「關鍵詞」CAIS HAIS聯(lián)系差異比較意義

　　會計是一個信息系統(tǒng)，它可以是手工會計信息系統(tǒng)Hand Accounting Information System （簡稱HAIS），也可以是以計算機為工具的計算機會計信息系統(tǒng)Computer Accounting Information System （簡稱CAIS）。CAIS是一個信息管理系統(tǒng)（簡稱MIS），是采用計算機對會計數(shù)據(jù)進行采集、加工、存貯、傳輸并輸出大量有用信息的系統(tǒng)。用CAIS取代HAIS，不僅是會計工作手段的提高，而且是會計管理工作的改進和現(xiàn)代化。本文擬就兩者的聯(lián)系和差異作一比較，并闡述比較的現(xiàn)實意義。

　　一、CAIS與HAIS的聯(lián)系

　　1、系統(tǒng)目標一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經(jīng)營管理，提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

　　2、采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。

　　3、都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經(jīng)法紀，嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

　　4、系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達到系統(tǒng)目標，都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

　　5、都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

　　6、編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。

　　二、CAIS與HAIS的差異比較

　　1、系統(tǒng)初始化設置工作有差異。HAIS的初始化工作包括建立會計科目，開設總賬，登錄余額等；CAIS的初始化設置工作則較為復雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝，賬套的設置，網(wǎng)絡用戶的權(quán)限設置，操作員及權(quán)限的設置，軟件運行環(huán)境的設置，科目級別與位長的設置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設置，自動轉(zhuǎn)賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

　　2、平行登賬上存在差異。在HAIS登賬時，總賬由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，或科目匯總表，或匯總記賬憑證進行登錄，明細賬由另一名會計也根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤，因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在CAIS中，總賬與明細賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令，將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細賬數(shù)據(jù)庫，而計算機的內(nèi)部運算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤的，所以在CAIS中總賬金額恒等于明細賬金額。因此，平行登賬的校驗功能在CAIS中已失去了其原先的作用。

　　3、科目的設置和使用上存在差異。在HAIS中，由于手工核算的限制，將賬戶分設為總賬和明細賬，明細賬大多僅設到三級賬戶，此外，再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要；科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在CAIS中，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數(shù)和位長設置因不同的軟件而異，有的財務軟件將科目的級崐數(shù)可設置到6級以上，完全滿足了會計明細核算方面的需要；科目的設置上除設置中文科目外，仍應設置與中文科目一一對應的科目代碼，使用科目時，計算機只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應的科目代崐碼同時顯示。

　　4、賬務處理程序上存在差異。HAIS根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業(yè)務數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯。而在CAIS中，一般要根據(jù)文件的設置來確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機會計系統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。

　　5、日記賬和明細賬功用有所差異。在HAIS，通常僅對現(xiàn)金和銀行存款設置日記賬，目的是為了序時記錄貨幣資金的發(fā)生情況，做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢賬兩清。憑證信息是分散的，不便于查詢，明細賬僅是為了方便查詢憑證而設置的，根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細賬上，耗時且易錯。而在CAIS中，雖然任何科目都可有日記崐賬和明細賬，但所有日記賬和明細賬上的數(shù)據(jù)均來源于記賬憑證，由于采用了計算機這一高效能的工具，在賬務軟件中對記賬憑證提供了多種查詢條件，如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等等，查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種，可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務信息，由此看來，明細賬在CAIS中意義已不再重要，可以取消，根據(jù)財政部文件規(guī)定，明細賬可以一年輸出一次，僅是為了存檔的需要。

　　6、賬簿格式存在差異。在HAIS中，賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，并且對現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統(tǒng)中，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊；總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬，后者可代替前者；明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。

　　7、簿記規(guī)則上存有差異。HAIS中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在CAIS中，可以不存在紙質(zhì)賬簿，一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機器內(nèi)部，登賬只是一個沿用的舊名詞，而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細賬分別設置，有些系統(tǒng)甚至只設置一個憑證文件，根本就不崐存在機內(nèi)日記賬、總賬和明細賬，各種財務信息可直接從憑證文件中崐導出，劃線更正法或紅字更正法根本就不存在，代之以的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機器處理是準確無誤的，即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯或變更，導致機內(nèi)賬的結(jié)果有錯，也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。

　　8、會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業(yè)會計核算中一項重要的事項，在HAIS中，報表的編制是最復雜的一項工作，報表編制人應了解各種報表的結(jié)構(gòu)，報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道，若數(shù)據(jù)來自賬上的，還應弄清是發(fā)生額還是余額，通過何種運算關系取得；若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中某項目的，應懂得其各種運算關系；同時還應明確各種報表之間的勾稽關系及數(shù)據(jù)的對應關系，這樣才能開始編制報表。而在CAIS中，各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設置等工作，則作為報表子系統(tǒng)初始化設置的內(nèi)容，在正式編制報表前可預先設置好，爾后在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵，系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù)，在短則幾秒，長則十幾分鐘的時間內(nèi)快速生成報表，并且能自動較驗報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關系，此外，還能使不同賬套、或上下級公司之間的同名報表即時合并。

　　9、在能否使會計發(fā)展為管理型方面存在根本性的區(qū)別。在HAIS中，由于手工會計核算的復雜性，使會計人員耗時耗力，窮于應付手工的記賬、算賬、結(jié)賬、報賬，使企業(yè)會計停留在會計核算上，對會計向管理型發(fā)展受到了很大的約束。而實行CAIS后，在手工會計中紛繁復雜的會計核算工作已由計算機高效而精確地完成，使企業(yè)會計向崐管理型發(fā)展，目前，我國已出現(xiàn)面向市場、中國模式、價值化、系統(tǒng)化、電腦化、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、國際化以及普遍化管理的新管理時代的財務及企業(yè)管理軟件體系UFERP.電算化會計可以發(fā)展為以會計核心的信息管理系統(tǒng)，可以形成會計分析預測系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng)，使會計的職能得以轉(zhuǎn)變和發(fā)展。

　　10、人員、組織體系、內(nèi)部控制方式、運算工具和信息存貯介質(zhì)上存在差異。HAIS中，人員均為會計專業(yè)人員；組織體系按會計事務的需要，分為不同的專業(yè)組，通過賬證相符、賬賬相符和賬實相符等內(nèi)部控制來保證數(shù)據(jù)的正確；運算工具主要采用算盤和計算器；信息存貯介質(zhì)以紙質(zhì)材料為載體，占用空間大，查詢煩瑣。而CAIS中，人員除會計專業(yè)人員外，還有計算機軟、硬件技術人員和操作人員；組織體系按系統(tǒng)的需要可劃分為電算主管、軟件操作、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等專業(yè)組；內(nèi)部控制擴大到對人員、計算機設備、數(shù)據(jù)和程序等各個方面，而且其要求將更為嚴密；運算工具采用計算機；信息存貯介質(zhì)采用磁性介質(zhì)材料（一般用磁盤），占用空間小，查詢檢索方便。

　　三、CAIS與HAIS比較的現(xiàn)實意義

　　通過上述比較可以看出，CAIS與HAIS之間有著許多共同之處，也存在許多明顯的差異。這些差異，使得我們在建立CAIS過程中，應注意做好如下幾方面工作：

　　1、注重系統(tǒng)的初始化設置工作。當評價一個CAIS的優(yōu)劣，可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結(jié)果，即賬簿數(shù)據(jù)和會計報表數(shù)據(jù)的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當財務軟件本身的程序及控制正?？煽康那闆r下，數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否則直接與系統(tǒng)的初始化設置有關，為此，在系統(tǒng)初始設置時，應根據(jù)本企業(yè)會計核算的需要，正確設置會計科目的級數(shù)和位長，建立標準的會計科目代碼體系；認真整理和錄入最明細科目的年初余額和本年累計發(fā)生額；慎重設置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據(jù)會計工作的分工和內(nèi)部控制的要求，合理開放每位操作員的權(quán)限；正確設置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉(zhuǎn)賬分錄、非法對應科目和各種外部設備類型等參數(shù)。

　　2、科目代碼設置應力求精確和完整。實行會計電算化后，科目代碼是CAIS中最重要的一種代碼，處于核心地位，系統(tǒng)內(nèi)部涉及會計科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù)，系統(tǒng)的運行都是根據(jù)科目代碼而進行的，為此，合理設置科目及代碼是至關重要的。由于計算機處理的高速度和準確性，我們可以將會計科目劃分到足夠精細，特別應根據(jù)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要，應將科目的級數(shù)和位長設置得恰如其份，以獲得更加詳細的會計核算資料。但應避免將科目代碼的級數(shù)和位長設置得過多過長，這既不利于記憶和使用，又浪費存儲空間，應根據(jù)整個科目體系來確定。例如，如果只是個別科目需要劃分的級數(shù)較多，可不防采用別的方法來解決，而不因為照顧個別科目而將整個科目體系的級數(shù)增加，但是，如果同級科目的明細較多，則又不防通過適當增加級數(shù)來解決。系統(tǒng)運行后，科目的修改或刪除是一項非常困難的工作，因此，應該在初始化時周密考慮，把科目代碼設置完整，一般不要在年度中間進行修改。

　　3、要正確地修改憑證帶來的差錯。在CAIS中，因為經(jīng)審核過的記賬憑證是總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬和報表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源，如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報表數(shù)據(jù)有差錯，則可判斷必定是記賬憑證存在錯誤。修改錯誤憑證可有如下三種情況：一是憑證未審核時發(fā)現(xiàn)有誤，則可由憑證編制員直接修改；二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤，則應先由審核崐員取消審核標記，由編制員修改后，再經(jīng)審核員進行審核；三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，則再不能修改該憑證，應由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編制一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后，進行登賬，即可達到更正錯誤憑證和賬簿數(shù)據(jù)崐的目的。

　　4、正確進行報表系統(tǒng)的初始設置。報表子系統(tǒng)的初始設置是CAIS中最復雜的工作。在商品化的CAIS中，目前大都采用通用報表程序，即系統(tǒng)提供一種接口，由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等，這樣，當報表格式或數(shù)據(jù)來源改變時，只需修改原先的定義，而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序，從而適應了各種崐不同用戶的要求。初始設置時，要求設置人員充分理解報表的編制原理及公式表達式的設置規(guī)則，特別應推敲每一項數(shù)據(jù)的取數(shù)公式，因為在眾多公式中某一個符號的差錯都將導致報表數(shù)據(jù)的錯誤。如發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)有誤，應首先查出導致報表最終結(jié)果錯誤的出錯數(shù)據(jù)項，并檢查其數(shù)據(jù)取數(shù)公式是否有誤，如有誤，則予以改正，如無誤，則可判斷是賬簿或憑證數(shù)據(jù)有誤，根據(jù)該項錯誤的數(shù)據(jù)項公式可推斷賬簿或憑證的錯誤之處，比照上述更改錯誤憑證的方法給予改正，而后重新生成報表。

　　5、注重CAIS的維護與安全?；贑AIS的特點，應對其進行經(jīng)常性的維護，且維護工作應伴隨整個運行階段的始終，直至系統(tǒng)過時或報廢。維護的內(nèi)容有硬件設備、財務軟件、數(shù)據(jù)文件和各種編碼維護，以上幾種維護工作，除了硬件維護外，都有可能涉及到軟件的維護，可見軟件維護是系統(tǒng)維護中最重要也是最艱難的工作。軟件維護可分崐為：為修正運行中發(fā)現(xiàn)程序錯誤的正確性維護、當軟件的外界運行環(huán)境發(fā)生變化時的適應性維護以及因系統(tǒng)擴充功能或改善性能而對軟件進行修改的完善性維護三種類型。同時，應保護系統(tǒng)的安全，可通過建立會計組織體系的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)和操作員口令的定期修改與保密、數(shù)據(jù)的定期備份與保存、增強程序自身的自我保護能力等措施來實現(xiàn)。