會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)思想和方法

    會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)通�？蓜澐譃闀�(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)內(nèi)部都存在著數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。核算系統(tǒng)要完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集和加工處理，同時(shí)要向管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)提供有關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，管理系統(tǒng)在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步加工處理的同時(shí)，也要向決策支持系統(tǒng)提供有關(guān)的分析資料和管理信息，以便決策支持系統(tǒng)作出相應(yīng)的分析預(yù)測并且給出各決策方案。很明顯，任何系統(tǒng)都不可能完全獨(dú)立，總是與其它系統(tǒng)存在著這樣或那樣的直接或間接聯(lián)系，這種聯(lián)系更多地表現(xiàn)在系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞（數(shù)據(jù)共享）。系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞是通過數(shù)據(jù)接口完成的，有時(shí)，甚至系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞也需要由數(shù)據(jù)接口完成，而不是簡單的采集。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，會(huì)計(jì)軟件開發(fā)與應(yīng)用就更應(yīng)該注意系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞，明確系統(tǒng)間在業(yè)務(wù)上的合理分工，這些都需要我們對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口技術(shù)進(jìn)行研究和探討。

    一、數(shù)據(jù)接口

    數(shù)據(jù)接口是指用于完成各系統(tǒng)間和系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)傳遞的接口，在系統(tǒng)中通常設(shè)計(jì)成一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件，傳出數(shù)據(jù)的系統(tǒng)通常對(duì)數(shù)據(jù)事先進(jìn)行必要的加工處理，需要接收數(shù)據(jù)的系統(tǒng)按照用戶的要求（用戶事先定義的數(shù)據(jù)模式），到對(duì)方系統(tǒng)中采集耗年成傳遞的數(shù)據(jù)，然后送往數(shù)據(jù)接口，兩系統(tǒng)之間或系統(tǒng)內(nèi)部通過數(shù)據(jù)接口完成了數(shù)據(jù)傳遞的任務(wù)。

    對(duì)示意圖解釋如下：

    1、數(shù)據(jù)模式數(shù)據(jù)接口的核心是數(shù)據(jù)模式，所謂數(shù)據(jù)模式是指應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)要傳遞的數(shù)據(jù)應(yīng)在數(shù)據(jù)的來源、內(nèi)容、公式定義、分類、匯總、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)去向等方面的處理上作出相應(yīng)的規(guī)定，此規(guī)定即為數(shù)據(jù)模式。數(shù)據(jù)模式是在軟件系統(tǒng)啟用的初期（通常是在系統(tǒng)初始化階段）由用戶設(shè)定的，正式應(yīng)用時(shí)無需人工干預(yù)，大量的數(shù)據(jù)采集完全自動(dòng)化。當(dāng)然需要時(shí)用戶也可以對(duì)數(shù)據(jù)模式進(jìn)行修改和維護(hù)，甚至重新定義。

    2、傳遞數(shù)據(jù)的形成要傳遞的數(shù)據(jù)的形成，不同的軟件系統(tǒng)可采用不同的策略，可以由接收數(shù)據(jù)系統(tǒng)采取主動(dòng)按照數(shù)據(jù)模式到對(duì)方系統(tǒng)去采集，也可以由要傳出數(shù)據(jù)的系統(tǒng)先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，然后按照數(shù)據(jù)模式將數(shù)據(jù)傳遞過去，多數(shù)軟件系統(tǒng)采用的是前者。

    二、數(shù)據(jù)接口的應(yīng)用及適用范圍

    總結(jié)我們長期軟件開發(fā)的經(jīng)驗(yàn)及教學(xué)實(shí)踐表明，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)間的接口通常有以下三種形式。

    第一種數(shù)據(jù)接口：第一種接口可以定義為：系統(tǒng)間要傳遞的數(shù)據(jù)須在數(shù)據(jù)模式的基礎(chǔ)上，依據(jù)數(shù)據(jù)模式的定義，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的匯總、加工等處理才能在系統(tǒng)間進(jìn)行傳遞。

    這種數(shù)據(jù)接口普遍適合電算化會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞，也適合電算化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與決策支持系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞。這種數(shù)據(jù)接口在實(shí)際應(yīng)用中較為普遍。比如，從材料核算系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)的分工來看，材料核算系統(tǒng)負(fù)責(zé)與本系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)的明細(xì)分類核算，而材料的總分類核算在賬務(wù)處理系統(tǒng)完成，因此材料核算系統(tǒng)應(yīng)定期將匯總結(jié)果傳遞給賬務(wù)處理系統(tǒng)，這需要事先確定數(shù)據(jù)模式，即數(shù)據(jù)的來源、公式定義、數(shù)據(jù)格式等，然后經(jīng)過分類、匯總，按照指定的數(shù)據(jù)格式送人數(shù)據(jù)接口；賬務(wù)處理系統(tǒng)從數(shù)據(jù)接口讀取數(shù)據(jù)，并進(jìn)行核對(duì)檢查，然后登賬使用。

    第二種數(shù)據(jù)接口：第二種數(shù)據(jù)接口只適合于電算化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞，要傳遞的數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容基本上相同，無需再加工處理，只要傳遞過去就可以了，如材料核算系統(tǒng)若用銀行存款購買材料（實(shí)際成本）時(shí)，在本系統(tǒng)處理完畢后還應(yīng)做成會(huì)計(jì)分錄；借：原材料，貸：銀行存款，傳送給賬務(wù)處理系統(tǒng)，這是因?yàn)橘~務(wù)處理系統(tǒng)要對(duì)銀行存款賬進(jìn)行處理，以便及時(shí)反映銀行存款的增減變動(dòng)情況。

    這種數(shù)據(jù)接口從設(shè)計(jì)到實(shí)現(xiàn)就簡單多了。

    第三種數(shù)據(jù)接口：前兩種數(shù)據(jù)接口適用于系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞，第三種數(shù)據(jù)接口不是系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞，而是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)，比如賬務(wù)處理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)。賬務(wù)處理系統(tǒng)在期未結(jié)賬之前要進(jìn)行賬項(xiàng)調(diào)整，某些賬戶的余額（或發(fā)生額）要結(jié)轉(zhuǎn)到另外一些賬戶上，就屬于這類數(shù)據(jù)接口。

    這種系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)與第一類數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)方式基本類似，即需要事先確定數(shù)據(jù)傳遞的模式，并根據(jù)數(shù)據(jù)模式自動(dòng)采集數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證，送入系統(tǒng)內(nèi)提供的數(shù)據(jù)接口，從而自動(dòng)完成數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部的傳遞。但是要注意的是，機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證必須按規(guī)定順序形成，登賬時(shí)也按此順序，否則必然造成混亂，這是使用者應(yīng)該特別注意的。

    第三種數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)與第一種接口相似。

    三、數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)

    上面敘述的第一、第三種數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)相似且比較復(fù)雜，我們以第三種接口設(shè)計(jì)說明其設(shè)計(jì)方法和過程。

    在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，期末結(jié)賬之前，應(yīng)對(duì)有關(guān)的收入、費(fèi)用做賬項(xiàng)調(diào)整，在此基礎(chǔ)上，還需對(duì)一些賬戶的余額減發(fā)生額）在有關(guān)賬戶之間進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，這些會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是相對(duì)固定的、每個(gè)期未結(jié)賬前都需重復(fù)進(jìn)行。由系統(tǒng)自動(dòng)完成轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，可以極大地提高系統(tǒng)的效率。

    1、系統(tǒng)處理自動(dòng)轉(zhuǎn)賬流程要使系統(tǒng)自動(dòng)完成轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，系統(tǒng)必須具備根據(jù)某種條件自動(dòng)編制機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證，然后登記有關(guān)賬簿的功能，這一過程請參看下圖。（見下圖）

    2、數(shù)據(jù)模式定義下面是一個(gè)一貸多借的例子。

    期未結(jié)賬前，應(yīng)該把“產(chǎn)品銷售收入”、“投資收益”、“營業(yè)外收入”等賬戶的貸方余額，從其借方轉(zhuǎn)入“本年利潤”的貸方，其會(huì)計(jì)分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入投資收益營業(yè)外收入貸：本年利潤上面給出一個(gè)會(huì)計(jì)分錄的格式，當(dāng)然。只有上面分錄的格式是不夠的，作為一個(gè)完整的數(shù)據(jù)模式還應(yīng)該指明該會(huì)計(jì)科目是轉(zhuǎn)入方（接收數(shù)據(jù)），還是轉(zhuǎn)出方（輸出數(shù)據(jù)），涉及哪筆金額除額或發(fā)生額），若是發(fā)生額，還需指明借貸方式。這些我們可以統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)取得的方式，由此我們還可以進(jìn)一步把數(shù)據(jù)模式定義為：數(shù)據(jù)模式一數(shù)據(jù)格式十?dāng)?shù)據(jù)取得方式。

    上面涉及到的數(shù)據(jù)可分為兩類：重復(fù)的和不重復(fù)的，據(jù)此我們把這些數(shù)據(jù)分別存放在兩個(gè)庫文件中，在這兩庫中存放了該轉(zhuǎn)賬憑證的格式和所有涉及到的數(shù)據(jù)的采集方式。

    3、數(shù)據(jù)采集與生成轉(zhuǎn)賬憑證使用某種計(jì)算機(jī)語言編程，利用上面兩庫，就要以完成數(shù)據(jù)采集，日期、制單、金額字段是在數(shù)據(jù)采集時(shí)填入的。有了數(shù)據(jù)和分錄格式，利用程序就可以按序生成轉(zhuǎn)賬憑證并送入數(shù)據(jù)接口，整個(gè)過程全部由系統(tǒng)自動(dòng)完成，不需要人工干預(yù)。選用哪種語言編程并不重要，關(guān)鍵是掌握上面的分析設(shè)計(jì)思想。（作者單位：遼寧大學(xué)工商管理學(xué)院）

----摘自《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》2000年第5期