財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部同意。

財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

1.會計(jì)核算電子賬套應(yīng)設(shè)置自動備份功能，每天在服務(wù)器上進(jìn)行自動備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動硬盤。年度賬套應(yīng)刻制成光盤，以利于長期保存；

2.會計(jì)憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會計(jì)賬簿需在會計(jì)年度結(jié)束1個(gè)月內(nèi)打印完畢，裝訂成冊，整理歸檔；

單位以電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會計(jì)憑證。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告、管理性報(bào)表等會計(jì)核算資料的保管分紙質(zhì)和電子文檔兩種，紙質(zhì)部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；

4.納稅申報(bào)資料（包括紙質(zhì)申報(bào)表、納稅輔助說明資料及其他稅務(wù)局要求報(bào)送資料、統(tǒng)計(jì)局報(bào)送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結(jié)束3個(gè)月內(nèi)整理裝訂成冊，以便于長期保存；

5.發(fā)票應(yīng)將未開具發(fā)票及作廢發(fā)票全聯(lián)分別保管，作廢發(fā)票必須各聯(lián)齊全；

發(fā)票的存放和保管嚴(yán)格按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當(dāng)日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)；

需建立發(fā)票領(lǐng)用制度，設(shè)“發(fā)票領(lǐng)用登記本”，領(lǐng)取時(shí)要記載領(lǐng)用日期、發(fā)票號碼、開具項(xiàng)目、金額，并由領(lǐng)取人簽字。

收據(jù)保管參照發(fā)票保管的辦法執(zhí)行。

6.審計(jì)報(bào)告、稅審報(bào)告、評估報(bào)告、內(nèi)審報(bào)告等外部鑒證、咨詢資料，應(yīng)將紙質(zhì)部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應(yīng)取得電子版本，妥善存儲；

7.會計(jì)人員工作交接需編制會計(jì)移交清單，會計(jì)移交清單應(yīng)作為會計(jì)檔案的一部分，存檔保管；

8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。

9.同時(shí)滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：

（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；

（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案。

公司從外部接收的電子會計(jì)資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。

財(cái)務(wù)部向檔案管理部辦理會計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，辦理檔案移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

檔案管理部接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

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