1 電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

　　眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：

　?。?）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

　　（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

　?。?）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤，即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

　?。?）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

　?。?）實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。

　　2 當(dāng)前企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

　　2.1 會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)不完善

　　有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

　　2.2 網(wǎng)絡(luò)的安全隱患

　　首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。

　　2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

　　檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會(huì)計(jì)檔案管理自動(dòng)化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，電子檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料備份到外存儲(chǔ)器中保存，或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會(huì)計(jì)資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

　　3 會(huì)計(jì)檔案管理解決措施

　?。?）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下3個(gè)方面：①訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。③各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

　?。?）確保會(huì)計(jì)檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護(hù)措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“ＡＢ備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。④對(duì)保存有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

　?。?）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人：①必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；②會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。

　　（4）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。

　　（5）加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

　　總之，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案信息優(yōu)勢，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。