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淺析電算化會計的內(nèi)部控制制度(一)

來源: 編輯: 2005/08/19 16:49:19  字體:

  隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛,隨之而來的如何發(fā)展我國的會計電算化的問題也越來越引起人們的關注。會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱,是電子計算機代替人工,實現(xiàn)報帳、記帳、算帳、查帳以及部分需由人工完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它的使用,使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來,節(jié)約了大量的人力、物力和時間,具有運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析準確等特點,核算手段和財務管理決策的現(xiàn)代化使收集、整理、傳輸、反饋的會計信息更準確、更及時,提高了會計分析決策能力,為管理者提供所需的會計信息,更好地實現(xiàn)其參與管理、決策的職能。

  我國進入90年代以來,隨著計算機技術的迅猛發(fā)展,會計電算化已有十余年的歷史,會計電算化由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算,進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段,會計電算化進一步向深層次發(fā)展,這些變革給企業(yè)帶來巨大效益的同時,也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來更嚴峻的考驗。財政部頒布了《內(nèi)部會計規(guī)范-基本規(guī)范(試行)》,文中指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施?!?/P>

  為適應我國加入WTO后經(jīng)濟發(fā)展的需要,企業(yè)應深入地推行會計電算化。隨著電子信息技術的普及,實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業(yè)財產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益,為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

  [關鍵字] 會計電算化的內(nèi)部控制

  一、電算化會計特征:

  1、信息系統(tǒng)的特征。所謂信息系統(tǒng)就是指從數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統(tǒng)是指對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統(tǒng)。該信息系統(tǒng)可分為三個不同層次結構,分別為不同管理層服務。會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結構(ADPS)為操作層服務;會計管理信息系統(tǒng)結構(AMIS)為中層管理服務:會計決策支持系統(tǒng)結構(ADSS)為高層服務。同時,會計管理信息系統(tǒng)又是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。

  2、數(shù)據(jù)集中存放和管理的特征“電算化會計”改變傳統(tǒng)會計數(shù)據(jù)重復記錄分散存放而帶來的弊端,采用先進的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術,實現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放,既保證了數(shù)據(jù)的可靠性,又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

  3、人機交互作用的特征。“電算化會計”可理解為一個由人、計算機、數(shù)據(jù)及程序組成的系統(tǒng)。因為它不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能,所以,它離不開人的交互作用,尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此,電算化會計系統(tǒng)不應該是一個“儍瓜型”的仿真系統(tǒng),而應該是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)。

  “電算化會計”是會計學進入信息時代的發(fā)展,它是會計學、電腦與信息技術、企業(yè)管理及經(jīng)濟計量學等學科相互交叉結合后產(chǎn)生的綜合性學科。從某種意義上說,“電算化會計”是為了滿足現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,應用現(xiàn)代科技與方法對傳統(tǒng)會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化社會要求的新型應用型學科。

  二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

  (一)系統(tǒng)開發(fā)控制

  系統(tǒng)開發(fā)控制的作用是保證每個系統(tǒng)在正式投入運行之前,每個新程序或修改后的程序在正式進入系統(tǒng)之前,都經(jīng)過合法的申請、測試、審批手續(xù),防止非法系統(tǒng)投入運行或非法程序進入系統(tǒng)。計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作,開發(fā)過程中的系統(tǒng)分折、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的應具備以下幾方面。

  1、授權和領導認可

  計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額比較大,對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠,因此必須得到授權和領導認可。

  2、符合標準和規(guī)范

  不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必須遵循財政部或各省財政廳制訂的標準和規(guī)范。包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程團、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。目前我國已經(jīng)頒布的有關國家標準和規(guī)范主要有財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善,有利于對系統(tǒng)的維護和進一步的發(fā)展、更新。

  3、人員培訓

  自行開發(fā)軟件在開發(fā)階段對使用計算機會計系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關人員進行培訓,包括系統(tǒng)的操作培訓,系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度,計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

  4、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換

  原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)被新的計算機會計系統(tǒng)替換,必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,應當采取有效的控制手段,作好各項轉(zhuǎn)換的準備工作,如舊系統(tǒng)的結帳、數(shù)據(jù)庫備份,人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導入等。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,需要新舊系統(tǒng)并行一般不少于三個月的時間,以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。

  5、程序修改控制

  會計軟件的修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告,經(jīng)批準后才能實施修改,計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

  (二)會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制

  目前,企業(yè)在會計電算化進程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差,這也正是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。會計電算化中數(shù)據(jù)的安全受到的威脅主要有:不可控制的自然災害;非預期的、不正常的程序結束操作造成的故障;存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)(如磁盤)部分或全部遭到破壞;用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴充和遷移各種數(shù)據(jù)、索引、模式、子模式和程序等,從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露;使用、維護人員的錯誤或疏忽;利用計算機舞弊和犯罪;計算機病毒侵入等。會計信息系統(tǒng)的安全控制,是指采用各種方法保護數(shù)據(jù)和計算機程序,以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞,主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡安全控制和病毒的防范與控制等。

  1、實體安全控制。

  實體安全涉及到計算機主機房的環(huán)境和各種技術安全要求、光和磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存貯體的存放和保護。是一種預防性控制。計算機機房應該符合技術要求和安全要求,應充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術條件;機房應配有空調(diào)和消防設置等;對用于數(shù)據(jù)備份的磁盤、光盤等存貯介質(zhì)應注意防潮、防塵和防磁,對每天的業(yè)務數(shù)據(jù)雙備份,建立目錄清單異地存放,長期保存的磁介質(zhì)存貯媒體應定期轉(zhuǎn)貯。

  2、硬件安全控制。

  計算機會計信息系統(tǒng)的可靠運行主要依賴于硬件設備,因此硬件設備的質(zhì)量必須有充分保證。為以防萬一,關鍵性的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份。此外,機房內(nèi)用于動力、照明的供電線路應與計算機系統(tǒng)的供電線路分開,配置UPS(不間斷電源)、防輻射和防電磁波干擾等設備。

  3、軟件安全控制。

  第一、分析研究各應用軟件的兼容性、統(tǒng)一性,使各業(yè)務系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng),各種業(yè)務之間能相互銜接,相關數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗,數(shù)據(jù)備份應統(tǒng)一完成。第二、系統(tǒng)軟件應盡量減少人機對話窗口,必要的窗口如憑證輸入窗口應力求界面友好,防錯能力強,做到非正確輸入不接受。第三、增強系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護和自動跟蹤能力,對一切非正常操作可以記錄。

  4、網(wǎng)絡安全控制。

  網(wǎng)絡對會計信息系統(tǒng)的安全性提出了比單機系統(tǒng)更高的要求,需加強以下幾個方面的控制。①用戶權限設置:從業(yè)務范圍出發(fā),將整個網(wǎng)絡系統(tǒng)分級管理,設置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位,層層負責,對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權限進行嚴格限制,把各項業(yè)務的授權、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不問崗位的用戶,并賦予不同的操作權限,拒絕其他用戶的訪問。②密碼設置:每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統(tǒng),對密碼進行分組管理,避免使用易破譯的密碼。對存儲在網(wǎng)絡上的重要數(shù)據(jù)進行有效加密。在網(wǎng)絡中傳播數(shù)據(jù)前對相關數(shù)據(jù)進行加密,接收到數(shù)據(jù)后再進行相應的解密處理,并定期更新加密密碼。

  5、病毒的防范和控制。

  防范病毒最為有效的措施是加強安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,具體包括:軟件、軟盤及計算機系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用,專機專用。絕對禁止在工作機上玩游戲,建立軟盤管理制度,防止亂拷貝軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件;定期檢測并清除計算機病毒,采用網(wǎng)絡防火墻技術。

  (三)會計電算化信息系統(tǒng)的人員職能控制

  通過計算機舞弊的犯罪分子大多是企業(yè)的程序員兼計算機操作員。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當分工,明確規(guī)定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預。會計電算化工作崗位包括基本工作崗位和電算化會計崗位,前者有會計主管、出納,后者有系統(tǒng)主管、軟件操作、審核記帳、系統(tǒng)維護、審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)等。企業(yè)應將系統(tǒng)分析、程序設計、計算機操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務予以分離,系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。
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