各省轄市、蘇州工業(yè)園區(qū)國家稅務局，常熟市、張家港保稅區(qū)國家稅務局，省稅務干部學校，省局機關服務中心：

　　為加強江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購管理，省局根據(jù)國家相關法律、法規(guī)和規(guī)定，并結合全省國稅工作實際，制定了《江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購基礎數(shù)據(jù)管理暫行辦法》?，F(xiàn)將該辦法印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　江蘇省國家稅務局
二○○九年六月四日

江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購檔案資料的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)規(guī)定，并結合我省國稅系統(tǒng)政府采購工作實際，特制定本暫行辦法。

　　第二條 本暫行辦法適用于全省國稅系統(tǒng)各級采購人的政府采購檔案管理。

　　第三條 政府采購檔案是指各級國稅部門在開展政府采購活動以及加強政府采購管理工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同介質載體的記錄。

　　第四條 全省各級國稅部門政府采購檔案管理工作分別由采購部門和檔案管理部門組織實施，其中采購部門負責歸檔前管理，檔案歸檔后由檔案管理部門負責。政府采購檔案管理應接受上級采購部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，并應按照檔案管理業(yè)務規(guī)定加強管理，確保政府采購檔案收集齊全、整理規(guī)范、方便利用。

　　第五條 各級國稅部門應加強對政府采購檔案的管理，保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

　　第二章 政府采購檔案的內容

　　第六條 政府采購檔案包括采購項目實施過程中形成的各種文件資料，采購管理工作中形成的文件、數(shù)據(jù)、表格，以及記錄采購檔案管理過程的資料。

　　第七條 采購項目實施過程中形成的文件資料包括：

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　　1、采購業(yè)務需求、滿足采購需求的協(xié)議供貨產(chǎn)品和供應商備選信息；

　　2、采購項目立項申請表及相關附件；

　　3、采購預算說明及經(jīng)批準追加或調整預算的相關證明材料；

　　4、采購工作組會議紀要（應形成包括采購內容、采購預算、采購方式、評審辦法、評委會組成的采購工作方案）；

　　5、采購領導小組會議紀要；

　　6、委托采購代理協(xié)議；

　　7、按規(guī)定應履行報批手續(xù)的有權部門批復。

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　　1、招標采購文件論證資料；

　　2、采購文件（包括向供應商發(fā)出的招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的全套文件、資料、樣本、圖紙等）；

　　3、招標采購信息公告所刊登的媒體記錄和有關審批件；

　　4、招標采購公告（包括公開招標公告以及邀請招標資格預審公告等）；

　　5、供應商抽取名單；

　　6、供應商領取采購文件的記錄（包括潛在投標人不足三家的情況記錄）；

　　7、對已發(fā)出招標文件進行必要澄清或修改的文件或情況說明；

　　8、對投標或被邀請供應商資格的審查情況。

　?。ㄈ╉椖康拈_標（含談判、競價等，下同）文件材料

　　1、在截止時間前，供應商對已遞交的投標文件（或談判響應文件、報價單等，下同）進行補充、修改或撤回的記錄；

　　2、收取投標文件、投標（談判）保證金的登記記錄；

　　3、參加開標的供應商簽到名單；

　　4、開標現(xiàn)場工作人員（包括主持人、記錄員、評審人員、監(jiān)督人員及其他有關工作人員）簽到名單；

　　5、供應商談判、澄清順序的抽簽記錄；

　　6、開標全過程的現(xiàn)場記錄；

　　7、開標一覽表；

　　8、監(jiān)督人員對文件密封情況、開標現(xiàn)場過程及結果的公證文書；

　　9、所有投標文件的正本及投標聲明，包括供應商提交的有關證明文件、資料，以及對已提交投標文件的補充、澄清、修改文書。

　?。ㄋ模╉椖康脑u審文件材料

　　1、評審專家抽取記錄及名單；

　　2、評審委員會工作文件和有關資料，包括評審委員會主任推選結果、評審辦法、評審細則、評審紀律等；

　　3、工作人員對評審過程的記錄；

　　4、評委的評審記錄、評分明細表、評分匯總表；

　　5、評審委員會出具的評審報告、中標（成交）候選供應商排序表；

　　6、項目廢標報告及處理意見；

　　7、現(xiàn)場監(jiān)察、監(jiān)督人員簽字記錄；

　　8、評審現(xiàn)場監(jiān)控錄音、錄像等其他有關材料；

　　9、需進行實地考察的采購項目評審（考察）報告。

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　　1、采購工作組會議紀要或對采購過程及采購結果的工作報告；

　　2、采購領導小組會議紀要或分管政府采購的局領導對采購結果的審定意見；

　　3、依法變更采購結果的記錄；

　　4、中標（成交）通知書及送達回證；

　　5、采購結果公告記錄；

　　6、向未中標（成交）供應商通知采購結果的書面（或電話）記錄及送達回證。

　　（六）項目合同簽署及執(zhí)行的文件材料

　　1、項目合同；

　　2、有關項目合同的補充、修改、中止或終止執(zhí)行材料；

　　3、項目的驗收文件材料；

　　4、項目的結算付款記錄；

　　5、項目抽查報告、檢測報告等；

　　6、項目抽查、檢測結果的處理意見。

　　（七）其它文件材料

　　1、項目工作總結；

　　2、項目效益評估書；

　　3、供應商質疑材料、處理過程記錄及答復；

　　4、供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

　　5、其它與采購項目相關的需要存檔的資料。

　　上述內容如全部涉及則應按要求全部列示，如只涉及部分內容，則只列示涉及部分內容。

　　第八條 采購管理工作中形成的文件資料包括：政府采購相關制度、規(guī)定，審批備案資料，政府采購專項工作材料，政府采購實施計劃（含草案）、工作臺賬、年度信息統(tǒng)計報表等基礎數(shù)據(jù)資料，以及日常統(tǒng)計政府采購工作情況的重要數(shù)據(jù)及表格等。

　　第九條 記錄政府采購檔案管理過程的資料包括采購檔案交接清冊、采購檔案的查閱記錄、以及采購檔案的銷毀清冊等。

　　第三章 政府采購資料的歸檔

　　第十條 政府采購資料的歸檔程序包括資料的收集、整理、編制目錄、立卷、移交檔案管理部門等。

　　第十一條 采購項目開展過程中，采購項目經(jīng)辦人應隨時收集產(chǎn)生的各類采購資料，保證采購資料的完整性、規(guī)范性，對遺漏、缺失或未按規(guī)定簽章的材料應隨時補正。除文字資料外，采購項目經(jīng)辦人還應以采購項目編號為目錄及時收集采購過程中形成的各類電子文檔，包括最終中標（成交）人所提交的采購文件電子稿。在資料收集過程中應嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，在中標（成交）結果公布前，非開標人員不得接觸采購資料，也不得外借采購資料，防止評審信息泄露。

　　第十二條 采購項目結束后（指合同簽訂、交付驗收并結清價款）一個月內，采購項目經(jīng)辦人應將所有采購文件按下列要求進行整理：

　　1、核對資料。根據(jù)采購程序和本暫行辦法第七條的要求核對所收集的全部采購文件，其中對于同一采購項目編號有多個合同的采購檔案應當存放在一起；采購文件必須是符合本次采購方式、采購程序合法有效文件且都應為原件，如為復制件應注明原件存放處并簽名。

　　2、補正資料。對簽名、印鑒或審批手續(xù)不全的要及時補辦相關手續(xù)，對于暫時缺少的采購資料要及時補齊，對因遺失無法補齊的采購資料應書面說明原因并及時報告部門領導（相關書面記錄應存檔備查）， 對按規(guī)定無法將原件保管在檔案內的資料應在復印件上注明原件存放地，確保歸檔資料種類和內容的完整、真實、有效。

　　3、統(tǒng)一紙張型號。在制作采購文件原件時應盡量使用國際通用的A4紙進行打印，對原件為熱敏紙等難以長期保存的或頁面小于16開張的要用A4紙復印、并將原件粘貼在復印件上。

　　4、按序排列資料。對收集的采購資料應參照本暫行辦法第七條的要求進行歸類，并按政府采購工作流程及采購資料的自然形成規(guī)律按時間發(fā)生的順序進行排列，并注意保持文件之間的歷史聯(lián)系。對具有相對獨立性的招標文件、投標文件正本以及大型工程圖紙、設計效果圖、光盤、磁盤等無法裝訂成冊的資料可排列在最后或另卷歸集。

　　5、制作《采購項目基本情況一覽表》。根據(jù)排列完成的采購資料，對采購項目的基本情況填表列示，并排列在資料的最上方。

　　6、整理歸檔資料。整理時要順頁、朝左、頂齊，并按序逐頁在外側上角處編寫頁碼（空白頁除外）。

　　7、編制目錄。目錄應對卷內所有材料按種類編制頁碼范圍，并置于采購檔案的最上方。

　　8、立卷裝訂。采購檔案整理完畢后應經(jīng)部門領導審定后，按采購編號建立政府采購檔案卷宗，并以線裝方式裝訂或直接歸入檔案盒，如卷宗材料較多無法在一本（盒）中裝訂的可分多本裝訂。裝訂結束，需在卷宗封面填寫好項目名稱、采購編號和分卷宗號等必要信息。

　　第十三條 采購人自行開展采購工作的，由采購人負責所有采購資料正本原件的保管；采購人委托政府采購代理機構進行采購的，各自保管經(jīng)辦事項的正本原件，各自經(jīng)辦的事項雙方應在采購代理協(xié)議中明確。

　　第十四條 采購管理工作中形成的文件資料應按照資料類別，及時收集整理，按序編制目錄，并在規(guī)定期限內立卷裝訂。其中：政府采購相關制度規(guī)定、采購工作臺賬、審批備案資料等應在年度終了后一個月內予以立卷裝訂，政府采購專項工作材料、政府采購實施計劃（含草案）、年度信息統(tǒng)計報表、日常統(tǒng)計政府采購工作情況的重要數(shù)據(jù)及表格等應在工作結束后一個月內完成立卷裝訂工作。

　　第十五條 對列入政府采購檔案管理的資料，除應將紙質件按本暫行辦法第十一條至第十三條的規(guī)定及時整理歸集、妥善保管外，還應將電子文檔及時備份，對以專門軟件編報的報表數(shù)據(jù)應盡可能將其轉為Execl格式以便查詢。采購經(jīng)辦人員換崗時，應將所保管的紙質檔案及電子數(shù)據(jù)一并移交。

　　第十六條 為方便查詢，采購人當年形成的采購檔案，在年度終了后，可暫由采購部門保管二年。期滿之后的次年一季度，采購部門應將采購檔案向本單位檔案管理部門移交。歸檔時，檔案管理部門應對歸檔案卷進行核對，并按規(guī)定填寫檔案交接清冊一式二份，由交接雙方簽字確認，然后隨移交案卷由檔案管理部門留存一份，采購部門留存一份備查。

　　第四章 政府采購檔案的保管

　　第十七條 各級政府采購部門要依法做好政府采購檔案保管工作，建立起崗位責任制度。采購項目經(jīng)辦人負責歸檔前檔案的管理，在政府采購合同簽訂、交付驗收和結算完成后，按照歸檔內容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

　　第十八條 歸檔后的采購檔案應由檔案管理人員按照行政檔案管理的要求妥善保管，并應保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

　　第十九條 政府采購檔案的保管期限從采購項目結束或采購管理工作所屬年度終了之日起計算，至少保存十五年（國家有專門規(guī)定的從其規(guī)定）。但《采購項目基本情況一覽表》應列為永久保管。

　　第二十條 各級國稅部門應切實加強對本單位政府采購檔案的借閱管理。除政府采購監(jiān)管部門和其他對政府采購活動依法行使監(jiān)督檢查職能的部門，因監(jiān)督檢查需要可以查閱、借閱或復印政府采購檔案外，政府采購檔案原則上不得查閱、復印和借出。

　　第二十一條 符合本暫行辦法第十九條規(guī)定，或單位內部確需借閱或復印政府采購檔案的，須經(jīng)采購部門負責人批準、由采購經(jīng)辦人辦理登記手續(xù)后，進行借閱或復印。其中，對于需復印的，應由檔案管理人員按指定頁碼進行復印。借閱檔案歸還時，檔案管理人員必須按外借時登記的內容核查檔案，并辦理歸還手續(xù)。

　　第二十二條 政府采購檔案管理人員和查閱人員應對政府采購檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換和丟失。

　　第五章 政府采購檔案的銷毀

　　第二十三條 保管期滿的政府采購檔案，應按以下程序銷毀。

　　（一）檔案管理部門提出政府采購檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊，列明需銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、擬銷毀時間等。

　?。ǘ╀N毀意見經(jīng)采購部門審核、并報分管采購工作的局領導同意后，方可執(zhí)行。

　　（三）銷毀政府采購檔案前，應將《采購項目基本情況一覽表》從采購檔案中取出另行保管造冊，并登記目錄。

　?。ㄋ模╀N毀政府采購檔案時，應邀請采購及監(jiān)察人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷。

　?。ㄎ澹┍O(jiān)銷人在銷毀政府采購檔案前，應當認真根據(jù)清冊核對清點銷毀的檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。

　　第六章 附 則

　　第二十三條 各級國稅部門相關人員違反本規(guī)定，造成政府采購檔案損毀、丟失、泄密或涂改、偽造政府采購檔案的，應責令其限期改正，并依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第二十四條 各級采購部門及檔案管理部門應定期對政府采購檔案的管理情況開展檢查，并積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案開展的檢查。

　　第二十五條 各省轄市國家稅務局可依據(jù)本暫行辦法，結合本地實際情況，制定本地區(qū)具體實施辦法，并報省局備案。

　　第二十六條 本暫行辦法由江蘇省國家稅務局負責解釋，辦法中涉及的表證單書格式另行下發(fā)。

　　第二十七條 本暫行辦法自印發(fā)之日起施行。以前相關規(guī)定與本辦法規(guī)定不一致的，按照本辦法執(zhí)行。