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會計憑證的傳遞、裝訂和保管

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯: 2010/04/06 08:40:57  字體:

  1會計憑證的傳遞

 ?。?)會計憑證傳遞的作用。

  會計憑證的傳遞是指會計憑證從編制時起到歸檔時止,在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。正確組織會計憑證的傳遞,對于及時處理和登記經(jīng)濟業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟責(zé)任,實行會計監(jiān)督,具有重要作用。

  (2)會計憑證傳遞的注意事項。

  各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容不同,涉及的部門和人員不同,辦理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)手續(xù)也不盡一致。組織會計憑證傳遞,必須遵循內(nèi)部牽制原則,力求做到及時反映、記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)。會計憑證在傳遞過程中必須注意:

 ?、僖磺袝嫅{證的傳遞和處理,必須在會計報告期內(nèi)完成,應(yīng)當(dāng)及時傳遞,不得積壓,不得跨期,否則勢必影響會計核算的正確性和及時性。

 ?、跁嫅{證在傳遞過程中,既要做到完備嚴(yán)密,又要簡便易行。憑證的簽收、交接應(yīng)當(dāng)制定必要的制度,以保證會計憑證的安全與完整。

  ③應(yīng)根據(jù)每種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、內(nèi)部組織機構(gòu)和人員分工情況以及經(jīng)營管理的需要,恰當(dāng)規(guī)定會計憑證經(jīng)由的必要環(huán)節(jié),并據(jù)之恰當(dāng)規(guī)定會計憑證的份數(shù),做到讓各有關(guān)部門和人員能即時了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的情況,及時辦理憑證手續(xù),又避免憑證傳遞經(jīng)過不必要的環(huán)節(jié),以利于提高工作效率。

  ④要根據(jù)各個環(huán)節(jié)辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)所必需的時間,合理規(guī)定憑證在各個環(huán)節(jié)停留的時間,以確保憑證及時傳遞。

  2會計憑證的裝訂

  會計憑證的裝訂是指把定期完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊,并在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)以及記賬憑證和原始憑證張數(shù),并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證整理裝訂時,必須保持會計分錄的完整,應(yīng)按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據(jù)以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù),應(yīng)另編目錄,單獨登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

  會計憑證裝訂的要求是既要美觀大方又要便于翻閱,所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。一般來說,一本憑證,厚度以1.5厘米至2.0厘米為宜,太厚了不便于翻閱核查,太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。

  有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法,裝訂起來簡單易行,這也很不錯。它的具體操作步驟如下:

 ?。?)封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角,做護角線。

 ?。?)憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。

  (3)大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然后將兩端折向同一個方向,將線繩從中穿過并夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼是可以穿過的。

 ?。?)在憑證的背面打結(jié)。線繩最好把憑證兩端也系上。

 ?。?)將護角向左上側(cè)折,并將一側(cè)剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。

  (6)向上折疊,并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。

  (7)待晾干后,在憑證本的背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章?,F(xiàn)金憑證、銀行憑證或轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。

  3會計憑證的保管

  會計憑證是重要的經(jīng)濟資料和會計檔案。每個單位在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬以后,須按規(guī)定的立卷歸檔制度,形成會計檔案資料,以便日后查閱。

  會計部門在記賬后,應(yīng)定期(每日、每旬或每月)對各種會計憑證加以分類整理,將各種記賬憑證按照編號順序,連同所附的原始憑證折疊整齊,加具封面、封底,裝訂成冊,并在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號碼,以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù),并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證,在整理裝訂憑證時,必須保持會計分錄的完整。為此,應(yīng)按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。

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