1差旅費(fèi)的預(yù)借
單位工作人員因公出差需借支差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)首先到財(cái)會(huì)部門領(lǐng)取并填寫(xiě)借款單，按照借款單所列內(nèi)容填寫(xiě)完整，然后送所在部門的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費(fèi)借款結(jié)算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金
貸：現(xiàn)金
出納員根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限和程序，對(duì)借款單和付款憑證進(jìn)行審核，認(rèn)為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。
2差旅費(fèi)的報(bào)銷
出差人員回到單位后應(yīng)及時(shí)辦理差旅費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)。首先，出差人員到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取差旅費(fèi)報(bào)銷單，如實(shí)填寫(xiě)報(bào)銷單的有關(guān)內(nèi)容，如出差事由，出發(fā)到達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)，乘坐的交通工具的車別、等級(jí)、金額等等，并將有關(guān)車票、船票、飛機(jī)票、住宿發(fā)票等有關(guān)原始憑證粘貼在報(bào)銷單的背后，經(jīng)所在部門和單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，送財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門有關(guān)人員應(yīng)審查單據(jù)是否真實(shí)、合法，按照本單位差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法計(jì)算應(yīng)報(bào)銷的交通費(fèi)金額、應(yīng)發(fā)給的伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)包干結(jié)余、不買臥鋪補(bǔ)貼等，對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行結(jié)算，編制會(huì)計(jì)憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。
作為企業(yè)出納人員應(yīng)該對(duì)差旅費(fèi)的開(kāi)支范圍、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查并編制記賬憑證。審查的內(nèi)容包括：
�。�1）差旅費(fèi)的開(kāi)支范圍一般包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)、郵電費(fèi)、行李運(yùn)費(fèi)和雜費(fèi)等。
①交通費(fèi)是指出差人員乘坐火車、飛機(jī)、輪船以及其他交通工具所支付的各種票價(jià)、手續(xù)費(fèi)及相關(guān)支出。
②住宿費(fèi)是指出差人員因住宿需支付的房租及其他相關(guān)支出。
�、刍锸逞a(bǔ)助贊是指由于出差人員在外期間伙食費(fèi)用較高等原因而按一定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給出差人員的補(bǔ)貼。
�、茑]電費(fèi)是指出差人員在出差期間因工作需要而支付的各種電話費(fèi)、電報(bào)費(fèi)、郵寄費(fèi)等費(fèi)用。
⑤行李運(yùn)費(fèi)是指出差人員由于工作需要而需要攜帶較多行李時(shí)支付給鐵路、民航、公路等運(yùn)輸單位的行李運(yùn)輸、搬運(yùn)等費(fèi)用。
�、揠s費(fèi)是指出差人員由于工作需要支付的除上述費(fèi)用以外的其他費(fèi)用。
（2）開(kāi)支管理方法。
對(duì)于差旅費(fèi)的開(kāi)支可以實(shí)行不同的管理方法，各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、部隊(duì)等一般都要求實(shí)行總額包干辦法，即出差人員的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等實(shí)行分項(xiàng)計(jì)算，總額包干，調(diào)劑使用，節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)，超支不補(bǔ)的辦法，對(duì)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等規(guī)定一定的包干標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人員自理，低于標(biāo)準(zhǔn)部分按一定比例發(fā)給出差人員作為獎(jiǎng)勵(lì)。企業(yè)單位可以實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷辦法，也可以參照行政機(jī)關(guān)實(shí)行總額包干辦法。各單位可以根據(jù)上級(jí)主管部門和本單位的具體情況，制定本單位人員的差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法，便于本單位有關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。
（3）開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。
各單位在制定本單位的差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法時(shí)一般都規(guī)定有差旅費(fèi)的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。比如，出差人員出差期間可以乘坐臥鋪而不買臥鋪票的，按硬席座位票價(jià)的一定比例發(fā)給出差人員；出差伙食補(bǔ)助費(fèi)不分途中和住勤，每人每天補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，一般地區(qū)20元，特殊地區(qū)30元等。
出納人員應(yīng)按規(guī)定對(duì)報(bào)銷單據(jù)和記賬憑證進(jìn)行審核復(fù)算，如交通費(fèi)、住宿費(fèi)金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)包干結(jié)余、不買臥鋪補(bǔ)貼等的計(jì)算是否正確，記賬憑證和報(bào)銷單的金額是否一致等，審核無(wú)誤后才辦理現(xiàn)金收付。對(duì)實(shí)行定額備用金的，按實(shí)際報(bào)銷金額全部用現(xiàn)金付給報(bào)銷單位或工作人員，實(shí)行非定額備用金的，將出差人員多借的現(xiàn)金收回，少借的部分補(bǔ)給出差人員。
【例】某公司實(shí)行差旅費(fèi)定額包干辦法。2008年12月10日公司銷售科李其因公赴廣州出差，向出納員預(yù)借差旅費(fèi)5 200元，11日乘火車硬臥出發(fā)，票價(jià)450元，12日起在某飯店住宿，住宿費(fèi)每天90元，21日從廣州乘硬座返回，票價(jià)270元，22日回到公司所在地。另外，在廣州時(shí)往公司打電話、電傳，支付郵電費(fèi)60元。該公司規(guī)定采購(gòu)員外出可以乘坐硬臥鋪，每天住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為80元，市內(nèi)交通費(fèi)15元，伙食補(bǔ)貼費(fèi)每天18元。李其在廣州采購(gòu)零配件專用物資支出3 150元
李其在出差前填寫(xiě)《差旅費(fèi)借款結(jié)算單》，簽字后經(jīng)銷售科科長(zhǎng)和公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交財(cái)務(wù)科。財(cái)務(wù)科據(jù)以編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金（李其）5 200
貸：庫(kù)存現(xiàn)金 5 200
出納員據(jù)此付給李其現(xiàn)金5 200元。李其出差回來(lái)后，到財(cái)務(wù)科辦理報(bào)銷手續(xù)。李其按規(guī)定填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷單（表6-2）并將有關(guān)車票、住宿發(fā)票和電話、電傳收費(fèi)單附在報(bào)銷單后并簽字，送銷售科科長(zhǎng)和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送財(cái)務(wù)科辦理具體報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)科按規(guī)定計(jì)算李其的報(bào)銷金額：
交通費(fèi)：450+270元＝720元
市內(nèi)交通費(fèi)：10天（12日至21日）×15＝150元
伙食補(bǔ)助費(fèi)：11天（12日至22日）×18＝198元
住宿費(fèi)：9天（12日晚至20日晚）×80元（報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)）＝720元
郵電費(fèi)：60元
不買臥鋪補(bǔ)貼：270元×50％＝135元
合計(jì)：1983元，加上采購(gòu)的零配件3 150元，共計(jì)5 133元
財(cái)務(wù)科根據(jù)采購(gòu)發(fā)票和報(bào)銷單編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：存貨——零配件 3 150
管理費(fèi)用 1 983
庫(kù)存現(xiàn)金 67
貸：其他應(yīng)收款——備用金（李其）5 200
出納員審核原始憑證和記賬憑證無(wú)誤后收回現(xiàn)金67元，并在憑證上加蓋“現(xiàn)金收訖”戳章。