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Excel在業(yè)務數據整理中的應用技巧
一、用連字符“&”來合并文本
我們在整理數據時，有時會想將多列內容合并到一列中，如A列為單位，B列為科室，目的是將A、B列合并到一列中去，這時一個連字符“&”就能完成（假定C、D列為空）：
1.在C1單元格中輸入公式“=A1&B1”；
2.將公式復制到整個C列；
3.將C列數據復制到D列，粘貼時執(zhí)行 “選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項；
4.將A、B、C列刪除，完成合并工作。
二、文本格式日期轉換為日期格式
比如在審計中遇到農村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄，發(fā)放時間為文本格式如“2011.6”（2011年6月），無法計算發(fā)放對象領取年齡，可以通過以下方法轉換：
1.用查找替換功能將“。”全部替換為“-”，系統(tǒng)會自動將格式轉換為日期格式Jun-11：
2.右擊選定單元格，選“設置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選“數字”菜單中“日期”，在窗口右框中選擇所需格式。
三、快速刪除空行
整理數據后，往往發(fā)現表中有大量空行，手工找出刪除非常不便，這時可以使用篩選功能實現：1.在表頭插入一空行，然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”：2.選中所有空行，刪除。
四、禁止復制隱藏列中的數據
如果復制一個包含隱藏列的數據區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel會自動把隱藏列也粘貼過來。要想避免這種情況，可以選取要復制的數據區(qū)域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼就會得到所希望的結果。
五、文本格式的數字轉換為數字格式
在工作中，經常會碰到一些通過文本文件或其它財務、業(yè)務管理軟件的數據導入Excel中后數字是以文本形式存在的，即使是重新設置單元格格式為數字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文字轉變回數字：
1.在空白的單元格中填入數字“1”；
2.選中該單元格，執(zhí)行“復制”命令，再選中所要轉換的單元格，選擇“選擇性粘貼”中“乘”，文字格式就可以變?yōu)閿底指袷剑ㄎ谋靖袷侥J左對齊，數字格式默認右對齊）。
【我要糾錯】 責任編輯：nyb
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