由于煙草行業(yè)在我國國民經(jīng)濟中特殊地位，煙草行業(yè)一直實行的是傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟體制。但隨著市場經(jīng)濟的深入，卷煙生產(chǎn)雖然仍然處在國家計劃控制中，可這個行業(yè)的銷售早已經(jīng)面向市場。四川是全國最大的卷煙消費市場之一，各種品牌卷煙之間的競爭很激烈。在這樣的環(huán)境下，什邡卷煙廠近年來仍然得到高速發(fā)展。
但高速發(fā)展并不意味著沒有問題。在占領市場的過程中，企業(yè)需要及時地得到包括財務信息在內(nèi)的各種信息。財務信息是企業(yè)經(jīng)營成果的最終體現(xiàn)，財務信息化就是為了企業(yè)的經(jīng)營銷售服務，在不同時期透過財務信息的傳遞，促使企業(yè)調整經(jīng)營策略的工具。如果沒有信息化手段，企業(yè)面對市場競爭就很受制約。什邡卷煙廠察覺到原有的財務管理雖然比較規(guī)范，但受制于信息分散、數(shù)據(jù)流動不及時，它實際上只是財務部一個部門內(nèi)的財務核算管理，沒有有效地為企業(yè)經(jīng)營決策者提供決策支持，陳舊的手工核算和管理方式已不適應工廠調整發(fā)展的需要。
什邡卷煙廠選擇從2000年開始進行財務信息化建設，他們有自己獨特的考慮。從企業(yè)內(nèi)部來說，原有手工財務管理制度規(guī)范，加上經(jīng)過幾年的人才儲備，可以說打下了不錯的基礎。而且，廠里還從省煙草專賣局爭取到部分資金支持這個項目的實施。另外從企業(yè)外部來說，信息化是一個潮流，行業(yè)內(nèi)已有一些企業(yè)嘗到了甜頭。在這樣的背景下，企業(yè)領導認為財務管理信息化的內(nèi)外條件具備，要做，就要做一個有特色的應用。
可以說，企業(yè)的內(nèi)外部需求成為應用的最大動力。
實施給財務管理帶來變化
為財務管理信息化，什邡卷煙廠專門成立了企業(yè)領導挑頭的財務電算化課題組。財務電算化課題組考查了市場上多家公司的產(chǎn)品之后，什邡卷煙廠選中了金蝶公司的K/3 V8.8.2工業(yè)版。在從網(wǎng)絡鋪設到產(chǎn)品調研、立項一系列工作鋪墊之后，2000年9月，什邡卷煙廠正式實施K/3.
好的財務軟件既是一個用于財務核算的軟件，同時也體現(xiàn)著財務軟件設計者對財務管理的理解。在什邡卷煙廠財務管理信息化過程中，發(fā)生了不少傳統(tǒng)手工模式與計算機先進管理思想的碰撞，使財務人員感受到了先進的財務管理理念帶來的巨大沖擊。
在實施過程中，其他企業(yè)先進的管理模式和管理方法也帶給財務部不少啟發(fā)。經(jīng)過磨合與修改，什邡卷煙廠的財務工作發(fā)生了巨大的變化，財務人員的工作從原來的記賬、對賬等機械工作轉向更偏重于財務管理。
獨到的績效分析
為了衡量IT系統(tǒng)的價值，他們從多個角度評估了IT系統(tǒng)帶來的影響。
財務管理的信息化，節(jié)省了財務人員登記賬簿、計算余額和匯總記賬憑證、賬賬核對等工作時間，直接減輕財務人員工作量近80%.財務主管因此可以將節(jié)約出來的時間安排其他工作。在不增加人工費用的同時，財務人員工作范圍增大，工作內(nèi)容增多，工作效率提高，工作強度卻隨之下降，工作成果就顯而易見了。
財務管理信息化不僅使企業(yè)財務人員將工作重點移向真正的“財務管理”，這項工作也帶來其它各方面的效益。他們以財務管理為核心，將物流、資金流納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理，財務與業(yè)務以及生產(chǎn)數(shù)據(jù)高度共享。財務管理者可以通過采購訂單、采購合同、生產(chǎn)任務單等全程對物流和資金流進行跟蹤管理，可以通過數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對生產(chǎn)所需的原輔材料的投放進行監(jiān)控，財務主管可以輕松掌握相關部門工作進度和工作績效。這樣就突破了傳統(tǒng)的部門管理的局限性，將物流資金流一體化，從而更加科學地在全廠范圍內(nèi)配置資源；同時，網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)共享可以保證問題及時被發(fā)現(xiàn)和得到處理，真正做到事前有預測和分析，事中有跟蹤和監(jiān)督，事后有考評和記錄。與手工相比，在極短的時間里，就可以對大量信息和數(shù)據(jù)進行分析和處理，使財務管理的方法和手段更為先進、科學和高效。
除了直接的經(jīng)濟效益，經(jīng)營上的間接好處，還產(chǎn)生了大量的社會效益：比如什邡卷煙廠作為什邡乃至德陽市的經(jīng)濟支柱，當?shù)卣跋嚓P職能部門對卷煙廠生產(chǎn)經(jīng)營狀況都非常關注，財務部經(jīng)常需要向他們報送不同口徑的財務數(shù)據(jù)。財務信息化工程的建成，將提高在這一方面的工作效率，為什邡卷煙廠贏得良好的聲譽。
什邡卷煙廠在整個項目中的總投資只有350萬元。由于財務管理一直比較規(guī)范，加上此次應用的努力，上線后第一次在省煙草專賣局的評比中，什邡卷煙廠就電算化甩手工賬得分獲得了第一名。而同行業(yè)里有的企業(yè)早在九六年就開始實施電算化了——這是一次“性價比”極高的應用。
為了更清楚地判斷信息系統(tǒng)的價值，什邡卷煙廠做了很細致的總結工作。實際上，不論是對信息化還是對部門的責任等問題，什邡卷煙廠都有清晰的認識。對每一個環(huán)節(jié)改變的分析，不正是信息系統(tǒng)的一種價值體現(xiàn)？
怎樣節(jié)省2.8億？
財務管理是什邡卷煙廠實施K/3的核心內(nèi)容，它們系統(tǒng)運行僅一年，什邡卷煙廠就減少庫存資金占用累計達2.8億元，這是一個了不起的成績。不過，我們更關心在這個成績背后，是什么變化在起作用。為此，本報記者采訪了什邡卷煙廠負責財務管理信息化的財務部副部長于翔。
記者：在什邡卷煙廠的總結資料中提到：“通過使用K/3系統(tǒng)，產(chǎn)生很大效益，如2001年全面累積庫存資金占用減少了2.8個億，采購資金利息節(jié)約了1700多萬�！边@筆錢是怎樣算出來的，原有的系統(tǒng)（管理模式）為什么不能獲得這樣的效益。請您具體談一談。
于翔：什邡卷煙廠庫存規(guī)模很大，這個數(shù)據(jù)是以實施前的2000年庫存資金占用規(guī)模達到8.2億元，電算化后壓到5.4億，累計節(jié)省2.8億元，這個數(shù)字按當時銀行平均貸款利率5.115‰計算的，就可算出一年節(jié)約資金1700萬元。
以前的財會疲于記賬，根本沒有精力來做“管理”，這管理這一方面的執(zhí)行水平可想而知——第一，我們以前沒有時間來觀察庫存到底合不合理；第二、沒有辦法來評價采購上來的物資價格是不是和市場價一致。
實施后，從系統(tǒng)得到的數(shù)據(jù)可以使我們能夠分析采購行為。而且上了系統(tǒng)之后，我們就隨時能看到庫存，對應的管理人員有精力去分析庫存的合理性。他們有能力、有時間來加強管理，對下面車間的工作、用料有了感性的認識。另外，我們還對大宗物資采購采用招投標方式，這樣占用資金就減下去了。
任何一個企業(yè)在財務信息化之后，都能節(jié)約庫存，其原理不是說軟件本身能夠創(chuàng)造財富，而是財務管理者通過軟件能及時獲得信息，做出比以前更加準確和高效的管理反映。財務管理的核心就是“控制”。如果能在事前進行控制、管理更精細，企業(yè)就一定能獲得效益。
記者：管理側重的轉移，給財務管理水平帶來了提升�？蓮倪@個角度，IT的價值在什么地方？我的意思是，如果說IT系統(tǒng)令節(jié)省下來的人力去“加強監(jiān)管”，并獲得效益的話，那么企業(yè)是不是可能通過簡單地增加人手來獲得同樣的收益？
于翔：以前也有人問過這種問題。這個問題你要這么看。只增加人而不改變管理的方式，不是一個科學的思路。西方管理思想認為，管理中很重要的就是你選擇什么樣的工具。十個人做一件事，和一個人加一臺計算機做同樣一件事在管理上來看就是兩個概念，區(qū)別在于：企業(yè)形象不同；人與人配合遠沒有人與機器配合那么規(guī)律。
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