芻議會計電算化與內部控制

來源: 曹穎劉太英張紅宇編輯： 2006/12/14 10:55:05　　字體：大小

　　計算機技術在會計領域的廣泛應用，給會計信息處理方式帶來了深刻的變化，使其更為及時、準確和高效。但由于各種因素的影響，財務數據的安全性和準確性有可能會受到很大的威脅。為此，研究內部控制工作中存在的問題及解決對策，加強會計電算化的內部控制工作，是保證會計電算化系統(tǒng)的安全、正常運行的必要工作。

　　一、系統(tǒng)開發(fā)的內部控制

　　系統(tǒng)開發(fā)能否成功，計算機技術的運用是否得當，開發(fā)出的系統(tǒng)是否具有一定的可擴展性，是否能夠適應在企業(yè)未來發(fā)展的需要，以及開發(fā)過程是否會引入一些錯誤的、甚至是具有舞弊動機的程序等，是會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用過程中所面臨的主要問題。要防止這類問題發(fā)生，就必須在會計電算化系統(tǒng)開發(fā)時建立一套嚴格的控制機制：

　　1、應訂立一個全面、完整的開發(fā)計劃，其內容主要包括目標、系統(tǒng)的整體結構、開發(fā)方面的組織結構和管理體制以及人員培訓與配置等。

　　2、系統(tǒng)在正式投入運行之前，應經過充分的測試，辦理合法的審批手續(xù)。同時，在系統(tǒng)開發(fā)、測試和審批的過程中還應保留完整的文檔資料。

　　二、數據輸入、輸出的內部控制

　　計算機處理結果的準確性和可靠性的基礎是輸入數據的正確、完整和合法性。但在數據輸入過程中，經常可能出現這樣一些問題：其一，送交計算機處理的數據不真實、不完整；其二，在將待處理數據變?yōu)闄C器可讀形式的轉換過程中發(fā)生錯誤、重復、遺漏或非法變動等；其三，錯誤的原始數據未作及時更正，或雖已更正但并未重新輸入。為了防止上述錯誤的發(fā)生，往往需要對應用系統(tǒng)采取適當的輸入控制?？刂品绞郊瓤衫靡唤M數據的勾稽關系進行校正，又可利用校驗碼檢錯，還可利用雙重輸入，比較兩次輸入內容的差異，也可采用復核鑒定法，記賬憑證輸入和審核分別由兩名操作員完成。不能直接進入數據庫或文件調整、修改數據，只能利用系統(tǒng)提供的修改功能。另一方面，在數據輸出環(huán)節(jié)可能出現的錯誤主要有：一是送給用戶的輸出資料不正確或不完整；二是報表送給無權授受單位或個人。為了防止上述輸出錯誤的發(fā)生，輸出時應盡量按照用戶的要求設計統(tǒng)一的輸出格式、輸出方式及內容，以檢查其正確性、完整性和合理性；此外，對輸出數據要留有審計線索，打印日期由計算機時鐘決定，通信線路傳送數據要加密，輸出內容要經有關人員復核蓋章，以保證輸出數據的完整和正確。

　　三、數據存貯的內部控制

　　會計電算化系統(tǒng)中的會計信息缺乏證據能力及安全性能，為了防止上述問題的出現，可通過以下措施加以控制：

　　1、接觸控制。為了防止各種存貯磁性介質遭到破壞，必須實行接觸控制，即把對數據存儲介質的接觸僅限定于有關的會計電算化工作人員。

　　2、環(huán)境控制。由于會計電算化系統(tǒng)中的各種存貯介質受環(huán)境因素的影響很大，因而須將其保存在能防高溫、防潮、防霉和抗強磁場干擾等環(huán)境中。

　　3、后備控制。為在系統(tǒng)遭到破壞后能夠迅速恢復，應盡量將有關數據文件等以“祖-父-子”的形式保存在安全的地方；配備一定的備用設備，如備用電源等。

　　四、軟硬件系統(tǒng)使用的內部控制

　　在實際工作中，經常出現數據和文件遭病毒破壞甚至硬件或軟件系統(tǒng)癱瘓等情況。針對上述問題，會計電算化系統(tǒng)應采取的內部控制應做到以下幾點：

　　1、系統(tǒng)開發(fā)中對各類資源的合理配置和安排。其目的在于避免各類軟件之間的沖突，也可減少不必要的重復和浪費。

　　2、應定期維護與檢測系統(tǒng)，以防系統(tǒng)中的控制機制被篡改。

　　3、規(guī)范上機操作，建立一套健全的環(huán)境安全控制制度。

　　五、網絡系統(tǒng)的內部控制

　　隨著社會進入網絡時代，網絡在會計工作中滲透著不可忽視的作用，因此也存在著許多隱患，如：多臺工作站同時記賬，大量不同的會計業(yè)務勾聯(lián)在一起等造成會計核算的混亂。為控制上述問題，可在網絡中采用以下控制措施：