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目前,業(yè)界對于資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計概念還沒有統(tǒng)一的認識與定義。中天恒3C框架認為,資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計,是在遵循國家和企業(yè)有關(guān)資產(chǎn)管理的法規(guī)制度的基礎(chǔ)上,以國家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制基本規(guī)范及其相關(guān)應(yīng)用指引為依據(jù),結(jié)合企業(yè)的資產(chǎn)管理實際情況,用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法,構(gòu)建企業(yè)自身資產(chǎn)管理內(nèi)部控制體系的動態(tài)過程。簡單說,資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計是資產(chǎn)管理內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)。
《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第8號——資產(chǎn)管理》(以下簡稱《8號應(yīng)用指引》)第二條規(guī)定:“本指引所稱資產(chǎn),是指企業(yè)擁有或控制的存貨、固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。”筆者認為,從財務(wù)的角度講,資產(chǎn)項目不僅僅是指引中規(guī)定的三項內(nèi)容,還包括貨幣資金、應(yīng)收款項、金融資產(chǎn)、長期股權(quán)投資、在建工程等多項內(nèi)容。
資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計基本流程
資產(chǎn)是企業(yè)重要的經(jīng)濟資源,也是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營活動并實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)。資產(chǎn)管理應(yīng)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程,即,通常所說的“實物流”管控?!镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》將合理保證資產(chǎn)安全作為內(nèi)部控制目標(biāo)之一,同時還單獨制定了《8號應(yīng)用指引》,著重對存貨、固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)等資產(chǎn)提出了全面風(fēng)險管控要求。中天恒3C框架認為,資產(chǎn)管理是內(nèi)部控制體系中極為重要的一項內(nèi)容,只有保護好企業(yè)資產(chǎn)的安全,充分發(fā)揮好資產(chǎn)的效能,才能保障企業(yè)健康、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。
不論企業(yè)的資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度采取什么樣的形式制定,企業(yè)都應(yīng)認真學(xué)習(xí)領(lǐng)會《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《8號應(yīng)用指引》等法律法規(guī)的精神實質(zhì)和原則要求,并以此為起點構(gòu)建和實施資產(chǎn)管理內(nèi)部控制。
資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,基本流程包括設(shè)計準(zhǔn)備、設(shè)計實施、試行及完善等。中天恒認為,描述現(xiàn)狀、風(fēng)險評估、設(shè)計控制是資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計的三個關(guān)鍵方面。筆者認為,根據(jù)資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計操作的需要,在基本流程的基礎(chǔ)上,還要有多層次具體流程,每個具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應(yīng)的表單等,要突出資產(chǎn)管理內(nèi)控設(shè)計的特色。
描述現(xiàn)狀
描述現(xiàn)狀,就是梳理資產(chǎn)管理方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件,梳理資產(chǎn)管理活動現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程,編制資產(chǎn)管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程目錄、繪制資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程圖等資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計的基礎(chǔ)性工作。
1、梳理描述制度文件。內(nèi)部控制設(shè)計者必須認真梳理企業(yè)現(xiàn)行的資產(chǎn)管理方面的管理制度或文件,重點關(guān)注企業(yè)有無資產(chǎn)管理方面的相關(guān)制度,以及是否完善、是否執(zhí)行;有無具體可控的操作文件或表單等。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。內(nèi)部控制設(shè)計者同時也要了解,資產(chǎn)管理現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣,包括哪些環(huán)節(jié),是否能有效控制資產(chǎn)管理風(fēng)險,并要將企業(yè)資產(chǎn)管理方面的現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程用圖表的形式描繪出來。
理論界對于資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程怎么樣、包括哪些環(huán)節(jié)看法不一。筆者認為,可以從資產(chǎn)的分類入手,將資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程劃分為簡單的存貨業(yè)務(wù)流程、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程,以及無形資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程等。
企業(yè)存貨業(yè)務(wù)基本流程包括存貨取得、驗收入庫、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、盤點清查、銷售處置等環(huán)節(jié);固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程包括固定資產(chǎn)取得、驗收移交、日常維護、更新改造和淘汰處置等環(huán)節(jié);而無形資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程包括無形資產(chǎn)的取得、驗收并落實權(quán)屬、自用或授權(quán)其他單位使用、安全防范、技術(shù)升級與更新?lián)Q代、處置與轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。在梳理資產(chǎn)管理制度和業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,設(shè)計者根據(jù)內(nèi)部控制設(shè)計的要求,編制資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程目錄,繪制資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程圖。
本階段的工作成果是形成《資產(chǎn)管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《資產(chǎn)管理流程目錄》、《資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程圖》等。
風(fēng)險評估
資產(chǎn)管理風(fēng)險評估的基本程序為:識別資產(chǎn)管理風(fēng)險,并進行具體描述;分析資產(chǎn)管理風(fēng)險,編制資產(chǎn)管理風(fēng)險分析表;評價資產(chǎn)管理風(fēng)險,編制資產(chǎn)管理風(fēng)險評價表;確定資產(chǎn)管理風(fēng)險應(yīng)對策略,以及提出資產(chǎn)管理重大風(fēng)險解決方案。實踐中,資產(chǎn)管理風(fēng)險分析及評價是一起進行的。
1、識別并描述風(fēng)險。評估資產(chǎn)管理風(fēng)險,首先要把資產(chǎn)管理具體風(fēng)險識別出來,然后整理出整體層面的風(fēng)險。按照《8號應(yīng)用指引》的要求,在評估企業(yè)的資產(chǎn)管理風(fēng)險時,內(nèi)部控制設(shè)計人員至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險:存貨積壓或短缺,可能導(dǎo)致流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產(chǎn)中斷;固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護不當(dāng),產(chǎn)能過剩,可能導(dǎo)致企業(yè)缺乏競爭力、資產(chǎn)價值貶損、安全事故頻發(fā)或資源浪費;無形資產(chǎn)中缺乏核心技術(shù)、權(quán)屬不清、技術(shù)落后,存在重大技術(shù)安全隱患,可能導(dǎo)致企業(yè)法律糾紛、缺乏可持續(xù)發(fā)展能力。
在資產(chǎn)管理內(nèi)部控制構(gòu)建與實施過程中,企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中有關(guān)資產(chǎn)管理風(fēng)險的提示,結(jié)合企業(yè)資產(chǎn)管理的實際情況,識別并具體描述資產(chǎn)管理方面存在的風(fēng)險。資產(chǎn)管理具體風(fēng)險描述因所識別的風(fēng)險的不同而不同,將具體資產(chǎn)管理風(fēng)險與資產(chǎn)管理流程結(jié)合是個比較好的做法。
2、分析風(fēng)險。資產(chǎn)管理理風(fēng)險分析的內(nèi)容很多,一般應(yīng)從成因和結(jié)果兩個方面進行,并編制資產(chǎn)管理風(fēng)險分析表。
3、評價風(fēng)險。資產(chǎn)管理風(fēng)險評價應(yīng)從可能性和影響程度兩個維度進行,根據(jù)評價結(jié)果進行風(fēng)險排序、劃分風(fēng)險等級,并編制資產(chǎn)管理風(fēng)險評價表。
4、選擇風(fēng)險應(yīng)對策略。資產(chǎn)管理風(fēng)險應(yīng)對是根據(jù)風(fēng)險評價的結(jié)果,針對不同等級風(fēng)險選擇資產(chǎn)管理風(fēng)險應(yīng)對策略的過程。不同等級的資產(chǎn)管理風(fēng)險采取的應(yīng)對策略不一樣,一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略。不論選擇哪種策略來應(yīng)對風(fēng)險,都需要編制資產(chǎn)管理風(fēng)險應(yīng)對表。
5、編制風(fēng)險數(shù)據(jù)庫或風(fēng)險圖譜。依據(jù)資產(chǎn)管理風(fēng)險評估的結(jié)果編制資產(chǎn)管理層面的風(fēng)險數(shù)據(jù)庫或繪制風(fēng)險圖譜。資產(chǎn)管理層面數(shù)據(jù)庫的基本要素包括:業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險描述、風(fēng)險分析、風(fēng)險排序、應(yīng)對策略、剩余風(fēng)險等,也可以加上內(nèi)部控制設(shè)計完成后控制措施、控制部門或崗位等。
本階段設(shè)計工作成果是,形成《資產(chǎn)管理風(fēng)險及其描述表》、《資產(chǎn)管理整體層面風(fēng)險清單》、《資產(chǎn)管理風(fēng)險分析表》、《資產(chǎn)管理風(fēng)險評價表》、《資產(chǎn)管理風(fēng)險應(yīng)對策略表》、《資產(chǎn)管理風(fēng)險解決方案》等。
資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計
資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計基本程序包括:確定資產(chǎn)管理關(guān)鍵控制點;明確資產(chǎn)管理控制目標(biāo);提出資產(chǎn)管理控制措施;設(shè)計資產(chǎn)管理控制證據(jù);完善資產(chǎn)管理相關(guān)制度;繪制資產(chǎn)管理控制流程圖;編制資產(chǎn)管理控制矩陣。
1、設(shè)計關(guān)鍵控制點。企業(yè)在構(gòu)建與實施資產(chǎn)管理內(nèi)部控制過程中,要針對資產(chǎn)管理風(fēng)險評估的結(jié)果,確定資產(chǎn)管理的一般控制點和關(guān)鍵控制點,并編制資產(chǎn)管理控制要點表。一般來說,資產(chǎn)管理的關(guān)鍵控制點至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)取得、驗收、領(lǐng)用、清查、處置等環(huán)節(jié)。當(dāng)然,并不是說,資產(chǎn)管理的關(guān)鍵控制點越多越好。
2、設(shè)計控制目標(biāo)。資產(chǎn)管理控制目標(biāo)就是要保證資產(chǎn)管理合法、安全、有效、可靠,從而有效控制可能發(fā)生的存貨積壓或短缺,可能導(dǎo)致流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產(chǎn)中斷;固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護不當(dāng),產(chǎn)能過剩,可能導(dǎo)致企業(yè)缺乏競爭力、資產(chǎn)價值貶損、安全事故頻發(fā)或資源浪費;無形資產(chǎn)缺乏核心技術(shù)、權(quán)屬不清、技術(shù)落后,存在重大技術(shù)安全隱患,可能導(dǎo)致企業(yè)法律糾紛、缺乏可持續(xù)發(fā)展能力等方面的風(fēng)險。在實際工作中,資產(chǎn)管理內(nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)識別出來的資產(chǎn)管理可能存在的具體風(fēng)險來設(shè)計,不能固定化、模式化。
3、設(shè)計控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實施資產(chǎn)管理內(nèi)部控制過程中,要強化對資產(chǎn)管理控制點尤其是關(guān)鍵控制點的風(fēng)險控制,并采取相應(yīng)的控制措施。資產(chǎn)管理控制措施要與資產(chǎn)管理相融合,嵌入到資產(chǎn)管理流程當(dāng)中。
4、保存設(shè)計控制證據(jù)。為了資產(chǎn)管理制度能夠有效實施,需要制定必要的表單,為資產(chǎn)管理過程留下控制證據(jù)。資產(chǎn)管理相關(guān)表單很多,包括資產(chǎn)購置申請書、資產(chǎn)采購計劃、采購?fù)ㄖ獑巍①Y產(chǎn)采購合同、資產(chǎn)驗收單、轉(zhuǎn)置憑證、資產(chǎn)退出申請書、資產(chǎn)退出呈批單、資產(chǎn)調(diào)撥單或報廢單、資產(chǎn)明細賬和總賬等。
5、優(yōu)化控制制度。資產(chǎn)管理控制制度不是獨立建立一套新的制度,而是將內(nèi)部控制思想嵌入到資產(chǎn)管理制度中去。資產(chǎn)管理制度應(yīng)制定多少個、內(nèi)容包括哪些,都會因企業(yè)的不同而不同。從務(wù)實的角度來看,可以制定統(tǒng)一的資產(chǎn)管理理制度,內(nèi)容至少應(yīng)明確請購、審批、購買、驗收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限。
6、繪制控制流程圖。中天恒3C框架認為,繪制資產(chǎn)管理控制流程圖要根據(jù)資產(chǎn)管理流程、風(fēng)險點、控制點及其相關(guān)的控制措施,結(jié)合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調(diào)的是,應(yīng)把資產(chǎn)管理內(nèi)部控制流程和資產(chǎn)管理流程整合在一起,并在圖上標(biāo)示風(fēng)險點和控制點。
7、編制控制矩陣。資產(chǎn)管理控制矩陣是對資產(chǎn)管理流程圖中風(fēng)險點、控制措施和控制證據(jù)等的詳細說明與描述,是資產(chǎn)管理內(nèi)部控制設(shè)計結(jié)果的集中體現(xiàn),也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊的重要組成部分。
本階段設(shè)計工作成果是,形成《資產(chǎn)管理內(nèi)部控制控制要點及關(guān)鍵控制表》、《資產(chǎn)管理內(nèi)部控制目標(biāo)表》、《資產(chǎn)管理內(nèi)部控制措施表》、《資產(chǎn)管理控制證據(jù)表》、《資產(chǎn)管理制度完善建議表》、《資產(chǎn)管理控制流程圖》、《資產(chǎn)管理控制矩陣》等。
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