注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過(guò)程中常常要進(jìn)行大量的計(jì)算、分析，要從雜亂繁多的數(shù)據(jù)中得出有用的信息，在一些會(huì)計(jì)師事務(wù)所目前尚未運(yùn)用計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件審計(jì)的情況下，僅靠手工操作既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò)。而微軟電子表格系統(tǒng)Excel以其卓越的計(jì)算功能，簡(jiǎn)單快捷的操作能在審計(jì)工作中發(fā)揮事半功倍的效果。筆者結(jié)合工作實(shí)際，淺談Excel在實(shí)際業(yè)務(wù)中的幾點(diǎn)運(yùn)用。
　　
　　一、Excel在分析性測(cè)試、復(fù)核中的運(yùn)用
　　
　　注冊(cè)會(huì)計(jì)師在分析審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)確定重點(diǎn)審計(jì)領(lǐng)域、重要性水平和重大異常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，常常要對(duì)被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析性測(cè)試和復(fù)核。在執(zhí)行具體審計(jì)程序時(shí)，也常常要對(duì)本期數(shù)和上期數(shù)、本期各月數(shù)發(fā)生額(或余額)進(jìn)行對(duì)比分析，以查明有無(wú)重大變化和異常情況。如果用手工操作，不但計(jì)算量大且易出錯(cuò)，而使用Excel則方便快捷不易出錯(cuò)。如表1所示，用Excel編制出的甲公司某年度銷售收入和銷售成本對(duì)比分析表。假設(shè)用A-J代表列數(shù)，用a－m代表行數(shù)，本年數(shù)和上年數(shù)從被審計(jì)單位明細(xì)賬中取得，那么先在Ca單元格中輸入公式“＝Ba／Aa”，然后將光標(biāo)移到Ca單元格的右下角，當(dāng)出現(xiàn)“＋”形狀時(shí)按下鼠標(biāo)的左鍵，向下拖到Cm單元格時(shí)松開(kāi)，則上年各月的銷售成本率計(jì)算結(jié)果就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在各單元格中；同理可計(jì)算出本年各月的銷售成本率。再在Ga單元格中輸入公式“＝Da－Aa”，用同樣的方法既可求出本年與上年的變動(dòng)額。至于1-12月份合計(jì)數(shù)可用工具跳上的自動(dòng)求和按鈕“∑”求出。這樣做可大大減輕工作量。同時(shí)根據(jù)計(jì)算結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，被審計(jì)單位在本年與上年的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和營(yíng)銷策略未發(fā)生重大變化的情況下，本年的銷售收入?yún)s比上年有較大增加，而12月份表現(xiàn)最為異常，因此將12月份的銷售收入作為重點(diǎn)審計(jì)領(lǐng)域。
　　
　　二、Excel在審計(jì)往來(lái)賬款賬齡時(shí)的運(yùn)用
　　
　　往來(lái)賬款(應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款等)的賬齡審計(jì)，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)審計(jì)工作，企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)的明細(xì)賬戶動(dòng)輒成百上千，賬齡審計(jì)頗為繁瑣。而利用Excel進(jìn)行往來(lái)賬款賬齡審計(jì)卻非常簡(jiǎn)單方便。利用Excel進(jìn)行賬齡審計(jì)，需要企業(yè)提供往來(lái)款項(xiàng)、分客戶明細(xì)賬戶編制的“年初數(shù)、本年累計(jì)借方發(fā)生額、本年累計(jì)貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料。目前越來(lái)越多的企業(yè)采用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行核算，該資料可以利用會(huì)計(jì)軟件提供的“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能導(dǎo)出為Excel格式獲得。將獲取資料置于一個(gè)Excel工作簿內(nèi)。運(yùn)用Excel的數(shù)據(jù)排序功能將年末余額為負(fù)數(shù)的數(shù)據(jù)(需要報(bào)表重分類)剔除后，就可以在A、B、C、D單元格中設(shè)定函數(shù)公式。一是賬齡1年以內(nèi)的函數(shù)為：A＝IF(本年貸方發(fā)生額＞＝年初余額，年末余額，本年借方發(fā)生額)。二是接著利用Excel的數(shù)據(jù)排序功能，篩選出(年末余額一賬齡1年以內(nèi)金額)＞0的明細(xì)賬戶，獲取其上年“年初數(shù)、本年累計(jì)借方發(fā)生額、本年累計(jì)貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料。在上表“單位名稱”列左側(cè)增加列，用以添加上年數(shù)據(jù)。賬齡1～2年的函數(shù)為：B＝IF(本年貸方發(fā)生額十上年貸方發(fā)生額)＞：上年度年初余額，年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A，上年度借方發(fā)生額)。三是篩選出(年末余額一賬齡)1年以內(nèi)金額一賬齡1～2年的金額)＞0的明細(xì)賬戶，獲取其更前一個(gè)年度的數(shù)據(jù)。賬齡2～3年的函數(shù)為：C=IF((本年貸方發(fā)生額＋上年貸方發(fā)生額＋更上一年的貸方發(fā)生額)＞＝更上一個(gè)年度年初余額，年末余額—賬齡1年以內(nèi)的金額A-賬齡1-2年的金額B，更上一個(gè)年度的借方發(fā)生額)。四是賬齡3年以上的函數(shù)為：n：年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A——賬齡1-2年的金額B——賬齡2--3年的金額C。輸入完畢后，模板將自動(dòng)計(jì)算年末賬齡，方便準(zhǔn)確。
　　
　　三、Excel在審計(jì)固定資產(chǎn)折舊時(shí)的運(yùn)用
　　
　　Excel為注冊(cè)會(huì)計(jì)師提供了年數(shù)總和法(SYD)、雙倍余額遞減法(DDB)、直線法(SLN)等多種計(jì)算折舊方法。筆者以年數(shù)總和法為例予以介紹。例如，甲公司的一項(xiàng)固定資產(chǎn)原值為200000元，預(yù)計(jì)殘值為20000元，使用年限為5年，采用年數(shù)總和法計(jì)算折舊。為審計(jì)該項(xiàng)折舊計(jì)提是否正確，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可用以下方法：打開(kāi)Excel，點(diǎn)擊工具條上的“FX”函數(shù)按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框，其中分左右兩欄：左欄為函數(shù)分類，右欄為函數(shù)名。在函數(shù)分類欄“常用函數(shù)”對(duì)應(yīng)的“函數(shù)名”中選定SYD，然后單擊“確定”按鈕，就可彈出這就對(duì)話框，其中有四項(xiàng)參數(shù)：cost,salvage,life,per。在cost中輸入成本200000，在salvage中輸入殘值20000，在life中輸入使用年限5，在per中輸入1，就可求得第一年的折舊額為60000元。依次把per中的數(shù)值換為2，3，4，5，就可求出以后各年的折舊額，非常方便準(zhǔn)確。
　　
　　四、Excel在審計(jì)相互引用數(shù)據(jù)的運(yùn)用
　　
　　由于會(huì)計(jì)報(bào)表各科目之間的勾稽關(guān)系，一個(gè)科目金額的變動(dòng)常常會(huì)引起其他相關(guān)科目的連鎖變動(dòng)。這種情況常常導(dǎo)致修改審計(jì)工作底稿，一方面增加了工作量，另一方面也使工作底稿容易變得凌亂不堪，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。Execl在這方面也發(fā)揮了不小的作用。例如，甲公司某年度營(yíng)業(yè)收入為100000元，營(yíng)業(yè)稅稅率為5％，城建稅稅率為5％，教育費(fèi)附加費(fèi)4％，則營(yíng)業(yè)稅金及附加計(jì)算如下：營(yíng)業(yè)稅為100000×5％＝5000(元)，城建稅為5000×5％＝250(元)，教育費(fèi)附加為5000×4％＝200(元)。假設(shè)“營(yíng)業(yè)收入”工作底稿和“營(yíng)業(yè)稅金及附加”工作底稿都用Excel編制。當(dāng)甲公司某年度營(yíng)業(yè)收入審定數(shù)為150000元時(shí)，相應(yīng)的營(yíng)業(yè)稅金及附加也要重新計(jì)算，工作量隨之加大，此時(shí)可在Excel中通過(guò)建立“鏈接”的辦法來(lái)解決這一問(wèn)題。具體如下：在營(yíng)業(yè)收入工作底稿中，將營(yíng)業(yè)收入100000元改為150000元后，點(diǎn)擊“復(fù)制”按鈕，然后打開(kāi)“營(yíng)業(yè)稅金及附加”所在的表格，選定“營(yíng)業(yè)稅金”中作為被乘數(shù)的營(yíng)業(yè)收入100000元所在的單元格，再右擊鼠標(biāo)，選定選擇性粘貼，選擇粘貼數(shù)值，則營(yíng)業(yè)稅金變?yōu)?500元。相應(yīng)的將7500元所在的單元格，點(diǎn)擊“復(fù)制”按鈕，再到城建稅和教育費(fèi)附加計(jì)算公式中作為被乘數(shù)5000元所在的單元格，右擊鼠標(biāo)，選定選擇性粘貼，選擇粘貼數(shù)值，則計(jì)算結(jié)果自動(dòng)變?yōu)?75元和300元。那么，以后無(wú)論營(yíng)業(yè)收入如何變動(dòng)，只要修改營(yíng)業(yè)收入數(shù)值，相應(yīng)的營(yíng)業(yè)稅金及附加計(jì)算結(jié)果也會(huì)自動(dòng)修改，與手工計(jì)算相比就輕松得多。