免費問答

1.會計機構(gòu)在依據(jù)會計憑證記賬以后，應(yīng)定期（每天、每旬或每月）對各種會計憑證進行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，防止抽換憑證。
　　會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員等應(yīng)在封面上簽章。

　　從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。
　　若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

　　2.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)當(dāng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
　　對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。

　　3.同時滿足以下條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計憑證等電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案，無須打印電子會計資料紙質(zhì)件進行歸檔保存：
　?。?）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；
　?。?）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
　　（3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；
　　（4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
　?。?）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
　?。?）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
　　在同時滿足上述條件的情況下，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案，無須打印電子會計資料紙質(zhì)件進行歸檔保存。
　　單位僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保存形式的一致性。

　4.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計機構(gòu)臨時保管一年，期滿后再移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，且最長不超過三年；單位未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)在會計機構(gòu)等機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
　　5.單位保存的會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；其他單位如有特殊原因，確實需要使用單位會計檔案時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的會計檔案復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
　　6.單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會計檔案的保管期限要求，保管期滿前不得任意銷毀。會計檔案達到保管期限的，單位應(yīng)當(dāng)組織對到期會計檔案進行鑒定。
　　經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀；保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。