會計科目的設(shè)置與電子報表的編制

　　會計電算化普及和推廣，為企業(yè)的現(xiàn)代化經(jīng)營管理作出了巨大貢獻(xiàn)。 但目前的財務(wù)軟件，有許多地方，特別是報表的編制公式，仍在延用手工操作時代的方法，成為電算 化事業(yè)的發(fā)展瓶頸。令人吃驚的是，企業(yè)三大財務(wù)報表之一的財務(wù)狀況變動表，許多財務(wù)軟件至今無 法編制。本文試圖在尊重手工編制方法的同時，通過改變報表編制公式，來提高電子報表的數(shù)據(jù)質(zhì) 量。

　　在手工編制報表時代，為了減少計算量，經(jīng)常從相關(guān)的報表中提取數(shù)據(jù)，比如損益表的本年累計數(shù)從 上個月的本年累計欄提取后，加上本月發(fā)生額而成，資產(chǎn)負(fù)債表的未分配利潤從損益表中提取凈利潤 后加上年初未分配利潤而得。這種提取方法，必須保證該相關(guān)報表數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，人為地限制了報表 的產(chǎn)生次序，顯然不合管理會計軟件的發(fā)展趨勢。同時，運(yùn)行時還可能因?yàn)榇蜷_多個報表而降低軟件 的運(yùn)行速度。而一旦相關(guān)報表的格式發(fā)生變動，更可能要牽一發(fā)而動全身，加重了軟件的維護(hù)工作。 所以，在電子報表中，從相關(guān)報表提取數(shù)據(jù)已不再是一種優(yōu)點(diǎn)反而是一種缺陷。事實(shí)上，現(xiàn)在的電腦 都十分高級，讓報表獨(dú)立計算數(shù)據(jù)，也多花不了幾秒鐘的時間。企業(yè)在規(guī)劃電算化的時候，應(yīng)該考慮 到這一點(diǎn)，不 能簡單地照搬手工方法。

　　下面以兩大會計報表━━資產(chǎn)負(fù)債表、損益表為例， 具體分析電子報表的編制公式。

　　資產(chǎn)負(fù)債表

　　對手工操作來說，資產(chǎn)負(fù)債表難在科目太多，計算量大，不易平衡。但對電腦來說，在不遺漏科目， 不搞錯借貸方向的情況下，最容易造成報表不平衡的，就是“未分配利潤”項(xiàng)目，本項(xiàng)目是根據(jù)年初 “利潤分配━未分配利潤”及期末“本年利潤”合計而來。在手工結(jié)轉(zhuǎn)損益科目至“本年利潤”時， 漏轉(zhuǎn)、多轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)都會造成“本年利潤”的余額不準(zhǔn)確，從而引起報表左右二欄的合計數(shù)不相等。 因此，為保險起見，本項(xiàng)目可以在原來公式的基礎(chǔ)上，再加上（或減去）各損益科目的余額。假設(shè)某 企業(yè)只有財務(wù)費(fèi)用一個損益科目，本期發(fā)生額是借方10000元，則其簡化公式是： 本年利潤－財務(wù)費(fèi) 用。 若月末轉(zhuǎn)帳，則本項(xiàng)目金額是： 本年利潤（-10000）－財務(wù)費(fèi)用0＝-10000元 若采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”方法，則本項(xiàng)目金額是： 本年利潤0－財務(wù)費(fèi)用10000＝-10000元 若月末帳面多轉(zhuǎn)了10000元，則本項(xiàng)目金額是： -20000-（-10000）＝-10000 若月末只轉(zhuǎn)了5000元，則本項(xiàng)目金額是： -5000-5000＝-10000 可見，這種公式下，無論出現(xiàn)何種情況，其最后金額都是-10000元即適合采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”的企 業(yè)，也適合“帳轉(zhuǎn)法”的企業(yè)，并且不怕漏轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)。畢竟結(jié)帳后的人工操作失誤還可以在下個月進(jìn) 行調(diào)整，而結(jié)帳后的資產(chǎn)負(fù)債表卻必須確保平衡。 另一種方法就是將年初的未分配利潤加上損益表中的累計凈利潤，此法牽涉到其他報表，其弊端前言 中已經(jīng)提到。

　　損益表

　　與資產(chǎn)負(fù)債表相比，損益表的欄目就少多了，手工編制的工作量也比資產(chǎn)負(fù)債表要少。但在電算化 中，編制產(chǎn)生一張準(zhǔn)確的損益表，卻更不容易。 存在問題根據(jù)會計原理，期末損益類科目都要結(jié)轉(zhuǎn) 到“本年利潤”科目，結(jié)轉(zhuǎn)后的損益類科目借貸方金額相等，期末余額為零。因此，損益表中各欄目 數(shù)據(jù)就不能象資產(chǎn)負(fù)債表一樣，直接提取總帳中損益類科目的余額，那樣只能 產(chǎn)生一張空白表。 于是，有些企業(yè)就采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”的方法，即期末各損益類科目都不結(jié)轉(zhuǎn)，保留本期發(fā)生額及期 末余額。這樣，1－11月份的損益表就可以跟資產(chǎn)負(fù)債表一樣，直接從總帳提取數(shù)據(jù)了。問題是， 在現(xiàn)行會計制度下，年末各損益類科目必須全部結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤至未分配利潤。因此，目前的各財務(wù) 軟件，年末處理流程都是先結(jié)轉(zhuǎn)再結(jié)帳最后產(chǎn)生報表，其結(jié)果12月份的報表仍將是空白的。 變通方法 舉例來說，如果本期財務(wù)費(fèi)用是10000元，其期末的結(jié)轉(zhuǎn)分錄是： 借：本年利潤 10000 貸：財務(wù)費(fèi)用 10000 結(jié)轉(zhuǎn)后的財務(wù)費(fèi)用借貸方金額均為10000，余額為零。因此，我們可以將其貸方發(fā)生額10000作為本期 的財務(wù)費(fèi)用，總帳中的貸方累計數(shù)作為本年累計。其他各欄 目類推。 這種方法雖可使1－12月份的損益表都不會變成空白，但其準(zhǔn)確性缺令人懷疑。 在上述的10000元財務(wù)費(fèi)用中，如果利息支出是20000元（借方），利息收入是10000元（貸方），則結(jié) 轉(zhuǎn)之后財務(wù)費(fèi)用的借貸方金額均為20000元。按照提取貸方金額的方法，反映在損益表上的財務(wù)費(fèi)用將 是20000元，而不是實(shí)際發(fā)生的10000元。

　　此外，象存貨盤盈時的貸方管理費(fèi)用、銷售退回時的借方收入等等（具體分錄可直接參閱相關(guān)的會計 書），這種因日常業(yè)務(wù)引起的借貸方均有發(fā)生額的情景，都會跟財務(wù)費(fèi)用一樣，造成相關(guān)欄目的數(shù)據(jù) 失真，并最終導(dǎo)致?lián)p益表的凈利潤不等于資產(chǎn)負(fù)債表未分配利潤項(xiàng)目期末數(shù)與年初數(shù)之差。 當(dāng)然，在實(shí)際處理上也可以借用紅字方法轉(zhuǎn)移方向，強(qiáng)行使日常業(yè)務(wù)的分錄只借（成本費(fèi)用類）或只 貸（收入類），但誰能百份之百地保證只借和只貸呢？（結(jié)轉(zhuǎn)時的方向本就相異，所以軟件設(shè)計上也 不可能限制成只借只貸）因此，這種變通 方法也只是治標(biāo)不治本。 解決之道 由以上的分析可以看出，要直接從損益類科目提取數(shù)據(jù)是很困難的。 那么，可不可以改為從其他科目提取呢？我們知道，期末結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的金額，就是該科目本期的 實(shí)際發(fā)生額。因此，只要在本年利潤科目下設(shè)置相關(guān)的子目，我們就完全可以由本年利潤科目相關(guān)子 目中提取本期的發(fā)生額及期末余額，作為該科目的本期發(fā)生額和本年累計。在上例中，會計分錄就改 成： 借：本年利潤━━財務(wù)費(fèi)用 10000 貸：財務(wù)費(fèi)用 10000 如果期末結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”的分錄、年末“本年利潤”各相關(guān)子目結(jié)轉(zhuǎn)到“利潤分配━━未分配利 潤”的分錄也由軟件自動處理，那就更加理想了。而這種自動結(jié)轉(zhuǎn)功能，對電腦來說則是小菜一碟。