摘要：目的:改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法,推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理。結(jié)果:醫(yī)院人事檔案的信息化管理通過先進的技術(shù)、手段和方法提高管理水平與辦公效率。結(jié)論:醫(yī)院人事檔案的信息化管理避免傳統(tǒng)工作方法中出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益。

　　關(guān)鍵詞：檔案 信息化 管理

　　隨著國家《檔案法》發(fā)布實施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

　　只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時、有效、準確的信息服務(wù);才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術(shù)、手段和方法。

　　1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點

　　(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準。

　　(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

　　(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

　　2 醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

　　人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

　　3 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

　　信息化是當今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:

　　(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。

　　現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

　　(2)強化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

　　各級領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認識,加強對此項工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

　　(3)加強學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍

　　要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。

　　(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。

　　人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到:

　　1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護才能順利進行;

　　2)信息錄入要準確,只有準確的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)庫的后期維護才會有意義;

　　3)培養(yǎng)時時更新意識,要派專門管檔人員及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和核準。只有做到這些,保證了人員信息的真實性和準確性,為社會提供真實可靠的信息,才能提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量,增加人事檔案信息系統(tǒng)的可信度和使用率,確保人事檔案材料齊全、完整、準確性,從而進一步推進人事檔案信息化進程。