備用金報(bào)銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。
備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實(shí)際需要而核定一個(gè)現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。
實(shí)行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷，出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金。
實(shí)行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗(yàn)收入庫，憑驗(yàn)收入庫單連同發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。有關(guān)部門或工作人員報(bào)銷時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報(bào)銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報(bào)銷的部門或工作人員。這樣報(bào)銷后有關(guān)部門或工作人員中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。
定額備用金制的核算如下：
1、企業(yè)有內(nèi)部周轉(zhuǎn)使用備用金的，可以單獨(dú)設(shè)置“備用金”科目，不單獨(dú)設(shè)置“備用金”科目的用“其他應(yīng)收款——備用金”科目核算，
設(shè)立時(shí)（備用金使用部門第一次領(lǐng)款時(shí)）：
借：備用金/其他應(yīng)收款——備用金
貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款
2、辦理報(bào)銷，補(bǔ)足備用金定額時(shí)：
借：管理費(fèi)用等
貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款
不通過“備用金”賬戶核算。
3、取消備用金時(shí)：
借：庫存現(xiàn)金
貸：備用金/其他應(yīng)收款——備用金