīng)對(duì)所收各種單據(jù)、文件加蓋收件日期時(shí)刻章。 |
(7)應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬應(yīng)按月結(jié)賬,并相互核對(duì)。 |
(8)供貨方取得對(duì)賬單,與應(yīng)付賬款明細(xì)分類賬和未付憑單明細(xì)表相互調(diào)節(jié)。 |
(9)采用總價(jià)法記錄現(xiàn)金折扣,并制定嚴(yán)格的復(fù)核制度審查是否發(fā)生折扣損失。 |
三、固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制
固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制、控制要點(diǎn)和主要控制測(cè)試程序
內(nèi)部控制 | 控制要點(diǎn) | 主要控制測(cè)試程序 |
1.預(yù)算制度 | 固定資產(chǎn)增減應(yīng)編制預(yù)算(固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中最重要的部分;大企業(yè)要有年度預(yù)算,小企業(yè)要有計(jì)劃) | 檢查固定資產(chǎn)的取得與處置是否依據(jù)預(yù)算,對(duì)實(shí)際支出與預(yù)算之間的差異以及未列入預(yù)算的特殊事項(xiàng),檢查其是否履行特別的審批手續(xù)(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)? |
2.授權(quán)批準(zhǔn)制度 | 企業(yè)的資本性支如預(yù)算只有經(jīng)過董事會(huì)等高層管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)方可生效;所有固定資產(chǎn)的取得和處置均需經(jīng)企業(yè)管理層的書面認(rèn)可 | 不僅要檢查授權(quán)批準(zhǔn)制度本身是否完善,還要關(guān)注授權(quán)批準(zhǔn)制度是否得到切實(shí)執(zhí)行(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)? |
3.賬簿記錄制度 | 設(shè)置總賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)登記卡;按類別、使用部門、每項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類核算;增減變化均有原始憑證 | 檢查明細(xì)賬與登記卡設(shè)置的完善性,固定資產(chǎn)增減變化時(shí)原始憑證的充分性(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)?、完? |
4.職責(zé)分工制度 | 對(duì)固定資產(chǎn)的取得、記錄、保管、使用、維修、處置(不相容職務(wù))等,均應(yīng)明確劃分責(zé)任,由專門部門和專人負(fù)責(zé) | 檢查與觀察分工的恰當(dāng)性(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)偂⑼暾? |
5.資本性支出和收益性支出的區(qū)分制度 | 書面標(biāo)準(zhǔn):區(qū)分資本性支出和收益性支出; 明確資本性支出的范圍和最低金額;凡不屬于資本性支出的范圍、金額低于下限的任何支出,均應(yīng)列作費(fèi)用并抵減當(dāng)期收益 | 檢查標(biāo)準(zhǔn)制定的合理性與執(zhí)行的有效性(準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)? |
6.處置制度 | 投資轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、出售等均要有一定申請(qǐng)報(bào)批程序 | 檢查報(bào)批程序的合理性與執(zhí)行有效性(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)? |
7.定期盤點(diǎn)制度 | 確定數(shù)量、存放地點(diǎn)、使用狀況定期盤點(diǎn)制度的作用:驗(yàn)證賬面各項(xiàng)固定資產(chǎn)是否真實(shí)(發(fā)生);了解固定資產(chǎn)的放置地點(diǎn)和使用狀況(發(fā)生);發(fā)現(xiàn)是否存在未入賬的固定資產(chǎn)(完整性) | CPA應(yīng)了解和評(píng)價(jià)企業(yè)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度,并注意查詢盤盈、盤虧固定資產(chǎn)的處理情況(發(fā)生、完整性) |
8.維護(hù)保養(yǎng)制度 | 建立日常維護(hù)、定期檢修制度 | 檢查制度的合理性與實(shí)際執(zhí)行情況(發(fā)生、準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)? |
注意:嚴(yán)格地講,固定資產(chǎn)的保險(xiǎn)不屬于企業(yè)固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制范圍,但它對(duì)企業(yè)非常重要,因此CPA在檢查、評(píng)價(jià)企業(yè)的內(nèi)部控制時(shí),應(yīng)當(dāng)了解企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)的保險(xiǎn)情況。
四、評(píng)估重大錯(cuò)報(bào)風(fēng)險(xiǎn)(略P406)
五、控制測(cè)試
(一)以內(nèi)部控制目標(biāo)為起點(diǎn)的控制測(cè)試
?。ǘ┮燥L(fēng)險(xiǎn)為起點(diǎn)的控制測(cè)試
采購與付款交易的風(fēng)險(xiǎn)、控制和控制測(cè)試
風(fēng)險(xiǎn) | 計(jì)算機(jī)控制 | 人工控制 | 控制測(cè)試 |
訂購商品和勞務(wù) | |||
未經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商可能進(jìn)入經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商主文檔。 | 程序設(shè)定只允許經(jīng)授權(quán)的人員才能修改經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商主文檔。 | 只有采購部門高級(jí)員工才被授權(quán)在供應(yīng)商主文檔中增加新供應(yīng)商信息。 | 詢問管理層并檢查證明這些控制完成情況的文件。 |
可能向未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商采購。 | 處理之前,計(jì)算機(jī)自動(dòng)與供應(yīng)商主文檔中每一份訂購單比對(duì)。將不符事項(xiàng)記錄于例外報(bào)告中。 | 復(fù)核例外報(bào)告并解決問題。繞過控制的人工處理經(jīng)恰當(dāng)審批。 | 檢查復(fù)核例外報(bào)告的證據(jù),以及批準(zhǔn)僭越控制的人工處理的恰當(dāng)簽名。 |
采購可能由未經(jīng)授權(quán)的員工執(zhí)行。 | 訪問控制只允許經(jīng)授權(quán)的員工處理訂購單,菜單層面的控制授權(quán)限定至單個(gè)員工。 | 復(fù)核正式的授權(quán)級(jí)別并定期修訂,采購人員有權(quán)在限額內(nèi)進(jìn)行采購或處理某些類型的支出。僭越控制的、人工接受的訂購單,需經(jīng)采購主管或高級(jí)管理層批準(zhǔn)。 | 詢問和檢查授權(quán)批準(zhǔn)和授權(quán)越權(quán)的文件。檢查訂購單并確定其是否在授權(quán)批準(zhǔn)的范圍之內(nèi)。 |
訂購的商品或勞務(wù)可能未被提供。 | 計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)所有發(fā)出的訂購單事先編號(hào),并與隨后的采購入庫通知單和供應(yīng)商發(fā)票進(jìn)行比對(duì)。比對(duì)不符的訂購單被單獨(dú)打印。 | 長(zhǎng)期未執(zhí)行的訂購單被記錄于未執(zhí)行訂購單的文件上,并采取跟進(jìn)行動(dòng)。 | 詢問并檢查文件,以證實(shí)對(duì)未執(zhí)行的訂購單的跟進(jìn)情況。 |
采購訂購單的項(xiàng)目或數(shù)量可能不準(zhǔn)確。 | 計(jì)算機(jī)將訂購單上的產(chǎn)品摘要和存貨代碼與存貨主文檔明細(xì)進(jìn)行比對(duì)。當(dāng)再訂貨數(shù)量超過存貨主文檔記錄的再訂貨數(shù)量,或者現(xiàn)有的存貨項(xiàng)目數(shù)量超過再訂貨水平時(shí),生成訂貨例外報(bào)告。 | 由采購部門復(fù)核例外報(bào)告,取消訂購單或經(jīng)過恰當(dāng)授權(quán)后處理。 | 檢查例外報(bào)告,證實(shí)問題已被適當(dāng)處理。 |
收到商品和勞務(wù) | |||
收到商品可能未被記錄。 | 當(dāng)商品接收倉庫索取訂購單以核對(duì)所收貨物時(shí),計(jì)算機(jī)生成一份事先編號(hào)的采購入庫通知單。 定期打印未完成訂購單。 | 由采購部門復(fù)核和追蹤未完成訂購單報(bào)告。 定期將報(bào)表余額調(diào)整至應(yīng)付賬款余額。 | 檢查打印文件并追蹤未完成訂購單。 檢查應(yīng)付賬款的調(diào)整,并重新執(zhí)行這些程序,以獲取其是否正確的證據(jù)。 |
收到的商品可能不符合訂購單的要求或可能已被損壞。 | 收貨人員將收到的商品的情況、實(shí)際收貨數(shù)量錄入采購入庫通知單,將采購入庫通知單與訂購單上的具體信息進(jìn)行比對(duì),并就比對(duì)不符商品的情況和數(shù)量生成例外報(bào)告。 | 清點(diǎn)從供應(yīng)商處收到的商品,將商品的情況、收貨數(shù)量與訂購單進(jìn)行核對(duì)。檢查貨物的狀況。復(fù)核例外報(bào)告并解決所有差異。 | 詢問、觀察商品實(shí)物并與訂購單進(jìn)行核對(duì)。檢查打印文件以獲取復(fù)核和跟進(jìn)的證據(jù)。 |
記錄采購和應(yīng)付賬款 | |||
收到的商品可能未被計(jì)入采購。 | 由計(jì)算機(jī)打印一份沒有相應(yīng)發(fā)票記錄的采購入庫通知單的完整清單。在一些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,可能根據(jù)訂購單上的采購價(jià)格在臨時(shí)文檔中生成一份預(yù)開單據(jù),當(dāng)實(shí)際收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí),再按發(fā)票金額轉(zhuǎn)賬。 | 由會(huì)計(jì)部門人員追蹤遺失的發(fā)票。 | 詢問、檢查例外報(bào)告和其他文件,以追蹤已收到商品但發(fā)票未到、未作采購記錄的情況。 |
對(duì)發(fā)票已到,但商品或勞務(wù)尚未收到的可能作采購記錄,或者可能重復(fù)作采購記錄。 | 由計(jì)算機(jī)比對(duì)訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票,只有比對(duì)一致后,采購才能被記錄至總分類賬;對(duì)比對(duì)不符和重復(fù)的發(fā)票生成例外報(bào)告。 在分批次處理系統(tǒng)中,由計(jì)算機(jī)控制各采購入庫通知單金額的總額,并與相應(yīng)的供應(yīng)商發(fā)票金額比對(duì),對(duì)出現(xiàn)的差異打印成例外報(bào)告。 | 由會(huì)計(jì)部門的人員追蹤例外報(bào)告中提及的供應(yīng)商發(fā)票與訂購單或采購入庫通知單比對(duì)不一致問題或重復(fù)問題。 | 詢問和檢查例外報(bào)告,并追蹤已收到但比對(duì)不符的發(fā)票。 |
采購發(fā)票可能未被記錄于正確的會(huì)計(jì)期間。 | 由計(jì)算機(jī)將記錄采購的日期和采購入庫通知單上的日期進(jìn)行比對(duì),如果這些日期歸屬不同的會(huì)計(jì)期間,應(yīng)生成打印文件。 | 由會(huì)計(jì)人員輸入必要的分錄,確保對(duì)計(jì)入當(dāng)期的負(fù)債的核算是恰當(dāng)?shù)摹?/div> | 詢問和檢查打印文件并重新執(zhí)行截止程序。 |
記錄的采購價(jià)格可能不正確。 | 由計(jì)算機(jī)將供應(yīng)商發(fā)票上的單價(jià)與訂購單上的單價(jià)進(jìn)行比對(duì),如有差異應(yīng)生成例外報(bào)告。 | 復(fù)核例外報(bào)告,并解決問題。 | 詢問和檢查打印文件,以及解決差異的證據(jù)。通過對(duì)照發(fā)票價(jià)格與訂購單上的價(jià)格,重新執(zhí)行價(jià)格測(cè)試。 |
供應(yīng)商發(fā)票可能未被分配至正確的應(yīng)付賬款賬戶。 | 由計(jì)算機(jī)將訂購單和采購入庫通知單上的代碼與發(fā)票上的供應(yīng)商名稱和代碼進(jìn)行比對(duì),并將其與應(yīng)付賬款賬戶明細(xì)核對(duì)。 | 由會(huì)計(jì)部門人員追蹤例外報(bào)告上供應(yīng)商名稱和代碼比對(duì)不符的情況。 | 詢問和觀察例外報(bào)告,以及解決例外情況的證據(jù)。重新執(zhí)行分配費(fèi)用支出的測(cè)試。 |
發(fā)票可能未分配至個(gè)人客戶的賬戶,或者在更新時(shí)使用了錯(cuò)誤的應(yīng)付賬款文檔。 | 更新后,由計(jì)算機(jī)將應(yīng)付賬款期初余額合計(jì)數(shù),加上本期購貨,減去本期支付,得到應(yīng)付賬款期末余額合計(jì)數(shù),與應(yīng)付賬款總分類的期末余額進(jìn)行比對(duì)。每次更新前,由計(jì)算機(jī)檢查日期和更新前的版本號(hào)。每次更新后,應(yīng)付賬款主文檔會(huì)注明日期或順序編號(hào)。 | 由適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)人員執(zhí)行連續(xù)運(yùn)行總額調(diào)節(jié)。復(fù)核并重新提交未分配采購發(fā)票的例外報(bào)告。利用外部文件標(biāo)簽和整理功能來標(biāo)明使用哪一版本的主文檔。 | 檢查連續(xù)運(yùn)行控制總額的打印文件。詢問對(duì)IT程序的一般控制,以確保應(yīng)付賬款主文檔使用正確的版本。 |
在記錄或處理采購發(fā)票時(shí)可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。 | 在處理運(yùn)行過程中檢查發(fā)票計(jì)算的準(zhǔn)確性:檢查商品數(shù)量,將數(shù)量乘以單價(jià)與發(fā)票總額核對(duì),并計(jì)算得出應(yīng)收的折扣。 | 每月根據(jù)供應(yīng)商對(duì)賬單調(diào)整應(yīng)付賬款金額,編制匯款通知單并郵寄給供應(yīng)商。詢問處理供應(yīng)商付款的人員是否與記錄采購發(fā)票的人員職責(zé)分離。應(yīng)付賬款明細(xì)賬合計(jì)數(shù)應(yīng)調(diào)節(jié)與應(yīng)付賬款總分類脹一致。 | 詢問、檢查并重新執(zhí)行應(yīng)付賬款總分類脹的調(diào)節(jié)程序。 |
購買的商品或勞務(wù)可能未被記錄于正確的費(fèi)用或資產(chǎn)賬戶。 | 由計(jì)算機(jī)將訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票上的賬戶代碼與總分類賬上的賬戶代碼進(jìn)行比對(duì)。按周或按月打印采購交易中費(fèi)用和資產(chǎn)的分配。 | 復(fù)核交易打印文件的合理性。 | 詢問和檢查打印文件,以獲取經(jīng)管理層復(fù)核的證據(jù)。詢問對(duì)于發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤,是否采取了改正措施。 |
上述所有風(fēng)險(xiǎn)。 | 由管理層根據(jù)關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)復(fù)核實(shí)際業(yè)績(jī)。例如:實(shí)際采購、計(jì)劃采購及月度趨勢(shì)分析;實(shí)現(xiàn)的毛利率;應(yīng)付賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù)。 | 檢查用于證明已經(jīng)識(shí)別和解決與關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)不符的實(shí)際業(yè)績(jī)問題的文件。詢問管理層針對(duì)這一問題采取的措施。重新執(zhí)行復(fù)核和跟進(jìn)程序。 | |
記錄開具的支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付 | |||
開具的支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付憑證可能未被記錄。 | 在開具支票過程中,由計(jì)算機(jī)生成事先順序編號(hào)的支票。對(duì)空白支票實(shí)施接觸控制,只有得到授權(quán)的員工才能接觸。由支票支付系統(tǒng)打印所有開具的支票。 | 如果支票是手工開具的,應(yīng)控制尚未簽發(fā)的事先順序編號(hào)的支票表;由高級(jí)員工開具支票;按順序檢查支票編號(hào);調(diào)節(jié)銀行存款余額。 | 詢問并觀察實(shí)物控制和接觸控制。重新執(zhí)行順序檢查和調(diào)節(jié)銀行存款余額的程序。 |
電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付可能由未經(jīng)授權(quán)的人員執(zhí)行。 | 只有得到授權(quán)、掌握密碼的員工才能接觸電子貨幣轉(zhuǎn)賬專用終端機(jī)。 | 授權(quán)執(zhí)行電子貨幣支付交易的人員,根據(jù)支付次數(shù)的多少,按月、按周或按日復(fù)核電子貨幣支付清單打印文件,以發(fā)現(xiàn)不正常或未經(jīng)授權(quán)的支付。 | 詢問、觀察實(shí)物控制和接觸控制。 |
可能向不正確的供應(yīng)商銀行賬戶進(jìn)行電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付。 | 對(duì)于為處理電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付而從銀行下載的供應(yīng)商的銀行賬戶詳細(xì)信息,實(shí)施嚴(yán)格的控制。 | 只授權(quán)高級(jí)員工出于處理電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付的目的,在銀行記錄中變更或增加供應(yīng)商銀行信息。詳細(xì)信息由供應(yīng)商書面提供,并在供應(yīng)商文檔中保存。依靠銀行的安全控制對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督。 | 詢問和檢查經(jīng)恰當(dāng)授權(quán)簽字的記錄。 |
開具的支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付憑證可能未被及時(shí)記錄或分配到正確的應(yīng)付賬款賬戶。 | 付款被自動(dòng)記入相關(guān)應(yīng)付賬款或費(fèi)用賬戶和銀行存款賬戶。每一次開具支票后,及時(shí)調(diào)節(jié)相關(guān)總分類賬的變動(dòng)。 | 定期進(jìn)行銀行存款調(diào)節(jié)。按月根據(jù)銀行存款余額調(diào)節(jié)表對(duì)應(yīng)付賬款賬戶余額進(jìn)行調(diào)節(jié)。 | 檢查并重新執(zhí)行調(diào)節(jié)程序。 |
可能就虛構(gòu)或未經(jīng)授權(quán)的采購開具支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付憑證。 | 由計(jì)算機(jī)比對(duì)訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票,以及經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商主文檔上的供應(yīng)商賬戶代碼和名稱,打印例外報(bào)告。 | 如果支票由人工開具,由支票開具人員檢查所有支持性文件,包括支票開具前供應(yīng)商的應(yīng)付賬款調(diào)節(jié)表和匯款通知。由管理層復(fù)核應(yīng)付賬款明細(xì)表和采購交易明細(xì)表以發(fā)現(xiàn)非正常的支付。 | 詢問和觀察支票開具流程。檢查例外報(bào)告并追蹤問題的解決。 |
可能重復(fù)開具支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付。 | 由計(jì)算機(jī)將付款金額和應(yīng)付賬款余額進(jìn)行比對(duì),并就支付金額超過應(yīng)付金額的情況生成例外報(bào)告。 | 支持性憑據(jù)應(yīng)該注明“已付訖”標(biāo)記以防止重復(fù)支付。復(fù)核例外報(bào)告并檢查例外事項(xiàng)的處理。 | 檢查例外報(bào)告,以確定任何付款額超過應(yīng)付余額的情況是否已得到解決。檢查已注明“已付訖”標(biāo)記的憑據(jù)。 |
開具支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付的金額可能不正確。 | 由計(jì)算機(jī)比對(duì)訂購單、采購入庫通知單、發(fā)票以及在每一應(yīng)付賬款記錄中的供應(yīng)商賬戶代碼和金額。 | 如果支票由人工開具,由支票開具人員檢查所有支持性文件,包括支票開具前供應(yīng)商的應(yīng)付賬款調(diào)節(jié)表和匯款通知。 | 詢問和觀察支票開具流程,并重新執(zhí)行調(diào)節(jié)程序。 |
開具的支票和電子貨幣轉(zhuǎn)賬支付憑證,在送達(dá)供應(yīng)商前可能被修改。 | 開具的支票應(yīng)該由其他人員發(fā)送給供應(yīng)商,支票開具后不應(yīng)該再退還給支票開具人。按周或按月核對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,復(fù)核銀行對(duì)賬單中包含的已支付的支票。 | 詢問、觀察支票開具流程,觀察并重新執(zhí)行銀行存款調(diào)節(jié)程序。 | |
上述所有風(fēng)險(xiǎn)。 | 管理層的監(jiān)控主要涉及以下方面:日常零用現(xiàn)金或現(xiàn)金支付清單應(yīng)該反映分?jǐn)偟綉?yīng)付賬款、費(fèi)用或資產(chǎn)總分類賬戶的金額,并就異常的金額或供應(yīng)商進(jìn)行詢問;定期復(fù)核應(yīng)付賬款的賬齡分析,并調(diào)整應(yīng)付賬款總分類賬;追蹤異常的余額或不熟悉的供應(yīng)商名稱;監(jiān)控關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。 | 詢問、觀察管理層的復(fù)核程序以及對(duì)任何異常的事項(xiàng)的追蹤。重新執(zhí)行復(fù)核和追蹤程序。 |
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