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當(dāng)前一部分企業(yè)法律意識(shí)不強(qiáng),往往在存貨上做文章,致使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)虛假,因此對(duì)存貨的真實(shí)性審計(jì)就顯得尤為重要。然而傳統(tǒng)的手工方法準(zhǔn)確度及效率不高,很容易出錯(cuò),一定程度上影響了審計(jì)整體效果。然而利用計(jì)算機(jī)電子表格軟件能夠很好地解決這個(gè)問(wèn)題,本文試以微軟公司的電子表格軟件Excel舉例說(shuō)明。
目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)存貨的計(jì)價(jià)均采用加權(quán)平均選,它要求以本月全部收貨數(shù)量加月初存貨數(shù)量作為權(quán)數(shù),去除本月全部收貨成本加上月初存貨成本,計(jì)算出存貨的加權(quán)平均單位成本,從而確定存貨的發(fā)出和庫(kù)存成本。若用Excel來(lái)實(shí)現(xiàn)這一計(jì)價(jià)方式需要一定的技巧性。
首先,用Excel建立一個(gè)存貨審計(jì)分析表,然后按下列步驟完成工作。
一、設(shè)定分析表的欄次。按照數(shù)量金額賬面設(shè)計(jì)的基本要求,可以確定下列欄次為分析表的主欄次:
在分析表中,錄入本月入庫(kù)的數(shù)量、金額、本月出庫(kù)的數(shù)量,讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)為我們運(yùn)算出審定的存貨數(shù)量及金額,然后將審定數(shù)與賬面數(shù)進(jìn)行差異比較,得出審計(jì)結(jié)論。但現(xiàn)有主欄次不能滿足運(yùn)算要求,因此必須增加輔助運(yùn)算欄次:一個(gè)確認(rèn)當(dāng)前出入庫(kù)記錄(出入庫(kù)憑證)是否為本月最后記錄的欄次。設(shè)計(jì)本欄次的目的是用來(lái)區(qū)分存貨的月度,在數(shù)據(jù)錄入時(shí),如當(dāng)前一行的存貨出入庫(kù)記錄不是本月的最后記錄,則本欄記錄不錄入任何內(nèi)容,即為空,否則,本欄應(yīng)錄入“Y”或“是”。由于本欄次是一個(gè)區(qū)分月度的標(biāo)記,因此本欄次可稱為標(biāo)記欄;一個(gè)用作運(yùn)算權(quán)數(shù)的數(shù)量欄。內(nèi)空為本月當(dāng)前入庫(kù)數(shù)量加月初存貨數(shù)量,本欄應(yīng)通過(guò)公式自動(dòng)運(yùn)算;一個(gè)與運(yùn)算權(quán)數(shù)欄相對(duì)應(yīng)的金額欄次。
二、確定計(jì)算公式。按照加權(quán)平均法的核算要求,應(yīng)首先確定平均成本計(jì)算權(quán)數(shù),即本月最后一次出入庫(kù)記錄之前的本月入庫(kù)數(shù)量與月初數(shù)量余額之和,體現(xiàn)在表二中的欄次為O列,以第六行次(一月份的第一個(gè)記錄,以后的記錄可根據(jù)實(shí)際需要情況通過(guò)Excel的鼠標(biāo)拖拽復(fù)制功能依次復(fù)制)為例,則O列的公式應(yīng)設(shè)為“=IF(B5=”“,O5+D6 I5+D6)”,它的意義為:首先判斷它的上一行是否為某月的最后記錄,若是,則以上一行次存貨審定余額(上月月末余額,表二I列)加本行次的入庫(kù)數(shù)量(表二D列)作為自身數(shù)值,否則,以本欄上一行次的數(shù)值累加本行次的入庫(kù)數(shù)量(表二D列)。同理,可以設(shè)定與運(yùn)算機(jī)數(shù)相對(duì)應(yīng)的金額欄(表二P列)的公式為“=IF(B5=”“, P5+E6,J5十E6)”。
那么,現(xiàn)在我們確定出庫(kù)的平均單價(jià)(表HI列)應(yīng)為庫(kù)存金額(表二P列)除以庫(kù)存數(shù)量(即權(quán)數(shù),表二I列),但是應(yīng)當(dāng)注意,該運(yùn)算關(guān)系必須確認(rèn)本行次為本月度的最后記錄時(shí)方可成立,且必須保持本月度整個(gè)出庫(kù)的平均成本保持不變,因此,設(shè)定出庫(kù)的平均單價(jià)(表二I列)計(jì)算公式為:“=IF(B6=”“,H7,P6/O6)”。
最后,設(shè)定出庫(kù)金額(表二G列)的計(jì)算公式為“=F6 × H6”,審定余額數(shù)量(表二I列)的計(jì)算為“=I5+E6-G6,同理,審定余額(表二J列)為”=JS+E6-G6"。這幾個(gè)公式包含的計(jì)算關(guān)系比較清晰易懂,在此不作贅述。
三、進(jìn)一步完善分析表。分析表中,由于用于計(jì)算平均單價(jià)的權(quán)數(shù)及其金額(表二O列、P列)為輔助運(yùn)算列,系用于運(yùn)算的中間值,呈現(xiàn)該數(shù)值的意義不大,因此,可以利用Excel對(duì)隱藏功能屏蔽該兩列。同時(shí),為錄入數(shù)據(jù)時(shí)方便直觀,可以利用Excel的凍結(jié)窗格鎖定分析表表頭。當(dāng)然,讀者完全還可以根據(jù)自己的喜好,將表頭、欄次等設(shè)計(jì)成具有自己特色的樣式。分析表設(shè)計(jì)完成后,為防止出現(xiàn)差錯(cuò),可對(duì)錄入部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn),確定無(wú)誤后,還可利用Excel的模板功能將分析表存為模板,以便隨時(shí)調(diào)用,方便快捷。
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