學(xué)會這些EXCEL實(shí)用技巧報表處理將事半功倍（上）

來源: 開放課堂編輯： 2017/05/18 11:20:12　　字體：大小

在日常的財務(wù)工作中，報表可謂是會計人員需要天天打交道的對象。在繁雜瑣碎的數(shù)據(jù)管理過程中，如果你能熟練掌握一些EXCEL的操作技巧，勢必會大大地提升工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。這不，我們邀請到了正保會計網(wǎng)校正保開放課堂的李廣老師來給大家分享幾個工作中常用Excel實(shí)用技巧，還不快學(xué)起來！

實(shí)用技巧一：如何對多個報表進(jìn)行快速編輯

想要為200個報表添加同樣的表頭，但是一個一個的添加，實(shí)在太麻煩了。怎么辦呢？

嘗試一下下面所分享的方法，一切都變得簡單了：

在Excel當(dāng)中，利用Shift鍵或Ctrl鍵，再使用鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，同時選擇所有工作表，在第一列插入表頭，就可以同時為200個工作表添加同樣的表頭。

注意：Ctrl鍵+鼠標(biāo)選擇，可以逐一選中不連續(xù)的工作表，進(jìn)行批量操作；而Shift鍵+鼠標(biāo)選擇，可以一次性選中所有連續(xù)的工作表。被選中的工作表，工作表標(biāo)簽呈白色顯示。

一般情況下，多個工作表的批量處理，主要能夠完成以下工作：

1、頁面設(shè)置，快速對選中工作表設(shè)置相同的頁面和相同的打印方式；

2、報表批量處理，可快速在多個工作表中插入或刪除同樣的行列、輸入相同的數(shù)據(jù)、應(yīng)用相同的格式。

3、數(shù)據(jù)批量處理，對同樣位置的單元格，快速輸入相同的公式，進(jìn)行公式計算。

實(shí)用技巧二：如何讓Excel報表里的0值不顯示

很多時候，我們需要將報表中的0值顯示為空。問題是如何讓Excel報表里的數(shù)字0不顯示呢？今天和大家一起分享一下這方面的技巧。

一、所有0值顯示為空

在Excel2007中，我們可以通過Excel選項將所有0顯示為空。

點(diǎn)擊“Office 按鈕”中的“Excel 選項”按鈕，在“Excel選項”窗口中選擇“高級”，向下拉動滾動條，在“此工作表的顯示選項”下取消選擇“在具有零值的單元格中顯示零”復(fù)選框那個對勾。

在Excel2003中，可以選擇菜單“工具” →“選項” →“視圖” ，最下面有個“零值”，前面的勾取消。

二、僅僅將公式或函數(shù)返回的0值顯示為空

要將公式或函數(shù)范圍的0值顯示為空，只需要嵌套一個IF函數(shù)就可以了。例如公式“=A1+B1”，希望返回0值顯示為空，只需要加IF函數(shù):

=IF(A1+B1=0,"",A1+B1)

實(shí)用技巧三：限制報表錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)

我們在Excel報表中錄入數(shù)據(jù)時，對于商品編碼、訂單編碼、發(fā)票號碼或者員工編號等等，有時需要在報表的某列或某個區(qū)域中具備唯一性。但是我們往往很難判斷是否錄入的重復(fù)的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)錯誤。這時候，我們可以利用數(shù)據(jù)的有效性，限制報表中錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)。

例如在上圖中，我們要在A列中輸入商品編碼，我們可以選擇整個A列，然后數(shù)據(jù)功能選項卡中的“數(shù)據(jù)有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，在彈出的下拉菜單中，設(shè)置有效性條件為“自定義”，并在“忽略空值”前面打上勾；并在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF($A$3:$A$1048576,A3)=1”。

接下來，在“輸入信息”中輸入提示信息，提示輸入數(shù)據(jù)的人員不能在此列中輸入重復(fù)內(nèi)容，如下圖所示。

然后，在“出錯警告”中設(shè)置當(dāng)輸入不符合要求的數(shù)據(jù)時，停止輸入數(shù)據(jù)，并提示輸入錯誤“輸入的商品編碼重復(fù)！”

這樣，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)的人員一不小心輸入了重復(fù)的數(shù)據(jù)后，Excel馬上會報錯。

這個例子主要利用了Excel的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，使每一個單元格輸入的數(shù)據(jù)，必須滿足當(dāng)前單元格在整列中的計數(shù)只能為1，也就是COUNTIF($A$3:$A$1048576,A3)=1，這樣，從而保證了整列數(shù)據(jù)的唯一性。

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