利用Excel檢索記帳憑證和核對帳證一致

    表處理軟件是國外計算機輔助審計時最常用的工具之一，有關內容在貴刊已多有討論。本文結合金蝶會計軟件，利用數據接口將會計軟件中的會計數據引入Excel系統(tǒng)中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對帳證數據是否一致這兩個方面作點嘗試。 

　　一、利用Excel軟件檢索記帳憑證 

　　正如大家所知，現代審計過程包括符合性測試和實質性測試，無論是在符合性測試階段，還是在實質性測試階段，都需要對記帳憑證進行抽樣檢查，特別是在實質性測試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對重要的經濟業(yè)務要重點檢查。雖然我們也可以利用現行會計軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會計軟件查詢的一大缺點是無法對現有記帳憑證按發(fā)生金額大小進行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會計軟件中的記帳憑證數據引入Excel系統(tǒng)，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達到這一目的。具體操作如下： 

　　第一步：點擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結果引入Excel系統(tǒng)（假設存放在“憑證”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。啟動Excel系統(tǒng)，打開“會計分錄序時簿”工作表，結果如圖1所示。 

　　第二步，點擊“原幣金額”列的任一單元后，再點擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當然這并不是審計人員最終想要的結果，他們需要知道的是某一具體會計科目（如現金—人民幣現金）發(fā)生額的排序情況。 

　　第三步，點擊“數據”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”。 

　　第四步，點擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會計科目等于10101”，確定后得到一張“現金—人民幣現金”按發(fā)生額由大到小進行排序結果，如圖2所示。 

　　如果想分別了解現金收入和現金支出的排序情況，只要將排序對象由“原幣金額”改為“借方金額”或“貸方金額”。 

　　如果我們還想進一步對非末級會計科目的發(fā)生額排序，可以利用會計軟件對帳簿的查詢功能，先生成會計帳簿（如10201明細帳簿），然后引入Excel系統(tǒng)，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點擊“數據”下的“排序”，按由大到小進行排序；由于這時的排序結果包含了各期本月合計數、本年累計數等重復數據，所以還必須對排序結果進行篩選；點擊“數據”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”，再點擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結果，如下圖所示。 

　　二、利用Excel軟件核對記帳憑證與科目余額的一致性 

　　如果所有記帳憑證都是由審計單位或財政部門經過檢測的會計軟件進行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會計軟件，直接打開數據庫修改科目余額，因此對電算化會計信息系統(tǒng)的審計，應當對現有系統(tǒng)中的記帳憑證與科目余額的一致性進行檢查�，F行的檢查方法：一是利用會計軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯查功能抽樣核對；二是繞過計算機系統(tǒng)，直接通過人工抽樣核對。雖然抽樣審計是現代審計的一大特點，但是這也是審計成本的一種制約，如果我們能利用計算機工具實現部分審計工作自動化，借此在某一方面實現全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現行的會計軟件進行驗算，基本思路是重新建立一個帳套，引入被審帳套的全部會計數據，再利用會計軟件提供的反結帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結果是否一致。利用會計軟件雖然技術可行，但其基本前提是會計軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會計軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對會計軟件功能作一測試；二是利用Excel軟件來驗算，這種方法不僅能驗算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據此測試現行會計軟件是否正確，因此更具有實用性。其具體操作過程如下： 

　　第一步，從會計軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統(tǒng)（假設在“驗算”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。 

　　第二步，從會計軟件的報表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統(tǒng)（假設在“驗算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對引入的結果作如下調整：若本帳套為非年初建帳，這時需要考慮將建帳前本年已經發(fā)生的借、貸累計發(fā)生額單獨列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來存放建帳前本年累計發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會計軟件是按期計算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計發(fā)生額和建帳后借/貸累計發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內容；清空所有會計科目本年累計發(fā)生額的借/貸欄的內容，結果如圖3所示。 

　　第三步，參照以下公式計算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會計分錄序時簿的H列為科目代碼，會計分錄序時簿的Q列為會計科目借方發(fā)生額，會計分錄序時簿的R列為會計科目貸方發(fā)生額，單元行數為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實際可根據情況調整，101＊表示以101開頭的所有末級科目）： 

　　G2=SUMIF(會計分錄序時簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,會計分錄序時簿!Q＄2:Q＄1000)＋E2 
　　H2=SUMIF(會計分錄序時簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,會計分錄序時簿!R＄2:R＄1000)＋F2 

　　第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2＋G2－H2計算其他各單元值，結果如圖4所示。 

　　最后，將用Excel軟件計算的結果，與會計軟件計算的結果（在科目余額表相應的會計期間內）相比較，核查會計軟件內的會計數據是否正確，并以此來判斷記帳憑證數據與科目余額數據是否一致。這里我們將會計軟件中的科目余額（如圖5所示）與上圖Excel計算的結果相比較后，我們可以認定該單位的記帳憑證數據與科目余額數據是一致。