審計(jì)業(yè)務(wù)電子檔案（以下簡(jiǎn)稱電子檔案）是審計(jì)檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過程大抵可以分為四個(gè)階段：即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。

　　一、審計(jì)項(xiàng)目資料的收集整理

　　一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來(lái)說(shuō)，它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計(jì)過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集三大類審計(jì)文書：審計(jì)實(shí)施類文書，包括原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、匯總工作底稿、審計(jì)證據(jù)、取證清單、審計(jì)報(bào)告等；審計(jì)項(xiàng)目管理類文件，包括審計(jì)方案、復(fù)核意見、審計(jì)決定、審計(jì)意見采納情況等；審計(jì)項(xiàng)目往來(lái)文件，包括審計(jì)過程中與上級(jí)機(jī)關(guān)、本級(jí)政府、各有關(guān)部門之間的請(qǐng)示、報(bào)告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目場(chǎng)景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會(huì)實(shí)錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來(lái)收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對(duì)全部材料進(jìn)行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。

　　二是項(xiàng)目電子資料的收集。電子資料是指審計(jì)過程中以電子計(jì)算機(jī)形成的文檔、圖表，以數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)形成的數(shù)碼照片、音視頻資料，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)采集的審計(jì)數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲(chǔ)的，制作電子檔案可以直接調(diào)用?；陔娮淤Y料存在形態(tài)的特殊性，立卷責(zé)任人應(yīng)注意做到隨時(shí)收集，隨時(shí)整理，專門儲(chǔ)存，搞好保密，同時(shí)做好備份。

　　二、審計(jì)業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化

　　資料數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在，要讓它成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)進(jìn)而制作電子檔案，必須有一個(gè)數(shù)字化的過程。對(duì)不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料，其數(shù)字化過程大概有以下幾種：報(bào)告表格的OCR識(shí)別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。

　　一是OCR文字圖表識(shí)別。文字圖表的OCR識(shí)別是制作電子檔案的一項(xiàng)量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對(duì)于審計(jì)過程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表，可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的OCR軟件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)文檔。

　　二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)照片、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目時(shí)拍攝的場(chǎng)景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計(jì)檔案中有一些資料，如有關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)報(bào)告的批示、審計(jì)意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實(shí)可信。

　　三是音頻、視頻的采集。對(duì)審計(jì)過程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會(huì)紀(jì)錄等音頻、視頻資料，可以通過數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)音視頻文件。這將更增加審計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。

　　三、資料整理編輯

　　一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺(tái)。模版應(yīng)當(dāng)以上級(jí)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準(zhǔn)，并且根據(jù)電子檔案的特色和電子（包括經(jīng)過數(shù)字化的）資料的需要來(lái)定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》對(duì)檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定；其次，科學(xué)合理地組織相關(guān)資料；第三，界面和操作使用的設(shè)計(jì)均要體現(xiàn)友好性。

　　根據(jù)上述要求，模板制作時(shí)首先要按三大類審計(jì)文書劃分三個(gè)單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計(jì)報(bào)告為中心的審計(jì)項(xiàng)目文檔體系，把審計(jì)工作報(bào)告、審計(jì)小組報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)意見書、審計(jì)方案、審計(jì)通知書等文檔串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達(dá)回證、雙向承諾書、證詞、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)項(xiàng)目的場(chǎng)景、重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、聽證會(huì)記錄等圖片資料串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入鏈接，把證言、聽證會(huì)錄音錄像等音視頻資料、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文檔表格等歸集起來(lái)。在模板中，適當(dāng)運(yùn)用“書簽”工具設(shè)計(jì)好跳轉(zhuǎn)回接，運(yùn)用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁(yè)面，增加電子檔案操作應(yīng)用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置，原因首先是字體花里胡哨會(huì)影響電子檔案的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，其次是由于在最終顯示時(shí)字體是由用于瀏覽的計(jì)算機(jī)所決定的。

　　二是整理鏈接資料。

　　考慮到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁(yè)*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應(yīng)用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進(jìn)一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網(wǎng)頁(yè)、圖像等資料與模板掛接起來(lái)。對(duì)于一般性網(wǎng)頁(yè)，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動(dòng)把縮略圖與源圖片鏈接起來(lái)。

　　四、刻錄光盤

　　經(jīng)過以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來(lái)存儲(chǔ)。CD-R光盤標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)空間為650M，可以讀取萬(wàn)次以上，保存期長(zhǎng)達(dá)百年，價(jià)廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲(chǔ)電子檔案的載體。當(dāng)然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)軟硬件配置應(yīng)當(dāng)盡可能高。

　　光盤刻錄過程需要注意三點(diǎn)：一是網(wǎng)頁(yè)、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時(shí)不要選擇“資料光盤”格式而應(yīng)當(dāng)選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復(fù)制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進(jìn)行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時(shí)不要進(jìn)行其他的計(jì)算機(jī)操作，并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動(dòng)運(yùn)行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對(duì)系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng)，利用一個(gè)干凈利落的系統(tǒng)專門進(jìn)行光盤刻錄。