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【摘要】隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用,會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中的新問題不斷的出現(xiàn),對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊,使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢(shì)了,由于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的特殊性, 建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。通過分析,筆者從內(nèi)控基本規(guī)范、職能控制、安全控制、內(nèi)部審計(jì)幾個(gè)方面進(jìn)行了簡(jiǎn)單論述。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制
會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱基于它本身的特點(diǎn),與手工會(huì)計(jì)相比,具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用,可以節(jié)約會(huì)計(jì)人員的大量人力、物力和時(shí)間。控制與會(huì)計(jì)是不可分割的。內(nèi)部控制是單位在會(huì)計(jì)工作中為維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財(cái)產(chǎn)完整性而制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、組織措施管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對(duì)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.控制對(duì)象發(fā)生改變
電算化條件下, 內(nèi)部控制的控制對(duì)象由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)的控制。在一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí), 有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī), 并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄, 原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分取消, 原來在核算過程中所需要履行的程序, 有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成。
2.控制方式發(fā)生改變
會(huì)計(jì)電算化條件下, 內(nèi)部控制的控制方式發(fā)生改變, 由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中, 內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大變化, 會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了很大變化。因此,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人機(jī)控制并重。
3.安全控制的難度加大
電算化條件下, 安全控制的難度加大。首先,原始憑證數(shù)字化使數(shù)據(jù)容易涂改。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使得各種數(shù)據(jù)高度集中, 存儲(chǔ)方式是信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在介質(zhì)上。因此, 在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)的非法修改可做到不留痕跡, 這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的原件。其次, 難免受非法侵?jǐn)_。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境, 在這個(gè)環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的, 除非它們?cè)谖锢砩蠑嚅_連接。因此, 網(wǎng)絡(luò)下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)難免遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。
二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的問題
1.系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和使用不當(dāng)
首先,目前,在我國許多電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是用戶單位的財(cái)務(wù)人員和協(xié)作單位的計(jì)算機(jī)人員合作開發(fā)的,這就存在著開發(fā)和使用脫節(jié)的問題,使得設(shè)計(jì)出來的系統(tǒng)存在許多問題,不能反映企業(yè)的實(shí)際情況。其次,隨著電算化水平的提高和系統(tǒng)功能的強(qiáng)大,對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)水平和操作能力的要求越來越高,在崗的財(cái)務(wù)人員雖然經(jīng)過一系列計(jì)算機(jī)和電算化的培訓(xùn),但與實(shí)際操作水平還有一定差距,這在一定程度也限制了ERP的推廣與應(yīng)用。
2.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性風(fēng)險(xiǎn)
安全性風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種情況:統(tǒng)密碼被非法竊取和盜用,會(huì)計(jì)人員甚至有的外部人員未經(jīng)授權(quán)瀏覽、修改甚至破壞會(huì)計(jì)資料,舞弊的手段更加隱蔽;由于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)存在物理性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因?qū)?dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失,導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理的不準(zhǔn)確;存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶等,經(jīng)過修改、擦除和拷貝均不留痕跡同時(shí)這些磁性物質(zhì)容易損壞,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失。
3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使得內(nèi)部稽核和審計(jì)的難度加大
如果要對(duì)公司的信息系統(tǒng)進(jìn)行審核,則必須考慮以下事項(xiàng):是否使公司機(jī)密內(nèi)部資料暴露和泄密,傷害公司的競(jìng)爭(zhēng)能力,使公司蒙受不必要的損失;對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行審核,審核人員不僅要精通會(huì)計(jì)知識(shí)還需要對(duì)所要審核會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)比較了解和具備處理復(fù)雜電腦數(shù)據(jù)的能力,為此進(jìn)行的培訓(xùn)大幅增加了審核所需的時(shí)間和成本。
三、加強(qiáng)電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制的目的是保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)和完整,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,防止違法和舞弊行為,保護(hù)單位各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)、物資安全完整,防止財(cái)產(chǎn)流失,避免和降低各種風(fēng)險(xiǎn)從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。強(qiáng)化電算化內(nèi)部控制,尤為重要。
1.加強(qiáng)制度宣傳,培養(yǎng)職業(yè)道德素質(zhì)
制度重要性的宣傳力度,提高員工尤其是管理人員的認(rèn)識(shí),注重會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。通過法律做引導(dǎo), 督促企業(yè)健全內(nèi)部控制制度,提高管理水平,當(dāng)前應(yīng)加強(qiáng)《會(huì)計(jì)法》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》等法律法規(guī)的宣傳力度,提高全社會(huì)、各業(yè)尤其是管理當(dāng)局對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度重要性的認(rèn)識(shí)。注重會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)尤為重要。職業(yè)道德教育還要和崗位責(zé)任制考核結(jié)合起來, 定期考評(píng),將評(píng)估結(jié)果存入技術(shù)檔案,作為晉升專業(yè)職務(wù)條件之一,以使會(huì)計(jì)人員自覺用職業(yè)道德約束自己。
2.建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度
由于計(jì)算機(jī)具有的特點(diǎn), 制定完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類會(huì)計(jì)資料的存儲(chǔ)。要保管好存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的介質(zhì)。所有會(huì)計(jì)資料必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽字才能存檔; 建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度。部審計(jì)是保障內(nèi)部控制的重要手段。這就要求企業(yè)內(nèi)部必須建立一個(gè)不依附任何職能部門的,相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),受公司最高層直接領(lǐng)導(dǎo),獨(dú)立行使審計(jì)監(jiān)督權(quán)。通過內(nèi)部審計(jì),更清楚了解內(nèi)部控制措施是否夠保證為單位提供真實(shí)可行的財(cái)務(wù)信息。
3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患,企業(yè)應(yīng)防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各項(xiàng)資源,以保證各項(xiàng)資源的正確性。可制定內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦;設(shè)置操作權(quán)限,根據(jù)工作的需要應(yīng)對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)人員的操作進(jìn)行權(quán)限控制;設(shè)置接觸與操作的日志控制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo),包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等,并針對(duì)公司的特定狀況,制定出加強(qiáng)內(nèi)部控制的辦法。
4.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)
在會(huì)計(jì)電算化中,由于是人機(jī)對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為,內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確, 是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度,憑證附件是否規(guī)范完整;審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查, 防止存在漏洞。
綜上所述,隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步,信息技術(shù)高度發(fā)展,全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程加速,企業(yè)應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,這樣才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。任何工作都要與時(shí)俱進(jìn),會(huì)計(jì)電算化作為一種比較先進(jìn)的會(huì)計(jì)事物工作模式,同樣需要與時(shí)俱時(shí),在實(shí)踐中不斷改進(jìn)完善,更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
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