建立審計(jì)資料庫是實(shí)現(xiàn)審計(jì)辦公自動(dòng)化的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)條件下，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理、收集審計(jì)資料，形成審計(jì)資料庫，能夠有力地推動(dòng)審計(jì)工作發(fā)展。

　　建立審計(jì)資料庫需要收集的審計(jì)資料，從來源上可分為兩類：辦公軟件生成的計(jì)算機(jī)文件和紙質(zhì)文件經(jīng)掃描形成的計(jì)算機(jī)文件。無論是利用辦公軟件生成計(jì)算機(jī)文件還是經(jīng)掃描形成計(jì)算機(jī)文件，對這些文件的加工過程，都屬于紙質(zhì)文件數(shù)字化范疇。

　　紙質(zhì)文件數(shù)字化，就是將以文字為形式、以紙為載體的被審計(jì)單位的審計(jì)檔案及審計(jì)工作中形成的各種審計(jì)文稿，轉(zhuǎn)換成以數(shù)字為形式，以磁盤、磁帶、光盤等為載體的計(jì)算機(jī)文件，進(jìn)而予以保存，并滿足查詢、檢索等方面的需要。

　　紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化所需的硬件、軟件及人力資源的有機(jī)結(jié)合。

　　審計(jì)署旅游僑務(wù)審計(jì)局在審計(jì)實(shí)踐中自行設(shè)計(jì)、開發(fā)了“審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，取得了初步成果。筆者總結(jié)該單位的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化工作的內(nèi)在規(guī)律性要求，談?wù)劷ㄔO(shè)審計(jì)資料庫過程中，設(shè)計(jì)紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮的幾個(gè)基本方面。

　　一、紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

　　為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化過程，紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾方面的功能：

　　一是轉(zhuǎn)化功能。通過該功能，數(shù)字化系統(tǒng)將以紙為載體、以文字為信號的紙質(zhì)審計(jì)文件轉(zhuǎn)化成以磁盤、光盤等為載體，以數(shù)字為信號的計(jì)算機(jī)文件。該功能的實(shí)現(xiàn)可以借助于計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)字相機(jī)等設(shè)備及設(shè)備驅(qū)動(dòng)軟件來實(shí)現(xiàn)。

　　二是處理功能。通過該功能，數(shù)字化系統(tǒng)將計(jì)算機(jī)文件進(jìn)行適當(dāng)處理、轉(zhuǎn)化，建立可以自由檢索使用的數(shù)據(jù)庫。

　　三是檢索功能。通過該功能，檢索者能夠自由地檢索已經(jīng)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)文件的審計(jì)文件。

　　實(shí)現(xiàn)處理功能和檢索功能需要靈活組合運(yùn)用多種數(shù)據(jù)庫軟件、編程軟件、辦公軟件來完成，所需要的操作比較復(fù)雜、耗時(shí)，實(shí)現(xiàn)起來難度與阻力都比較大。

　　四是數(shù)據(jù)存貯功能。通過該功能，將轉(zhuǎn)化而成的計(jì)算機(jī)文件臨時(shí)或長期存貯，以便由數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)一步處理和輸出。

　　通過紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化功能結(jié)構(gòu)的分析不難看出，紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化過程的難點(diǎn)和重點(diǎn)就在于設(shè)計(jì)、開發(fā)出能夠高效完成處理功能和檢索功能的專用軟件。

　　二、開發(fā)具有計(jì)算機(jī)文件處理功能和檢索功能的專用軟件

　　利用掃描儀掃描后形成的計(jì)算機(jī)文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點(diǎn)：紙質(zhì)審計(jì)文件經(jīng)掃描形成計(jì)算機(jī)文件后，每一頁形成一個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)圖像文件，比如，假設(shè)江西甲鋼廠1999年的審計(jì)檔案共200頁，掃描后就將形成200個(gè)計(jì)算機(jī)圖像文件；掃描形成的計(jì)算機(jī)文件的名稱一般包含特定的系列號碼，如上例中掃描形成的計(jì)算機(jī)文件的名稱可能是：“江西甲鋼廠1999－001”、“江西甲鋼廠1999－002”……“江西甲鋼廠1999－200”；在每一個(gè)圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內(nèi)容，但這些內(nèi)容對計(jì)算機(jī)而言都是圖像元素的集合，計(jì)算機(jī)不能識別其中的文字，因此，我們也就不能利用計(jì)算機(jī)直接對文件的文字內(nèi)容進(jìn)行編輯、檢索、輸出等工作。

　　基于計(jì)算機(jī)圖像文件的上述特點(diǎn)，就需要在掃描形成的計(jì)算機(jī)文件和能滿足自由編輯、檢索要求的計(jì)算機(jī)文件之間“架一座架”，從而順利實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化。這座橋就是能夠滿足計(jì)算機(jī)圖像文件處理需要的文件處理功能。

　　旅游僑務(wù)審計(jì)局通過設(shè)計(jì)開發(fā)具有索引功能、關(guān)鍵詞功能和檢索功能的“審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，架起了圖形文件與可自由檢索顯示文件之間的橋梁，初步實(shí)現(xiàn)了對圖像文件的有效處理。該軟件將計(jì)算機(jī)圖像文件的處理功能分解為索引功能和關(guān)鍵詞功能。通過該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計(jì)算機(jī)文件索引，標(biāo)注出它們所屬的紙質(zhì)審計(jì)文件及其在紙質(zhì)審計(jì)文件中的頁碼位置，從而將零散的計(jì)算機(jī)文件組織起來。該軟件的關(guān)鍵詞功能，可以給已完成索引的每一個(gè)計(jì)算機(jī)文件配置關(guān)鍵詞，所配置的關(guān)鍵詞是根據(jù)計(jì)算機(jī)圖像文件的內(nèi)容，預(yù)先設(shè)想檢索者可能的檢索要求而設(shè)定的。通過該軟件的檢索功能，檢索人員只要輸入其所需文件應(yīng)含有的關(guān)鍵詞，數(shù)字化系統(tǒng)就會將含有該關(guān)鍵詞的計(jì)算機(jī)文件按照紙質(zhì)審計(jì)文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關(guān)鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，前一功能實(shí)現(xiàn)的質(zhì)量直接影響后一功能的實(shí)現(xiàn)。

　　三、人力資源的配置

　　紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)中各個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)都是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件及人力資源的有機(jī)結(jié)合為條件的，都離不開合理的人員配置。

　　第一，紙質(zhì)審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作，需要具備計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的人員與具備審計(jì)專業(yè)技能的人員密切結(jié)合，在現(xiàn)有計(jì)算機(jī)硬件與軟件技術(shù)的支持下，使系統(tǒng)最有效率地服務(wù)于審計(jì)工作需要。第二，必須配備硬件設(shè)備的安裝與維護(hù)人員，使硬件設(shè)備始終處于最好的工作狀態(tài)。第三，要安排軟件的開發(fā)與維護(hù)人員，這樣才可以最大限度地發(fā)掘與利用通用計(jì)算機(jī)軟件的功能，最有效地更新與調(diào)整專用軟件的功能，滿足審計(jì)工作需要。第四，要安排審計(jì)文件數(shù)字化系統(tǒng)的操作人員。計(jì)算機(jī)軟件與硬件的應(yīng)用，其目的就是最大限度地提高工作效率，旅游僑務(wù)審計(jì)局的實(shí)踐表明，為實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞功能，需要操作人員根據(jù)未來檢索者的需要為每一個(gè)計(jì)算機(jī)圖像文件配置關(guān)鍵詞，而一些計(jì)算機(jī)文件所需要的關(guān)鍵詞可能較多，這就需要操作人員進(jìn)行大量創(chuàng)造性勞動(dòng)，為檢索者提供準(zhǔn)確、充分的關(guān)鍵詞，滿足檢索需要。