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企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計原則

來源: 編輯: 2004/08/18 09:15:01  字體:
  設(shè)計企業(yè)內(nèi)部控制最基本的原則就是實事求是,“因企制宜”,靈活兼顧。此外,下述一些基本原則也是密不可分的。

  1、相互牽制原則。一項完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù),如果是經(jīng)過兩個以上的有相互制約環(huán)節(jié)對其進行監(jiān)督和核查,其發(fā)生錯弊現(xiàn)象的的幾率就很低。就具體的內(nèi)部控制措施來說,相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個方面的制約關(guān)系。從橫向關(guān)系來講,完成某個環(huán)節(jié)的工作需有來自彼此獨立的兩個部門或人員協(xié)調(diào)運作、相互監(jiān)督、相互制約、相互證明;從縱向關(guān)系來講,完成某個工作需經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié),以使下級受上級監(jiān)督,上級受下級牽制。例如,在材料采購控制系統(tǒng)中,采購部門只有憑領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購單或合同(縱向牽制)進行采購,而采購的材料必需經(jīng)過驗收(橫向牽制)后,才能辦理有關(guān)手續(xù)。因而只有經(jīng)過橫向關(guān)系和縱向關(guān)系的核查和制約,以使發(fā)生的錯弊減少到較低程度,或者即使發(fā)生問題,也易盡早發(fā)現(xiàn),便于及時糾正。

  2、成本效益原則。企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)濟效益,如果單純從控制的角度來考慮,參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多,控制措施越嚴密復(fù)雜,控制的效果就越好,其發(fā)生的錯弊現(xiàn)象就越少,但因控制活動造成的控制成本就越高。因此,在設(shè)計內(nèi)部控制時,一定要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比,一般來講,只要對那些在業(yè)務(wù)處理過程中發(fā)揮作用大、影響范圍廣的關(guān)鍵控制點進行嚴格控制。對那些只在局部發(fā)揮作用、影響特定范圍的一般控制點,其設(shè)立只要能起到監(jiān)控作用即可,而不必花費大量的人力、物力進行控制。防止由于一般控制點設(shè)立過多、手續(xù)操作繁雜,造成企業(yè)經(jīng)營管理活動不能正常、迅捷地運轉(zhuǎn)。因此,控制點設(shè)定的數(shù)量需根據(jù)實際情況,科學設(shè)立、易于操作,千萬不要因不必要控制點的設(shè)立,造成投入產(chǎn)出的得不償失,力爭以最小的控制成本獲取最大的經(jīng)濟效果。

  3、崗位責任原則。內(nèi)部控制的設(shè)立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系的,企業(yè)按照其推行的管理模式設(shè)立工作崗位,并賦予其責、權(quán)、利,規(guī)定相應(yīng)的操作規(guī)程和處理程序。責任和權(quán)力是崗位責任原則中的關(guān)鍵因素,有什么樣的崗位責任,就要賦予此崗位完成任務(wù)所必須的權(quán)力,切忌出現(xiàn)崗位責任不明確、權(quán)力不清楚的現(xiàn)象。崗位責任主要解決的是不相容職務(wù)的分離,在設(shè)置崗位時必須考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離、執(zhí)行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等,通過不相容職責的劃分,各部門和人員之間相互審查、核對和制衡,避免一個人控制一項交易的各個環(huán)節(jié),以防止員工的舞弊行為。另外,必須注意讓員工理解其各自的控制責任,一方面要讓員工懂得如何完成自己的工作,即操作規(guī)程和處理程序;另一方面要讓員工明白嚴格按照規(guī)章制度履行職責的重要性。

  4、協(xié)調(diào)配合原則。協(xié)調(diào)配合原則要求各部門之間、人員之間應(yīng)相互配合、協(xié)調(diào)同步、緊密銜接,避免只管相互牽制而不顧辦事效率的做法,導(dǎo)致不必要的扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象。為此,必須做到既相互牽制,又相互協(xié)調(diào),保證經(jīng)營管理活動連續(xù)、有效地進行。

  在內(nèi)部控制中相互牽制是基礎(chǔ),協(xié)調(diào)配合是升華,因而,協(xié)調(diào)配合對人員素質(zhì)的要求是很高的,內(nèi)部控制是由人建立的,也要由人來行使,如果企業(yè)行使控制監(jiān)督職能的人員在思想道德上、心理素質(zhì)上、技能上和行為方式上未能達到實施內(nèi)部控制的基本要求,對內(nèi)部控制的程序和要求含混不清,連最基本的崗位責任也不能執(zhí)行到位,那么,再談協(xié)調(diào)配合顯然已不能勝任。

  5、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)原則。按照系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)原則的要求,各項控制點應(yīng)在企業(yè)管理模式的控制之下,設(shè)立要齊全且點點相連、環(huán)環(huán)相扣、不能脫節(jié)。各個控制點的設(shè)立必須考慮到控制環(huán)境、控制活動對它的影響。控制環(huán)境和控制活動構(gòu)成了企業(yè)的氛圍,它主要包括員工的誠實性和道德觀、崗位匹配能力、組織結(jié)構(gòu)、管理模式和經(jīng)營風格以及人力資源管理政策等,無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,其對內(nèi)部控制的實施都會帶來極大的負面影響,因而,建立必要的風險評估、信息溝通和監(jiān)督機制,隨時適應(yīng)新情況,適時調(diào)整不適合的控制點,以保證整個網(wǎng)絡(luò)下的控制點連成一片,協(xié)調(diào)順暢地發(fā)揮作用。

  綜上所述,企業(yè)的內(nèi)部控制從設(shè)計的角度來看,應(yīng)能達到一個基本目標,即在保證企業(yè)經(jīng)濟效益最大化的前提下,保證企業(yè)順暢運轉(zhuǎn)而又不失控制,同時,要能對非常規(guī)業(yè)務(wù)進行有效的反應(yīng),通過對內(nèi)部控制的檢測和評價,保證企業(yè)內(nèi)部控制能進行有效的自我調(diào)節(jié)。

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