當(dāng)前，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理已進(jìn)入精細(xì)化時(shí)代，傳統(tǒng)模式下粗放的資金控制已難以滿足企業(yè)要求，預(yù)算管理系統(tǒng)與電子報(bào)賬系統(tǒng)相結(jié)合形成的一體化系統(tǒng)控制成為部分企業(yè)資金控制的創(chuàng)新嘗試。

　　為什么需要一體化的資金控制

　　預(yù)算執(zhí)行和控制在獨(dú)立的預(yù)算管理系統(tǒng)中和預(yù)算管理－電子報(bào)賬相結(jié)合的管理系統(tǒng)中的處理方式和處理效率是不同的。獨(dú)立的預(yù)算管理系統(tǒng)中預(yù)算的執(zhí)行數(shù)據(jù)需要通過手工的方式錄入，由于執(zhí)行數(shù)據(jù)的錄入存在時(shí)間上的滯后性，獨(dú)立預(yù)算管理系統(tǒng)中所體現(xiàn)的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)也同樣滯后，這樣，當(dāng)通過獨(dú)立預(yù)算管理系統(tǒng)中體現(xiàn)出預(yù)算執(zhí)行超額度時(shí)，和其發(fā)生時(shí)點(diǎn)已經(jīng)存在時(shí)間差。對(duì)于一個(gè)大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，這種時(shí)間差已經(jīng)足夠組織中的相關(guān)責(zé)任單位在預(yù)算上的嚴(yán)重超額突破。

　　預(yù)算管理、電子報(bào)賬一體化的管理系統(tǒng)中預(yù)算的執(zhí)行和控制是通過電子報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行的。在這種協(xié)同系統(tǒng)中，電子報(bào)賬系統(tǒng)承擔(dān)了執(zhí)行審批和動(dòng)態(tài)過程控制的任務(wù)，而預(yù)算管理系統(tǒng)承擔(dān)了預(yù)算執(zhí)行數(shù)記錄和即時(shí)預(yù)算額度測(cè)算的任務(wù)。預(yù)算管理－電子報(bào)賬相結(jié)合的管理系統(tǒng)較獨(dú)立預(yù)算管理系統(tǒng)存在不可比擬的即時(shí)控制的優(yōu)勢(shì)。

　　電子報(bào)賬環(huán)境下的資金控制模式

　　在預(yù)算管理系統(tǒng)和電子報(bào)賬系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)資金控制，需要了解資金計(jì)劃在預(yù)算管理系統(tǒng)中的存儲(chǔ)模式、電子報(bào)賬系統(tǒng)中控制環(huán)節(jié)的選取以及最終的控制過程。

　　預(yù)算數(shù)據(jù)的錄入和存儲(chǔ)是預(yù)算管理系統(tǒng)的輸入和開端，預(yù)算申報(bào)環(huán)節(jié)所確定的預(yù)算數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響到預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制和預(yù)算分析的難度和質(zhì)量。典型的預(yù)算數(shù)據(jù)可以采用“元素、維度、數(shù)量”的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。資金計(jì)劃的存儲(chǔ)亦是如此。通過多維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)在多維數(shù)據(jù)查詢時(shí)具有運(yùn)行效率和靈活性上的相對(duì)優(yōu)勢(shì)。

　　一個(gè)簡(jiǎn)單的電子報(bào)賬系統(tǒng)中可控的審批環(huán)節(jié)包括業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)審核和財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)。

　　業(yè)務(wù)審批是電子報(bào)賬系統(tǒng)的基本審批流程，它體現(xiàn)了業(yè)務(wù)的直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)的確認(rèn)。業(yè)務(wù)審批是一個(gè)多級(jí)審批的過程，往往針對(duì)不同的業(yè)務(wù)和組織層次設(shè)定限額，超過限額后需提交上級(jí)審批，限額內(nèi)終審后提交財(cái)務(wù)流程。業(yè)務(wù)審批中首簽環(huán)節(jié)是其關(guān)鍵控制點(diǎn)。財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)是一個(gè)必要環(huán)節(jié)，它是財(cái)務(wù)在電子報(bào)賬環(huán)節(jié)中最為重要的控制點(diǎn)。財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)比對(duì)電子流單據(jù)和實(shí)物流單據(jù)，判斷票據(jù)的真實(shí)性，審批的充分性等內(nèi)容。企業(yè)可以根據(jù)重要性程度在財(cái)務(wù)審核后增加財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)。

　　資金計(jì)劃的控制環(huán)節(jié)也是確認(rèn)資金支出執(zhí)行數(shù)時(shí)點(diǎn)的環(huán)節(jié)。

　　這個(gè)環(huán)節(jié)的選取需充分考慮企業(yè)控制關(guān)鍵點(diǎn)和確認(rèn)執(zhí)行數(shù)時(shí)間這兩個(gè)關(guān)鍵因素。業(yè)務(wù)審批流程中，首簽環(huán)節(jié)是控制的關(guān)鍵點(diǎn)；財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)中財(cái)務(wù)審核是控制關(guān)鍵點(diǎn)。

　　確認(rèn)執(zhí)行數(shù)的時(shí)間主要考慮第一個(gè)關(guān)鍵控制審批時(shí)點(diǎn)和最接近資金支出的時(shí)點(diǎn)。最接近支出的關(guān)鍵控制時(shí)點(diǎn)在財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)。

　　它在時(shí)間上和銀行的現(xiàn)金流程時(shí)點(diǎn)最為接近，但不利于預(yù)算的控制。因?yàn)轭A(yù)算的責(zé)任人是業(yè)務(wù)的直接相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如果在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，不利于強(qiáng)化責(zé)任者的控制意識(shí)。因此，本文建議在第一個(gè)關(guān)鍵控制審批時(shí)點(diǎn)進(jìn)行控制，也就是業(yè)務(wù)首簽環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

　　資金計(jì)劃的控制過程

　　在電子報(bào)賬環(huán)境下資金計(jì)劃的控制過程主要包括資金計(jì)劃下達(dá)、資金計(jì)劃調(diào)整、首簽確認(rèn)資金計(jì)劃執(zhí)行、動(dòng)態(tài)更新計(jì)劃額度、資金計(jì)劃執(zhí)行和計(jì)劃額度的時(shí)間性調(diào)整等方面。

　　資金計(jì)劃下達(dá)——是在預(yù)算申報(bào)完成后將計(jì)劃按存儲(chǔ)要求錄入或?qū)胂到y(tǒng)的過程。資金計(jì)劃的下達(dá)會(huì)產(chǎn)生符合存儲(chǔ)模式要求的信息記錄。如維度為“科目、組織、金額”的一條資金計(jì)劃額度記錄。

　　資金計(jì)劃調(diào)整——在預(yù)算管理系統(tǒng)中需設(shè)定計(jì)劃調(diào)整功能。計(jì)劃調(diào)整功能支持計(jì)劃的調(diào)增、調(diào)減以及計(jì)劃在不同單位間的調(diào)劑。

　　首簽確認(rèn)資金計(jì)劃執(zhí)行——如假設(shè)首簽環(huán)節(jié)確認(rèn)資金計(jì)劃執(zhí)行。在基于“科目、組織、金額”的資金計(jì)劃控制體系中，電子報(bào)賬系統(tǒng)中業(yè)務(wù)首簽領(lǐng)導(dǎo)審批后即確認(rèn)“科目、組織”維度的資金計(jì)劃執(zhí)行。如果控制點(diǎn)資金計(jì)劃不足，則該控制點(diǎn)無(wú)法審批通過。

　　動(dòng)態(tài)更新資金計(jì)劃額度——在確認(rèn)資金計(jì)劃執(zhí)行的同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整資金計(jì)劃額度。上例中，當(dāng)確認(rèn)資金計(jì)劃執(zhí)行后，預(yù)算管理系統(tǒng)中生成一條“科目、組織”維度的資金計(jì)劃調(diào)減記錄，并基于原資金計(jì)劃記錄和此次調(diào)減記錄形成“科目、組織”維度下的動(dòng)態(tài)資金計(jì)劃余額。這是最簡(jiǎn)單的一種情況，在實(shí)際的應(yīng)用中，資金計(jì)劃的維度會(huì)有多個(gè)，如“產(chǎn)品”、“客戶”、“渠道”等。

　　資金計(jì)劃執(zhí)行和計(jì)劃額度的時(shí)間性調(diào)整——由于首簽審批時(shí)確認(rèn)的金額和財(cái)務(wù)審核、現(xiàn)金支付時(shí)的金額均可能存在差異，因此在財(cái)務(wù)審核和現(xiàn)金支付時(shí)，系統(tǒng)要對(duì)已經(jīng)記錄的資金計(jì)劃額度進(jìn)行調(diào)整。這種情況下，系統(tǒng)會(huì)形成一條“科目、組織”維度的資金計(jì)劃差異調(diào)整記錄，并基于原資金計(jì)劃額度和此次差異調(diào)整記錄形成“科目、組織”維度下的新的資金計(jì)劃額度。

　　總體來(lái)講，現(xiàn)實(shí)的管理環(huán)境會(huì)比本文所描述的情況更為復(fù)雜，但其基本原理是一致的。希望通過本文能夠啟發(fā)更多的企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化的創(chuàng)新實(shí)踐。