由于煙草行業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)中特殊地位，煙草行業(yè)一直實(shí)行的是傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟(jì)體制。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入，卷煙生產(chǎn)雖然仍然處在國家計劃控制中，可這個行業(yè)的銷售早已經(jīng)面向市場。四川是全國最大的卷煙消費(fèi)市場之一，各種品牌卷煙之間的競爭很激烈。在這樣的環(huán)境下，什邡卷煙廠近年來仍然得到高速發(fā)展。
但高速發(fā)展并不意味著沒有問題。在占領(lǐng)市場的過程中，企業(yè)需要及時地得到包括財務(wù)信息在內(nèi)的各種信息。財務(wù)信息是企業(yè)經(jīng)營成果的最終體現(xiàn)，財務(wù)信息化就是為了企業(yè)的經(jīng)營銷售服務(wù)，在不同時期透過財務(wù)信息的傳遞，促使企業(yè)調(diào)整經(jīng)營策略的工具。如果沒有信息化手段，企業(yè)面對市場競爭就很受制約。什邡卷煙廠察覺到原有的財務(wù)管理雖然比較規(guī)范，但受制于信息分散、數(shù)據(jù)流動不及時，它實(shí)際上只是財務(wù)部一個部門內(nèi)的財務(wù)核算管理，沒有有效地為企業(yè)經(jīng)營決策者提供決策支持，陳舊的手工核算和管理方式已不適應(yīng)工廠調(diào)整發(fā)展的需要。
什邡卷煙廠選擇從2000年開始進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)，他們有自己獨(dú)特的考慮。從企業(yè)內(nèi)部來說，原有手工財務(wù)管理制度規(guī)范，加上經(jīng)過幾年的人才儲備，可以說打下了不錯的基礎(chǔ)。而且，廠里還從省煙草專賣局爭取到部分資金支持這個項目的實(shí)施。另外從企業(yè)外部來說，信息化是一個潮流，行業(yè)內(nèi)已有一些企業(yè)嘗到了甜頭。在這樣的背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財務(wù)管理信息化的內(nèi)外條件具備，要做，就要做一個有特色的應(yīng)用。
可以說，企業(yè)的內(nèi)外部需求成為應(yīng)用的最大動力。
實(shí)施給財務(wù)管理帶來變化
為財務(wù)管理信息化，什邡卷煙廠專門成立了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)挑頭的財務(wù)電算化課題組。財務(wù)電算化課題組考查了市場上多家公司的產(chǎn)品之后，什邡卷煙廠選中了金蝶公司的K/3 V8.8.2工業(yè)版。在從網(wǎng)絡(luò)鋪設(shè)到產(chǎn)品調(diào)研、立項一系列工作鋪墊之后，2000年9月，什邡卷煙廠正式實(shí)施K/3.
好的財務(wù)軟件既是一個用于財務(wù)核算的軟件，同時也體現(xiàn)著財務(wù)軟件設(shè)計者對財務(wù)管理的理解。在什邡卷煙廠財務(wù)管理信息化過程中，發(fā)生了不少傳統(tǒng)手工模式與計算機(jī)先進(jìn)管理思想的碰撞，使財務(wù)人員感受到了先進(jìn)的財務(wù)管理理念帶來的巨大沖擊。
在實(shí)施過程中，其他企業(yè)先進(jìn)的管理模式和管理方法也帶給財務(wù)部不少啟發(fā)。經(jīng)過磨合與修改，什邡卷煙廠的財務(wù)工作發(fā)生了巨大的變化，財務(wù)人員的工作從原來的記賬、對賬等機(jī)械工作轉(zhuǎn)向更偏重于財務(wù)管理。
獨(dú)到的績效分析
為了衡量IT系統(tǒng)的價值，他們從多個角度評估了IT系統(tǒng)帶來的影響。
財務(wù)管理的信息化，節(jié)省了財務(wù)人員登記賬簿、計算余額和匯總記賬憑證、賬賬核對等工作時間，直接減輕財務(wù)人員工作量近80%.財務(wù)主管因此可以將節(jié)約出來的時間安排其他工作。在不增加人工費(fèi)用的同時，財務(wù)人員工作范圍增大，工作內(nèi)容增多，工作效率提高，工作強(qiáng)度卻隨之下降，工作成果就顯而易見了。
財務(wù)管理信息化不僅使企業(yè)財務(wù)人員將工作重點(diǎn)移向真正的“財務(wù)管理”，這項工作也帶來其它各方面的效益。他們以財務(wù)管理為核心，將物流、資金流納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理，財務(wù)與業(yè)務(wù)以及生產(chǎn)數(shù)據(jù)高度共享。財務(wù)管理者可以通過采購訂單、采購合同、生產(chǎn)任務(wù)單等全程對物流和資金流進(jìn)行跟蹤管理，可以通過數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對生產(chǎn)所需的原輔材料的投放進(jìn)行監(jiān)控，財務(wù)主管可以輕松掌握相關(guān)部門工作進(jìn)度和工作績效。這樣就突破了傳統(tǒng)的部門管理的局限性，將物流資金流一體化，從而更加科學(xué)地在全廠范圍內(nèi)配置資源；同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)共享可以保證問題及時被發(fā)現(xiàn)和得到處理，真正做到事前有預(yù)測和分析，事中有跟蹤和監(jiān)督，事后有考評和記錄。與手工相比，在極短的時間里，就可以對大量信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，使財務(wù)管理的方法和手段更為先進(jìn)、科學(xué)和高效。
除了直接的經(jīng)濟(jì)效益，經(jīng)營上的間接好處，還產(chǎn)生了大量的社會效益：比如什邡卷煙廠作為什邡乃至德陽市的經(jīng)濟(jì)支柱，當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)職能部門對卷煙廠生產(chǎn)經(jīng)營狀況都非常關(guān)注，財務(wù)部經(jīng)常需要向他們報送不同口徑的財務(wù)數(shù)據(jù)。財務(wù)信息化工程的建成，將提高在這一方面的工作效率，為什邡卷煙廠贏得良好的聲譽(yù)。
什邡卷煙廠在整個項目中的總投資只有350萬元。由于財務(wù)管理一直比較規(guī)范，加上此次應(yīng)用的努力，上線后第一次在省煙草專賣局的評比中，什邡卷煙廠就電算化甩手工賬得分獲得了第一名。而同行業(yè)里有的企業(yè)早在九六年就開始實(shí)施電算化了——這是一次“性價比”極高的應(yīng)用。
為了更清楚地判斷信息系統(tǒng)的價值，什邡卷煙廠做了很細(xì)致的總結(jié)工作。實(shí)際上，不論是對信息化還是對部門的責(zé)任等問題，什邡卷煙廠都有清晰的認(rèn)識。對每一個環(huán)節(jié)改變的分析，不正是信息系統(tǒng)的一種價值體現(xiàn)？
怎樣節(jié)省2.8億？
財務(wù)管理是什邡卷煙廠實(shí)施K/3的核心內(nèi)容，它們系統(tǒng)運(yùn)行僅一年，什邡卷煙廠就減少庫存資金占用累計達(dá)2.8億元，這是一個了不起的成績。不過，我們更關(guān)心在這個成績背后，是什么變化在起作用。為此，本報記者采訪了什邡卷煙廠負(fù)責(zé)財務(wù)管理信息化的財務(wù)部副部長于翔。
記者：在什邡卷煙廠的總結(jié)資料中提到：“通過使用K/3系統(tǒng)，產(chǎn)生很大效益，如2001年全面累積庫存資金占用減少了2.8個億，采購資金利息節(jié)約了1700多萬�！边@筆錢是怎樣算出來的，原有的系統(tǒng)（管理模式）為什么不能獲得這樣的效益。請您具體談一談。
于翔：什邡卷煙廠庫存規(guī)模很大，這個數(shù)據(jù)是以實(shí)施前的2000年庫存資金占用規(guī)模達(dá)到8.2億元，電算化后壓到5.4億，累計節(jié)省2.8億元，這個數(shù)字按當(dāng)時銀行平均貸款利率5.115‰計算的，就可算出一年節(jié)約資金1700萬元。
以前的財會疲于記賬，根本沒有精力來做“管理”，這管理這一方面的執(zhí)行水平可想而知——第一，我們以前沒有時間來觀察庫存到底合不合理；第二、沒有辦法來評價采購上來的物資價格是不是和市場價一致。
實(shí)施后，從系統(tǒng)得到的數(shù)據(jù)可以使我們能夠分析采購行為。而且上了系統(tǒng)之后，我們就隨時能看到庫存，對應(yīng)的管理人員有精力去分析庫存的合理性。他們有能力、有時間來加強(qiáng)管理，對下面車間的工作、用料有了感性的認(rèn)識。另外，我們還對大宗物資采購采用招投標(biāo)方式，這樣占用資金就減下去了。
任何一個企業(yè)在財務(wù)信息化之后，都能節(jié)約庫存，其原理不是說軟件本身能夠創(chuàng)造財富，而是財務(wù)管理者通過軟件能及時獲得信息，做出比以前更加準(zhǔn)確和高效的管理反映。財務(wù)管理的核心就是“控制”。如果能在事前進(jìn)行控制、管理更精細(xì)，企業(yè)就一定能獲得效益。
記者：管理側(cè)重的轉(zhuǎn)移，給財務(wù)管理水平帶來了提升�？蓮倪@個角度，IT的價值在什么地方？我的意思是，如果說IT系統(tǒng)令節(jié)省下來的人力去“加強(qiáng)監(jiān)管”，并獲得效益的話，那么企業(yè)是不是可能通過簡單地增加人手來獲得同樣的收益？
于翔：以前也有人問過這種問題。這個問題你要這么看。只增加人而不改變管理的方式，不是一個科學(xué)的思路。西方管理思想認(rèn)為，管理中很重要的就是你選擇什么樣的工具。十個人做一件事，和一個人加一臺計算機(jī)做同樣一件事在管理上來看就是兩個概念，區(qū)別在于：企業(yè)形象不同；人與人配合遠(yuǎn)沒有人與機(jī)器配合那么規(guī)律。
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