費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法

    在用手工辦法進(jìn)行會計核算中，當(dāng)發(fā)生某一項需要沖減成本費用的經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，可以根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則，作與費用支出相反的會計分錄即可，例如：收到黎明同志退回的差旅費，計現(xiàn)金50元，我們在做現(xiàn)金收入的同時，沖減管理費用支出，我們可以做分錄如下：
　　
　　借：現(xiàn)金　　　　　　　　　　50
　　　　貸：管理費用——差旅費　　　50
　　
　　這樣現(xiàn)金增加了，原來多列的費用沖減了，這筆會計分錄正確無誤。但是實行會計電算化以后，這筆分錄這樣處理就給報表自動取數(shù)帶來困難，因為費用報表是按借方發(fā)生額取數(shù)的，而費用沖減分錄是從貸方轉(zhuǎn)出應(yīng)沖減的數(shù)據(jù)，并沒有減少費用的借方發(fā)生額，所以報表自動生成的數(shù)字要比實際支出數(shù)大。

　　要解決報表取數(shù)問題，對這類業(yè)務(wù)的會計分錄有兩種做法(如上例)：

　　一種方法是：用紅字沖銷費用支出數(shù)，同時用紅字沖銷現(xiàn)金支出數(shù)，即：

　　借：管理費用——差旅費　　　50
　　　　貸：現(xiàn)金　　　　　　　　　　50

　　這種會計處理辦法雖然滿足了報表的自動生成取數(shù)，但對現(xiàn)金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實際工作中，有一小部分單位就是采用這種會計處理方法。

　　另一種方法是：在借方用紅字沖減費用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金的增加數(shù)，即：

　　借：管理費用——差旅費　　50
　　　　貸：現(xiàn)金　　　　　　　　50
　
　　這樣做的理由是：沖減費用支出數(shù)在借方用紅字反映，既符合會計原理上對“管理費用”科目的定義解釋(借方反映費用的支出數(shù)，貸方反映費用的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))，又可以滿足報表自動生成取數(shù)的要求，收到現(xiàn)金做借方增加，既符合會計原理對“現(xiàn)金”的解釋，也符合人們的習(xí)慣。但是它違背了借貸記帳規(guī)則。在實際工作中，大部分單位采用這種會計處理方法。

　　兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種方法，特別是在登記帳簿時，顯得較為合理和比較容易理解。筆者傾向于選擇使用后一種方法。

　　收入類帳務(wù)的類似沖減分錄，可以參照以上辦法處理。