隨著網絡時代的到來，社會生活的方方面面正在發(fā)生深刻的變化。以Internet為基礎的網絡技術，也在改變著企業(yè)的管理方式。與之相適應，企業(yè)的信息系統(tǒng)正在由電子數據處理(EDP)、管理信息系統(tǒng)(MIS)向決策支持系統(tǒng)(DSS)轉化。作為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，會計信息系統(tǒng)的設計理念和功能定位必然要發(fā)生變化，以適應網絡時代的要求。



　　學術界最近提出，將過去會計電算化的概念加以揚棄，以“會計信息化”代替“會計電算化”，由過去面向單用戶的會計電算化信息系統(tǒng)ElectronicDataProcessingSystem，升級為適用于網絡用戶的電算化會計信息系統(tǒng)ComputerizedAccountingInformationSystem。網絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)必然要具備獨立性、層次性和網絡化的特征。以企業(yè)內部局域網(Intranet)、關聯(lián)企業(yè)網絡(Extranet)和國際互聯(lián)網(Internet)為基礎，企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)形成了三個層次，各層次之間進行著信息傳送，又以防火墻為界，相互獨立，避免網絡風險。同時，各層次內部，尤其是企業(yè)局域網內部也形成層次分明、縱橫交錯的網絡系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，會計信息可以順暢有序的流動，并得到有效的管理，這將更加有助于決策。



　　電算化會計信息系統(tǒng)得以實現(xiàn)的必要條件是劃分信息傳輸各層次、各部門之間的邊界，以及設定各邊界之間的信息接口。過去的會計電算化信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)之間很少有信息交流，例如，企業(yè)人事部門對于工資、獎金的發(fā)放自行管理，有關信息不能傳遞至財會部門，致使后者要重新對工資和獎金加以確認、計量和記錄，并將其作為一個獨立模塊納入帳務處理系統(tǒng)，同樣的情況也發(fā)生在倉儲部門、銷售部門與財會部門之間。這造成數據冗余、效率低下，也不利于人員、部門合理有效的設置。網絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)只是一個相對獨立的網絡空間，它與企業(yè)信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)之間不斷進行著數據傳送，實現(xiàn)信息共享，以電算化會計信息系統(tǒng)為核心的企業(yè)信息系統(tǒng)及其信息流向如圖所示(箭頭代表信息流向)。



　　這一基于Intranet的企業(yè)信息系統(tǒng)只有在電算化會計信息系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)之間設置信息接口，才可以有效運轉。常用憑證就是這樣一個適用于網絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)數據接口。



　　一、常用憑證的設計思路



　　所謂“常用憑證”，是指在企業(yè)會計核算中對于經常發(fā)生，或者雖不經常發(fā)生，但具有一定規(guī)律性的經濟業(yè)務所制作的記帳憑證。對這類經濟業(yè)務加以歸納，找到其核算的特點，用通俗的語言，而非會計語言加以描述，就可以使制作憑證的主體和過程得以改變，適應網絡化的要求。



　　具體的設計思路為，將記帳憑證的制作模塊分為三個層次：



　　第一層次處于模塊的表層，面向非會計專業(yè)人員，此時，制作憑證所需要的會計語言，如科目、借貸方向等已經被高度通俗化和具體化，憑證制作人員只需根據原始憑證的有關信息即可順利完成工作，因此，即使是非會計部門的工作人員也可勝任。例如，對于采購部門的人員來講，他只要將采購貨物的名稱、單價、數量、用途、結算方式、運費金額等信息錄入計算機，憑證就可以自動生成，并通過網絡傳送至財會部門。



　　第二層次處于模塊的中層，面向一般會計人員。記帳憑證一經到達財會部門，為保證憑證制作的準確無誤，會計人員要對其進行審核。由于這一過程需要較多的會計專業(yè)知識，所以只有會計人員才能勝任。盡管通過縝密的設計，常用憑證制作一般不會發(fā)生系統(tǒng)性錯誤，但不能認為非會計人員不會發(fā)生諸如理解錯誤、錄入錯誤等非系統(tǒng)性錯誤。因此，審核過程是會計信息質量得以保證所必需的。



　　第三層次處于模塊的底層，面向財務主管人員和系統(tǒng)維護人員。這一層次的工作主要是對企業(yè)的日常業(yè)務加以總結歸納，進行常用憑證定義，連接第一層次和第二層次，使系統(tǒng)得以順利運轉。這些工作不僅需要綜合全面的會計知識，而且需要網絡線路及終端的維護知識，所以只有財務主管和系統(tǒng)維護人員才可以勝任。當然，網絡時代的高層財務人員必須對網絡知識有相當的了解。



　　這三個層次有機聯(lián)系，又各具特征，第一層次和第二層次較為穩(wěn)定，業(yè)務人員和一般會計人員無法修改憑證錄入和審核的界面，第三層次可以修改，但只有財務主管和系統(tǒng)維護師才有修改權限，這就保證了整個常用憑證制作系統(tǒng)的穩(wěn)定性。



　　二、常用憑證的定義和制作過程



　　常用憑證是根據企業(yè)經常發(fā)生的業(yè)務制作的，因此，要使常用憑證設計合理，首先必須分析企業(yè)的日常業(yè)務，對在會計處理上具有共性的業(yè)務歸為一類，總結出制作同一類經濟業(yè)務的憑證所需的信息，這是個別到一般的過程。然后，設計面向非會計人員的常用憑證制作界面，通過這一界面輸入的信息生成常用憑證數據庫，并將其與記帳憑證數據庫進行鏈接，自動生成針對每一筆經濟業(yè)務的記帳憑證，這是一般到個別的過程。



　　1.對經濟業(yè)務的分析



　　我們選取了一個小型工業(yè)企業(yè)。該企業(yè)1999年12月共發(fā)生了126項經濟業(yè)務，經過分析，我們認為有兩種類型的經濟業(yè)務適宜作常用憑證，一種是在企業(yè)經營活動中經常發(fā)生的，如下圖所示，這些經濟業(yè)務占這個工業(yè)企業(yè)全部經濟業(yè)務的一半以上：



　　還有一種是發(fā)生頻率不高，但在每個月份或者每年的固定時間發(fā)生，帶有一定規(guī)律性，如計提折舊、計提和交納稅金、成本結轉、利潤結轉等業(yè)務，核算內容相對穩(wěn)定，也適于制作常用憑證。



　　2.常用憑證的定義



　　常用憑證的定義實際上是確定通過常用憑證所要采集信息的名稱、類型、數據格式等，也即確定常用憑證數據庫的字段結構。



　　我們以“銷售”常用憑證為例，介紹一下常用憑證定義的大體情況：



　　常用憑證主要面向非會計人員，從原始憑證上直接采集數據，因此，數據庫的字段名要通俗易懂，數據采集要可行，一般不必對原始憑證的數據進行再加工。例如，“銷售”常用憑證數據庫中的品名、單價、數量等數據可以從銷售發(fā)票上取得，結算方式、購貨單位等信息可以從銷售合同或訂單上取得。



　　3.常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫的鏈接



　　我們還是以“銷售”常用憑證為例，分析一下常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫之間的數據關系：



　　通過定義，由常用憑證輸入的信息，就進入到記帳憑證數據庫，具體的實現(xiàn)方式可以通過Fox數據庫語言中的關系語句setrelationto，并通過“索引號”建立鏈接關系。數據庫語言提供了功能強大的關系語句，使常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫的鏈接成為可能，并且為網絡上的數據管理提供了方便。



　　由于常用憑證適用于一類經濟業(yè)務，而不同的經濟業(yè)務又各具特點，對于會計核算來講，不同的經濟業(yè)務，其借貸方向、科目必然不同，這就產生了一類經濟業(yè)務中的共性與個性的矛盾。常用憑證定義用iif()函數來解決這一矛盾。例如，對于銷售業(yè)務，針對結算方式的不同，利用iif()函數進行條件判斷，如果是現(xiàn)銷，記帳憑證借方記入“銀行存款”，如果是托收承付，借方記入“應收帳款”，等等。



　　這樣，常用憑證數據庫就與記帳憑證數據庫之間建立了有機聯(lián)系，也即，非會計信息與會計信息之間建立了聯(lián)系，最終，非會計部門與會計部門之間建立了聯(lián)系。企業(yè)網絡中不同部門向會計部門傳遞信息，通過常用憑證得以完成。這既實現(xiàn)了人員、部門分工的專業(yè)化、層次化，又實現(xiàn)了企業(yè)內部信息共享，減少重復勞動，提高了工作效率，更重要的是，常用憑證為網絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)提供了數據接口，為更高層次會計軟件的設計開發(fā)創(chuàng)造了條件。