問：我公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，請(qǐng)問在會(huì)計(jì)電算化下有哪些會(huì)計(jì)檔案？相應(yīng)的管理要求是什么？
答：會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：
�。�1）由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
�。�2）以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。
�。�3）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。
會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案除必須執(zhí)行一般的檔案管理制度外，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)各種電算化會(huì)計(jì)檔案的安全與保密。單位一般應(yīng)建立以下安全和保密措施：
①對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)；
�、诓捎么判越橘|(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失；
③嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；
④各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的會(huì)計(jì)資料，以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，不得外借和拿出單位；
�、萁栝啎�(huì)計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閬歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
