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員工費用報銷規(guī)定有哪些？

1、任何一種類型之請購及支出，包含物品設備請購、差旅費、車費、交際費等，必須于事件發(fā)生前依照“預算及費用之審核權限”規(guī)定取得權責人的書面核準。

2、報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證（發(fā)票之單位名稱必須是正確無誤），由報銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質必須粘在一起。“請款單”和“費用及出差旅費報銷申請表”按原始憑證之交易發(fā)生時間分類詳細填寫，并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉賬及匯入員工賬戶等方式，經(jīng)授權人員核準并經(jīng)財務部復核通過，方可付款。

3、報銷以“周”為單位，并附相關憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財務部將予以退單處理。當月發(fā)生的費用應盡量在當月報銷，最晚不得超過發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準，否則財務部將不予報銷。

4、對于報銷時出現(xiàn)填寫或計算的錯誤，公司采取只減不加的方式，針對不寫小計數(shù)和總計數(shù)，報銷總額的20%將會被扣除；針對加總錯誤，差額部分的50%將會被扣除。

5、簽名的規(guī)定：

① 所有員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。

② 所有簽名應同時附注日期，如不附注日期，當產(chǎn)生爭議時，未簽注日期之員工將承擔最不利之結果。

6、 財務復核結果視情況做下列處置：

① 退回報銷單（注明退回原因）。

② 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款（附剔除原因）。

③ 要求報銷人員補充說明或補必要單證。

④ 交出納付（匯）款。

7、每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。

8、每周匯員工報銷款后，差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理，各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。

9、 在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方可進入報銷流程。

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差旅費的報銷手續(xù)具體流程

1、提供合法的票據(jù)。索取住宿票據(jù)時，應要求對方將票據(jù)內容填寫完整，填寫內容包括：單位名稱（姓名）、日期、住宿天數(shù)、單價、金額、填票人。

2、填報“工作人員出差‘五定’審批單”。內容包括：姓名、前往地點及乘坐交通工具、出差任務、出差時間、領導簽批。

3、參加會議的，要求加附領導簽批的會議通知單。

4、填寫差旅報銷單。填寫內容包括：姓名、出差日期、出差天數(shù)、出差事由、起止地點、起止日期、車船費、住宿費及其他即可。

5、提交統(tǒng)計部門審核，審核無誤，再提交財務復核核，經(jīng)辦人再將審核無誤的“差旅報銷單”報經(jīng)公司領導簽批。

6、公司出差人員補助實行包干制的，必須提供住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票，否則計入個人工資薪金所得。

7、所附單據(jù)要求有經(jīng)辦人、核算部門、財務部門審核簽字、負責人簽字。

8、提交財務報賬。

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住宿費的報銷手續(xù)具體流程

1、出差人員的住宿費實行限額憑據(jù)報銷的辦法，按實際住宿的天數(shù)計算報銷。

2、出差人員由接待單位或住在親友家的，一律不予報銷住宿費。

3、出差人員住宿費報銷標準原則上按規(guī)定標準執(zhí)行，有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業(yè)務情況，在分管領導允許的前提下，可按實報銷。

4、住宿費標準一般指每天每間，若為同性二人同時出差，按一個房間標準報支，副總以上人員出差，可單獨住宿。

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伙食補助費的報銷手續(xù)具體流程

1、中午12時前離開本市按全天補助；

2、中午12時后離開本市按半天補助；

3、中午12時前抵達本市按半天補助；

4、中午12時后返抵本市按全天補助。

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交通費的報銷手續(xù)具體流程

1、旅途中符合乘臥（從晚八時至次日晨七時之間，在車上過夜6小時以上或連續(xù)乘車時間超過12小時）而未乘座臥鋪，特快按票價50%，其它列車票價60%予以補助。訂票費、退票費原則上不予報銷，如遇特殊情況需寫書面匯報，報分管領導批準后，方可報銷。

2、對于自帶車輛人員，交通補助費予以取消（乘坐出租車辦事需經(jīng)主管領導同意）。

3、出差人員原則上不得乘坐出租車，但下列情況除外：

?1) 出差目的地偏遠，沒有公共交通工具的;

?2) 攜有巨款或重要文件須確保安全的;

?3) 收、發(fā)貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的;

?4) 陪同重要客人外出的;

?5) 執(zhí)行特殊業(yè)務或夜間辦事不方便的

以上情況須請示部門主管同意后方可報銷。

4、出差人員應按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得饒行。出差期間經(jīng)領導批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽，其饒線多支付的費用均由個人自理，期間按事假考勤。遇有特殊情況的，如春運無法購票的，在請示主管領導同意后方可報銷。

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通訊費的報銷手續(xù)具體流程

除外出學習和駐廠人員外的出差人員，每天補助10元通訊費，特殊情況需經(jīng)主管領導批準。

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其它費用的報銷手續(xù)具體流程

1、在出差過程中因業(yè)務工作需要使用招待費應先征得分管領導同意，并經(jīng)安排領導核準并簽署意見后財務部方可審核報銷。

2、出差人員應保留完整車（船）票時間、車次、住宿發(fā)票作為計算費用的依據(jù)，對于公司代為訂票的，應保留復印件作為審核依據(jù)。

3、駕駛員外出按15元/百公里補助，行車途中的違章罰款一律不準報銷。

4、兩人以上出差人員，在請示主管領導允許后，可就隨行高一級人員標準執(zhí)行。

5、去往集團辦事處的人員，出差途中享受伙食補助費。抵達后食宿由辦事處承擔，不享受伙食及住宿包干，如因辦理業(yè)務路途較遠，而中途無法返回辦事處就餐，可享受伙食補助費，但需持有辦事處負責人的簽字確認證明。

6、外出參加會議，會議費用中包括食宿時不再享受食住費用，只享受市內交通費。會議費用中不含食宿時，按前述標準予以補助。

7、外出學習、駐廠人員，伙食補助每天16元，期間不享受市內交通費、住宿費包干，途中可享受交通、伙食補助費。

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非定額備用金制度下報銷備用金的會計處理

非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時重新辦理領借手續(xù)。

報銷時財務部門編制轉賬憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對于實際支出大于預借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經(jīng)辦人員墊付的款項。

例：大新公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金(行政科) 1600

      貸：庫存現(xiàn)金 1600

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1520

      庫存現(xiàn)金 80

      貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600

出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1780

      貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600

            庫存現(xiàn)金 180

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。

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