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論秘書(shū)與同事關(guān)系的處理方法

來(lái)源: 郭方圓 編輯: 2010/12/02 11:56:56  字體:

  摘要:從人際關(guān)系出發(fā),主要講的是秘書(shū)如何處理好與同事的關(guān)系,以及同事人際關(guān)系的處理對(duì)一個(gè)秘書(shū)的重要性。再?gòu)拿貢?shū)處理好與同職能部門(mén)同事的關(guān)系、處理好與各職能部門(mén)人員的關(guān)系、處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系三個(gè)方面闡述,秘書(shū)應(yīng)該把自己放在怎樣的一個(gè)心理位置。只有處理好了與他們的關(guān)系,秘書(shū)的日常工作才能順利開(kāi)展起來(lái)。

  關(guān)鍵詞:秘書(shū);同職能部門(mén);各職能部門(mén);領(lǐng)導(dǎo);溝通;關(guān)系

  1 處理好與同職能部門(mén)同事的關(guān)系

  秘書(shū)與同職能部門(mén)同事的關(guān)系,是指同屬于秘書(shū)部門(mén)內(nèi)的秘書(shū)人員之間的同事關(guān)系,如同級(jí)秘書(shū)人員,同一辦公室的人員等,他們之間在職務(wù)上往往是平等的或相近的,又在同一個(gè)空間里工作,接觸頻繁而直接。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的橋梁,既要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示給同事,又要反映同事的意見(jiàn)給領(lǐng)導(dǎo)。因此,秘書(shū)與同職能部門(mén)同事保持良好的關(guān)系,對(duì)秘書(shū)工作同樣相當(dāng)重要。但是不少秘書(shū)對(duì)怎樣處理好同事的關(guān)系感到困惑而且抱怨很多,這種問(wèn)題的出現(xiàn)是由于秘書(shū)在工作中不能夠受到同事的歡迎,不善于化解同事之間的矛盾,在出現(xiàn)裂痕時(shí)沒(méi)有及時(shí)彌補(bǔ)所導(dǎo)致的。所以要做個(gè)受同事喜歡的秘書(shū)應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面:

  1.1 必須學(xué)會(huì)尊重同事

  在自尊的前提下,秘書(shū)人員之間應(yīng)彼此尊重。秘書(shū)工作中,不能隨意插手別的秘書(shū)職權(quán)范圍之內(nèi)的事情。有的工作需要大家共同完成時(shí),應(yīng)互相協(xié)商、配合,而不能只顧自己或互相破壞。

  1.2 保持樂(lè)觀和幽默感

  秘書(shū)工作似乎千篇一律,變化不大,沒(méi)有多大的挑戰(zhàn)性。但秘書(shū)千萬(wàn)不要變得灰心喪氣,要讓自己變得富有幽默感。樂(lè)觀和幽默可以消除彼此之間的敵意,更能營(yíng)造一種親近的人際氛圍。更有助于秘書(shū)與同事的關(guān)系變得輕松,消除工作中的勞累,容易讓同事感到親近。秘書(shū)在工作中切忌情緒不佳,牢騷滿腹,工作時(shí)應(yīng)該保持高昂的情緒狀態(tài),即使遇到挫折、飽受委屈,也應(yīng)當(dāng)保持樂(lè)觀的心境。切忌逢人訴苦,在其他同事面前抱怨,秘書(shū)應(yīng)當(dāng)忘記過(guò)去的種種,把注意力放到充滿希望的未來(lái),做一個(gè)生活的強(qiáng)者。

  1.3 化解矛盾,增進(jìn)情感

  秘書(shū)與同事之間在遇到矛盾時(shí)。需要和同事進(jìn)行良好順暢的情感交流,就能化解各種矛盾,使雙方的工作順利進(jìn)行。秘書(shū)與同事間出現(xiàn)意見(jiàn)分歧,秘書(shū)要能客觀冷靜的分析,控制自己的情緒,從自身找原因,對(duì)于自己的弱點(diǎn)要有清醒的認(rèn)識(shí)并保持必要的敏感,如果確實(shí)辦錯(cuò)了事,應(yīng)勇于為自己犯下的錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任,真誠(chéng)地道歉,不推托找借口,對(duì)于同事的過(guò)失應(yīng)客觀地看待和處理,要盡量學(xué)會(huì)寬容。一94一同事之間出現(xiàn)分歧,產(chǎn)生矛盾,是正常現(xiàn)象,適時(shí)回避與等待,使對(duì)方頭腦冷靜,便于問(wèn)題的解決。即使同事做了對(duì)不起自己的事,也應(yīng)以德報(bào)怨,注意發(fā)現(xiàn)對(duì)方的長(zhǎng)處和優(yōu)點(diǎn)來(lái)彌補(bǔ)自身的不足,增強(qiáng)團(tuán)結(jié)。秘書(shū)還要善于選擇溝通交談的時(shí)間、場(chǎng)合和對(duì)方感興趣的話題,態(tài)度謙虛誠(chéng)懇,善于體察對(duì)方心情。講究說(shuō)話的技巧,來(lái)增進(jìn)與同事的情感。

  2 處理好與各職能部門(mén)人員的關(guān)系

  秘書(shū)與各職能部門(mén)人員的關(guān)系,是在同一組織內(nèi)因?yàn)楣ぷ鹘煌纬傻南嗷リP(guān)系。這既是一種平等的同志關(guān)系,又是一種在組織內(nèi)部工作上的分工與合作、相互支持、相互配合、相互制約的關(guān)系。也可以說(shuō)這是一種廣義上的同事關(guān)系。每一個(gè)獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),各職能部門(mén)在領(lǐng)導(dǎo)的指揮與控制下,具體負(fù)責(zé)某一方面的業(yè)務(wù)工作,如人事、組織、財(cái)務(wù)、后勤等等。各職能部門(mén)各司其職,互相配合,保證一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從而保證領(lǐng)導(dǎo)決策完整正確地得到實(shí)施。離開(kāi)了各職能部門(mén),領(lǐng)導(dǎo)和與領(lǐng)導(dǎo)緊密相連的秘書(shū)部門(mén)就成了空架子。因此,秘書(shū)要想履行自己的職責(zé),做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作,不搞好與各職能部門(mén)的關(guān)系是難以做到的。但是秘書(shū)在與各職能部門(mén)人員溝通的過(guò)程中,往往會(huì)感覺(jué)員工的斗志不高昂,人心渙散,本位主義嚴(yán)重,從自己部門(mén)的利益要求出發(fā),無(wú)視整體協(xié)調(diào)的存在。這種問(wèn)題的出現(xiàn)是由于秘書(shū)沒(méi)有能夠有效的引導(dǎo)彼此之間的溝通向著有利于組織發(fā)展的方向前進(jìn),從而使員工、部門(mén)為了共同的目標(biāo)而合作、減少摩擦,從而有效保證組織實(shí)現(xiàn)整體的目標(biāo)。秘書(shū)要做到與各職能部門(mén)人員有效的溝通,應(yīng)努力做到以下幾點(diǎn):

  2.1 平易近人,協(xié)作支持

  秘書(shū)人員在與各職能部門(mén)人員的交往中,應(yīng)擺正自己的位置,平等相待,平易近人。平時(shí)主動(dòng)了解各職能部門(mén)的情況,體諒職能部門(mén)的難處。秘書(shū)部門(mén)的工作需要得到各職能部門(mén)的協(xié)作與配合,各職能部門(mén)的工作也需要秘書(shū)部門(mén)的支持與合作。平時(shí)各職能部門(mén)需要向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、提出建議等,常常需要通過(guò)秘書(shū)人員與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系或溝通。作為秘書(shū),應(yīng)站在全局的角度支持和幫助各職能部門(mén)開(kāi)展工作,解決疑難問(wèn)題。反之,秘書(shū)人員為了貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策,完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),常常必須依賴于各職能部門(mén)的支持與具體執(zhí)行。一旦有時(shí)任務(wù)緊、領(lǐng)導(dǎo)要求高的情況下,秘書(shū)往往會(huì)忽略各職能部門(mén)的難處。如果平時(shí)不注意向職能部門(mén)了解情況,加強(qiáng)聯(lián)絡(luò),培養(yǎng)信任與感情,而在出現(xiàn)狀況時(shí)一味催促恐怕于事無(wú)補(bǔ)。

  2.2 提供熱情周到的服務(wù)

  秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)幫助各職能部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)溝通,在職責(zé)允許的范圍內(nèi)幫助各職能部門(mén)解決工作中的問(wèn)題,特別要注意平等對(duì)待各職能部門(mén),建立正常的合作關(guān)系。在促進(jìn)各職能部門(mén)協(xié)調(diào)的過(guò)程中,秘書(shū)人員既要忠于領(lǐng)導(dǎo)的意圖,明確協(xié)調(diào)的基本原則,又要針對(duì)具體情況,切實(shí)解決他們的困難,促使各部門(mén)化解矛盾。這一過(guò)程實(shí)際上是為職能部門(mén)服務(wù)的過(guò)程,建立與職能部門(mén)聯(lián)系的過(guò)程。處理好就會(huì)得到大家的尊重、贊揚(yáng)和好感,別人也會(huì)在工作中對(duì)秘書(shū)以禮相待,工作環(huán)境自然十分融洽。所以,秘書(shū)人員應(yīng)將促進(jìn)各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)當(dāng)作自己的職責(zé),主動(dòng)積極地做好這項(xiàng)工作。并通過(guò)做好這項(xiàng)工作,進(jìn)一步促進(jìn)各職能部門(mén)之間、秘書(shū)人員與各職能部門(mén)之間的人際關(guān)系朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

  3 處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

  秘書(shū)是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的,這使得秘書(shū)在工作中處于一個(gè)特殊的地位,因此在秘書(shū)的人際交往中也往往顯得特別復(fù)雜。在秘書(shū)與同事關(guān)系的交際中,秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的交際是最為復(fù)雜的一種。政治思想上志同道合,工作上輔助領(lǐng)導(dǎo),知識(shí)、能力、體力、思維的上補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo),與領(lǐng)導(dǎo)的交往頻率很高,但人格上是平等的。有時(shí),秘書(shū)面對(duì)的不僅僅是單個(gè)的領(lǐng)導(dǎo)者,而且還有一個(gè)復(fù)雜的領(lǐng)導(dǎo)群體。對(duì)每一個(gè)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō),正確把握并處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是十分重要的。要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。正是因?yàn)槊貢?shū)處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系顯得尤為重要,因此出現(xiàn)秘書(shū)新到一個(gè)單位接觸新上司刻意去琢磨上司的個(gè)性特征,結(jié)果往往適得其反,與上司相處不和諧甚至發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。這種問(wèn)題的出現(xiàn)是由于上司的個(gè)性以及管理風(fēng)格需要相處一段時(shí)間后才能了解,而且上司的個(gè)性與管理風(fēng)格并不是一成不變的,同時(shí),還涉及 秘書(shū)自身的資歷、與上司信任關(guān)系的建立等不確定因素。因此,秘書(shū)首先要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。秘書(shū)要做到與上司相處和諧應(yīng)該努力做到以下幾個(gè)方面:

  3.1 尊重上司

  每個(gè)人的思維方式不同,其處事的原則與方法也會(huì)不一樣。秘書(shū)工作是直接為上司服務(wù)的。所以學(xué)會(huì)如何尊重上司,是做好秘書(shū)工作重要的一步。秘書(shū)對(duì)上司的尊重體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

  (1)維護(hù)上司的威信。

  尊重上司的意見(jiàn),認(rèn)真執(zhí)行已完成的決議上司找你商討問(wèn)題時(shí),要毫無(wú)保留地提出自己的看法,如果上司有不同的觀點(diǎn),要尊重上司的意見(jiàn),如果一形成的決議,盡管自己還有不同的看法,此時(shí),也只能保留自己的意見(jiàn),堅(jiān)定不移地執(zhí)行決議。

  總之,秘書(shū)人員在工作中,既要體現(xiàn)出在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成領(lǐng)導(dǎo)意圖過(guò)程中的主動(dòng)性,又要體現(xiàn)出在領(lǐng)導(dǎo)意圖形成之后的服從性,還要體現(xiàn)出在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖過(guò)程中的創(chuàng)造性,從而使領(lǐng)導(dǎo)意圖經(jīng)過(guò)秘書(shū)人員的努力能夠得到準(zhǔn)確無(wú)誤的傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行。

  (2)慎用上司的授權(quán)。

  秘書(shū)的一切權(quán)力都來(lái)自上司的授予。秘書(shū)在工作的時(shí)候必須按職責(zé)規(guī)定辦事,不能越權(quán),不能假借上司的名義發(fā)號(hào)施令;更不能假公濟(jì)私,用上司的名義謀取個(gè)人利益。尊重上司并不是表面的恭維。只有注意這些實(shí)際問(wèn)題,謹(jǐn)慎用權(quán)才是真正地尊重上司。生活中,經(jīng)??梢钥吹揭恍┤水?dāng)了幾年的秘書(shū)后,在眾人的刻意迎合和奉承下,竟然忘了自己的身份,常常以領(lǐng)導(dǎo)的口吻與職工或職能部門(mén)的工作人員講話,人為地制造了上司與職工的心理壕溝。嚴(yán)重地?fù)p害了上司的威望。

  3.2 注意嚴(yán)格要求自己

  任何上司都不會(huì)喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽(tīng)、說(shuō)話啰嗦的下屬。秘書(shū)要與上司和諧相處,必須首先學(xué)會(huì)讓上司接受自己。

  (1)以事業(yè)為第一生命。

  所有的上司都會(huì)喜歡看重自己事業(yè)的秘書(shū)。這類人除了工作積極認(rèn)真以外,他們?cè)谏舷掳嗟臅r(shí)間上也與其他人有區(qū)別,上班時(shí),他們會(huì)提前10~15分鐘進(jìn)辦公室,整理內(nèi)務(wù),打掃衛(wèi)生;下班時(shí)他們會(huì)走在最后,臨走之前,他們會(huì)主動(dòng)去關(guān)燈關(guān)窗。秘書(shū)工作非常特殊,無(wú)論你是領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書(shū),還是辦公室的普通文員,都要早上班、晚下班,領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有離開(kāi)之前不要提前離開(kāi)辦公室,確有要事需要提前離開(kāi),必須請(qǐng)求上司同意。

  (2)說(shuō)話簡(jiǎn)潔清晰。

  上司時(shí)間寶貴,秘書(shū)說(shuō)話啰嗦就意味著浪費(fèi)上司的寶貴時(shí)間,所以秘書(shū)向上司匯報(bào)工作時(shí)要言簡(jiǎn)意賅,要做到這一點(diǎn),除了平時(shí)注意練習(xí)語(yǔ)言表達(dá)能力之外,在匯報(bào)前還要注意清理思路,突出重點(diǎn),必要時(shí),可以考慮寫(xiě)成書(shū)面提綱。

  (3)注意仔細(xì)聆聽(tīng)。

  善于傾聽(tīng)的人不僅能聽(tīng)到上司的說(shuō)話內(nèi)容,而且還要能聽(tīng)懂上司的弦外之音。只有這樣才能把握上司的說(shuō)話重點(diǎn),領(lǐng)會(huì)上司的意圖。上司在與你談話時(shí),要集中所有的注意力,做好筆記,沒(méi)有聽(tīng)清楚可以請(qǐng)求上司重復(fù),最后,要將上司的指令扼要復(fù)述一遍,防止遺漏。上司不喜歡那些反復(fù)叮囑的秘書(shū)。

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