1、單證收集整理。
收齊出口貨物核銷單（出口退稅專用聯(lián)）、出口貨物報關(guān)單（出口退稅專用聯(lián)）后，找出相對應的出口貨物銷售統(tǒng)一發(fā)票（出口退稅專用聯(lián)），簡稱“兩單一票”，按核銷單、報關(guān)單、發(fā)票的順序放在一起，組成一個退稅關(guān)聯(lián)；并將當月收齊的退稅單證以發(fā)票所在的當月免抵退稅申報明細表的順序整理，在外銷發(fā)票右下角寫上關(guān)聯(lián)號，關(guān)聯(lián)號以三位數(shù)，例如001、002等。
2、檢查核銷單、報關(guān)單的有關(guān)印章是否齊全。
核銷單上有四個章，即國家外匯管理局監(jiān)制章、出口企業(yè)公章（騎縫章）、簽發(fā)出口貨物報關(guān)單的海關(guān)驗訖章（騎縫章）、當?shù)赝鈪R管理單位的收匯核銷章；報關(guān)單上應有出口貨物簽發(fā)單位的驗訖章。如缺少上述印章，應馬上退回有關(guān)單位補蓋公章；如核銷單上有關(guān)單位公章蓋偏，請及早復印核銷單存根附在核銷單退稅聯(lián)后面。
3、檢查“兩單一票”之間的內(nèi)容是否符合退稅要求。
�。�1）核銷單上的欄目是否填全；（2）核銷單、報關(guān)單、發(fā)票上的出口貨物名稱、數(shù)量、成交價格是否一致；（3）核銷單上的報關(guān)單號是否和報關(guān)單編號一致；報關(guān)單上的批準文號是否和核銷單上的編號一致。(4)發(fā)票上企業(yè)外銷法人章、銷售收入章是否已加蓋，銷售收入、離岸價、入帳憑證號碼是否已填全。
4、檢查每筆收齊單證的退稅業(yè)務(wù)是否足額收匯。
收匯金額可以外匯管理部門確認的核銷金額加上在核銷單上注明的其它費用，如果收匯金額少于該筆業(yè)務(wù)的離岸價的95%，那么則應按實際收匯金額計算申報出口退稅，如果收匯金額少于離岸價但大于該筆業(yè)務(wù)的離岸價的95%，則可以離岸價全額申報出口退稅。
5、出口退稅預申報。
為了確保當月齊全單證免抵退稅額的準確，企業(yè)需將當月收齊的退稅單證錄入退稅申報系統(tǒng)，在每月10日報退稅部門預審，預審通不過的，企業(yè)應撤掉該退稅單證，并調(diào)整申報數(shù)據(jù)。在每月13日前按有關(guān)規(guī)定將應報送的全部資料向退稅部門辦理正式申報。
6、出口退稅正式申報退稅憑證的裝訂。
裝訂順序為：（1）出口憑證封面；（2）出口退稅免抵退稅審批匯總表；（3）生產(chǎn)企業(yè)進料加工貿(mào)易免稅證明；（4）生產(chǎn)企業(yè)進料加工進口料件申報明細表；（5）出口貨物退稅申報匯總表；（6）退稅進貨憑證明細表；（7）退稅申報明細表；（8）核銷單、報關(guān)單、外銷發(fā)票。其中（6）、（7）另備一份不要裝訂隨單證一起報送，以供稅務(wù)機關(guān)人員審核時用。
7、裝訂退稅單證。
月份之間用白紙隔開，在白紙上注明月份、關(guān)聯(lián)號數(shù)、是否已全部申報。如果本月有發(fā)票號碼不須正式申報的，如：開錯發(fā)票已重開紅票沖轉(zhuǎn)；已辦理退運等，也應在紙上注明。
8、退稅申報軟盤的申報。
軟盤上應注明下列內(nèi)容：（1）企業(yè)海關(guān)代碼：（2）企業(yè)名稱；（3）當年度第XX次申報；（4）申報年月（如：200901）；（5）申報退稅額。