李老師教你Excel處理科學、快捷、高效必備絕招

來源: 正保會計網校編輯： 2015/10/14 09:10:33　　字體：大小

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在工作中，Excel是財務人員必備的工作工具。但是真正能用好Excel進行正常操作也并不是那么簡單的事。有些財務人員由于Excel知識缺乏，遇到問題只有使用笨辦法來解決，久而久之，養(yǎng)成了不好的操作習慣，而這些習慣甚至又進一步給數據處理造成了障礙。

要知道，數字有時只是一種手段，獨立的數字常常沒有任何意義，數字的背后，才是財務的真相。如何將這些真相抽絲剝繭展現在報表使用者的面前，是財務人員應該掌握的技能，而數字真相最直觀的展現方法是圖表。

將財務數據變成可視化的信息、制作正確美觀財務表格，是每一個財務人員的必修課。

下面分享幾個實務專家李廣老師講授的經典案例，李老師不僅是財稅信息化方面的高手，在財稅實務方面也很資深。相信通過李老師的點撥，可以讓你的世界里從此再也沒有難做的Excel，讓原本10小時才能完成的工作只需幾十分鐘就可以搞定。

【案例1】理清數據的來龍去脈，讓財務報表“聯動”起來？

在Excel報表和數據處理分析過程中，理清數據的來龍去脈，能夠高效進行數據統(tǒng)計分析，并在短時間內全面掌握企業(yè)經營狀況具有非常有效的現實意義。

報表的“聯動”，準確來說，包括兩部分的內容：

1、通過超鏈接，能夠快速閱讀和分析相關數據

通過在報表中建立超鏈接，可以將重要數據的相關信息自由銜接起來——比如，我們在進行總表進行分析的時候，通過超鏈接，可以快速閱讀明細表相關數據。

解決方法：建立超鏈接的方法，按照我課程教學過程中的方法，“選中它，點右鍵”，即可在超鏈接屬性中自由設置報表的指向，可以指向一個新的工作簿或者工作表；也可以指向本文檔中不同的報表和單元格；還可以指向一個網頁或者郵箱。

2、通過跨報表引用，可以讓參與運算的數據建立勾稽關系

利用Excel的跨報表引用，可以在不同工作表和工作簿之間建議數據勾稽關系，從而實現數據的“聯動”——比如利用公式，讓本月期初數據引用上月期末數據。一旦前期的數據發(fā)生變化，后面所有相關數據自動發(fā)生變化，而不用逐一進行調整和修改，從而大大減輕財務人員的工作量。

解決方法：選中期末數據所在單元格，在編輯欄中輸入公式，通過切換報表，引用相關單元格并進行計算（例如使其等于上期期初數據），需要注意的是引用過程中盡量用鼠標引用，而不要通過鍵盤鍵入工作簿、工作表以及單元格名稱。

注意，利用快捷鍵“Ctrl+`”可以很清晰地參看報表中公式內容，再按一次“Ctrl+`”又恢復成正常狀態(tài)了。

【案例2】如何改變EXCEL報表中數據顯示方式？例如把阿拉伯數字轉換成中文大寫？如何在金額數字前面插入歐元符號€?

1）利用單元格格式設置，可以靈活改變數據顯示方式，例如將數字轉化為中文大寫，或者為數據設置固定的格式。

2）利用單元格格式設置，將單元格設置為會計專用，下拉菜單，選擇貨幣為歐元區(qū)，歐元貨幣符號就插入到數據前面了。

解決方法：選中單元格，點右鍵，設置單元格格式中的數據分類為“特殊”，可以靈活地將阿拉伯數字轉化為中文大寫或者中文小寫的數字。

如果設置數據分類為“會計專用”，貨幣符號（國家/地區(qū)）設置為“€ Eero”即可在數據前面顯示歐元符號。

【案例3】小規(guī)模納稅人購置開票系統(tǒng)升級版的稅控設備，是否可以全額抵減增值稅？小規(guī)模納稅人支付稅控系統(tǒng)的技術維護費，取得發(fā)票為普通發(fā)票，是否可以全額抵減增增值稅？

答：根據《財政部國家稅務總局關于增值稅稅控系統(tǒng)專用設備和技術維護費用抵減增值稅稅額有關政策的通知》（財稅〔2012〕15號）規(guī)定，增值稅納稅人2011年12月1日以后初次購買增值稅稅控系統(tǒng)專用設備（包括分開票機）支付的費用，可憑購買增值稅稅控系統(tǒng)專用設備取得的增值稅專用發(fā)票，在增值稅應納稅額中全額抵減（抵減額為價稅合計額），不足抵減的可結轉下期繼續(xù)抵減。

小規(guī)模納稅人購置升級版的稅控設備，必須取得增值稅專用發(fā)票，才可以全額抵減增值稅；取得增值稅普通發(fā)票不可以抵減。小規(guī)模納稅人支付稅控系統(tǒng)的技術維護費，取得發(fā)票為普通發(fā)票，可以全額抵減增增值稅。

【具體實操處理注意事項】