SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理，無論是業(yè)務(wù)處理，還是財務(wù)處理都會產(chǎn)生大量的憑證，無論是什么憑證，最終的反映形式就是會計憑證。

　　1.憑證原則Code

　　每筆記賬都一直以憑證形式存儲，每一憑證都作為前后一致的單位保留在系統(tǒng)中，直至將它歸檔。唯有完整憑證可以計入SAP系統(tǒng)；“完整”是指借貸余額為零。其近一步的條件是完整、準(zhǔn)確輸入系統(tǒng)配置時定義為“必輸（Required）”的字段。保存憑證或者進入不同憑證項目時，系統(tǒng)自動根據(jù)配置檢查必輸項目是否已經(jīng)輸入或者是否按照標(biāo)準(zhǔn)輸入，并發(fā)出適當(dāng)?shù)奶崾拘畔?，拒絕進行下一步動作，如果輸入錯誤的話。

　　2.憑證結(jié)構(gòu)Structures

　　每張憑證都有一個憑證抬頭（Document Header）和兩個以上的行項目（Document Items）組成。

　　憑證抬頭——對整個憑證有效的信息，例如四個日期、文本摘要、憑證類型等等。

　　行項目(Line Items)——僅僅包含特定項目的信息，如記賬碼、科目編碼、金額、稅碼、成本對象等有科目、記賬碼等配置綜合決定的信息。

　　3.憑證特征Features

　　憑證的基本特征包括子分類賬/總分類賬一體化、自動記賬、跨公司代碼業(yè)務(wù)（Across Company Code）。

　　子分類賬/總分類賬一體化

　　FI-AR應(yīng)收賬款和FI總分類賬、FI-AP應(yīng)付賬款和FI總分類賬、FI-AM固定資產(chǎn)明細(xì)賬和固定資產(chǎn)總賬完全一體化的。明細(xì)賬建立在供應(yīng)商、客戶、固定資產(chǎn)層次上，在對供應(yīng)商、客戶或者固定資產(chǎn)賬戶入賬的同時，系統(tǒng)自動向總分類賬中的統(tǒng)馭科目自動記賬。明細(xì)賬和總分類賬同步更新。因此，在創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表之前，不再需要將財務(wù)數(shù)據(jù)從子分類賬轉(zhuǎn)入總分類賬，可以隨時查看公司代碼當(dāng)前的資產(chǎn)負(fù)債表?？蛻舳藰?biāo)準(zhǔn)統(tǒng)馭科目是：國內(nèi)應(yīng)收賬款、國外應(yīng)收賬款、來自合并公司的應(yīng)收賬款。當(dāng)然，有些集團還有集團內(nèi)和集團外之分。下圖顯示了向子分類賬入賬時，系統(tǒng)將相應(yīng)的沖銷條目實時記入總分類賬：

　　自動記賬

　　SAP支持很大程度的自動記賬，對于AR和AP大部分的憑證，涉及應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的憑證，如果啟用了MM、SD等模塊，就能絕大部分基于銷售訂單或采購訂單進行的發(fā)票校驗等業(yè)務(wù)自動生成。而在具體手工編制憑證的時候，有些憑證行項目是系統(tǒng)自動生成的，例如，銷售稅金和采購稅金行項目等。在應(yīng)收發(fā)票錄入初始視圖輸入含稅總金額，選擇計算稅金，行項目輸入損益科目和含稅總金額，過賬成功，系統(tǒng)自動用含稅總金額、稅碼等計算出應(yīng)交稅金的行項目。

　　跨公司代碼業(yè)務(wù)

　　為能支持像中心銷售和催款等這樣的方案，可以在SAP系統(tǒng)記入涉及多個公司代碼的記賬業(yè)務(wù)。系統(tǒng)為每個公司生成一張獨立的憑證；給予整個業(yè)務(wù)一個單一的業(yè)務(wù)編號，然后將該編號用于所有涉及到憑證以表示他們是特定公司之間業(yè)務(wù)的一部分。

　　4.憑證輸入

　　三類輸入操作

　?。?）暫記憑證Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系統(tǒng)暫記一憑證，則該憑證不必是完整的。系統(tǒng)不對該憑證的任何科目余額進行更新，并且憑證數(shù)據(jù)不被任何程序評估，也不發(fā)布任何憑證編號。如果在記賬憑證過程中被打斷且打算暫存數(shù)據(jù)的情況下，可以暫記憑證。

　　（2）預(yù)制憑證Parking Documents——預(yù)制憑證又叫先期憑證。該憑證會導(dǎo)致憑證的不完整以及不更新任何憑證。與“暫記”過程的差別是，迄今輸入憑證的數(shù)據(jù)可在任何程序運行時聯(lián)機評估。此外，憑證將被分配一個憑證編號。例如，暫時無法確定客戶，但是希望以后設(shè)置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先預(yù)制，后過賬（審核），那么也可以預(yù)制憑證。

　?。?）記賬憑證POSTING——所有憑證抬頭和行項目必輸項目都已經(jīng)正確輸入時，可以記賬該憑證。此時，借貸分錄的余額必須是0；記賬時，系統(tǒng)自動更新相應(yīng)的科目余額（適時反映到三大報表）。

　　在記賬之前，可以自行憑證模擬或者概覽。

　　在已經(jīng)調(diào)用了記賬功能時，在自動生成的某些項目需要通過相關(guān)總分類賬或其主記錄的字段狀態(tài)的后續(xù)科目設(shè)置時，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)向憑證概覽。待更改的項目被標(biāo)記出，可以進行修改（有時根據(jù)配置是必須修改的）。例如，使用現(xiàn)金類科目，要求輸入原因代碼。那么，一旦選擇了一個現(xiàn)金科目，點擊過賬，系統(tǒng)就會轉(zhuǎn)到憑證概覽，并提示缺少原因代碼。

　　基本輸入步驟

　　調(diào)用憑證輸入的事務(wù)代碼——>輸入憑證抬頭數(shù)據(jù)——>輸入行項目數(shù)據(jù)——根據(jù)需要輸入附加設(shè)置或額外信息——憑證類別化（保留、預(yù)制、過賬等）處理。

　?。?）調(diào)用希望用來輸入憑證的功能。通常就是調(diào)用編制憑證的事務(wù)代碼或者菜單項。SAP將同類憑證業(yè)務(wù)（具有基本通用的憑證屬性）用一個事務(wù)代碼單獨來實現(xiàn)，提高憑證編制的效率和速度，可以實現(xiàn)憑證編制的更加細(xì)化的角色控制。例如，現(xiàn)金收付的只能收付現(xiàn)金。

　　（2）輸入憑證抬頭數(shù)據(jù)

　　憑證抬頭具有適用于整個憑證的數(shù)據(jù)。一般包括：憑證日期、憑證類型、公司代碼、貨幣、匯率、記賬日期。

　　四個日期：

　　A.憑證日期(Document Date)

　　進行業(yè)務(wù)往來(business transaction)的日期（例如發(fā)票或收付的發(fā)生日期），可以不同于記賬日期，而記賬日期是更新客戶和總分類賬余額的日期。憑證日期和憑證編制日期（document entry date）也是不同的概念；后者是系統(tǒng)確定的，當(dāng)前日期。

　　B.記賬日期（Posting Date）

　　系統(tǒng)自動將系統(tǒng)日期(current date)默認(rèn)為記賬日期。只通過輸入允許的記賬期間的另一個記賬日期，可以選擇今日之外的日期過去或?qū)韺{證記賬。記賬日期確定記賬期間（posting period）。記賬允許的期間由系統(tǒng)配置確定。如果輸入前一年度的期間，就用特殊器件自動修正當(dāng)前年度的結(jié)轉(zhuǎn)余額。

　　欲進行年末結(jié)算的轉(zhuǎn)賬，必須輸入在上一記賬期間有效的日期，然后輸入調(diào)整期間。根據(jù)系統(tǒng)管理員定義的業(yè)務(wù)年度變式，調(diào)整記賬期間可以在13到16之間變化。例如，為了在也為公歷年度的業(yè)務(wù)年度末輸入轉(zhuǎn)賬，就在12月輸入一記賬期間，然后在期間字段輸入一特殊期間，如13。

　　C. 換算日期（Translate Date）：將憑證金額換算成另外一種貨幣的日期。

　　D.發(fā)票日期（Invoice Date）：

　　憑證類型(Document Type)

　　憑證類型作用：區(qū)分業(yè)務(wù)往來；對賬戶的記賬（確定賬戶類型）；發(fā)布憑證編號（每一類憑證都有特定的憑證編碼范圍）。

　　每個憑證在抬頭都包含憑證類型。輸入憑證時，默認(rèn)該憑證類型（有時是事務(wù)代碼決定的），例如，應(yīng)收相關(guān)的憑證類型包括客戶發(fā)票、客戶收付、客戶貸項憑單、一般憑證等等。

　　有些憑證編制的事務(wù)代碼本身直接決定了憑證類型，不必人為選擇。

　　■事務(wù)類型（）

　　■憑證編號(Document Number)

　　根據(jù)憑證類型，憑證號由系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置(internally)或手工輸入(externally)。無論哪種產(chǎn)生方法，每類憑證都有特定的編號范圍，即特定的憑證類型的憑證編號只能在既定的編號范圍內(nèi)選擇,并且是唯一的。如果手工收入編號，系統(tǒng)會判斷，該編號是否在既定的編號范圍內(nèi)；如果是的，會繼續(xù)判斷是否唯一。

　　■公司代碼(Company Code)

　　任何憑證都必須輸入公司代碼。系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)日在所有后續(xù)憑證中輸入的該公司代碼；用戶也可以在用戶參數(shù)中設(shè)置默認(rèn)公司代碼。

　　■貨幣匯率(Currency /Exchange Rate)

　　輸入一天的第一個憑證時，必須在貨幣/利率字段輸入貨幣代碼。系統(tǒng)在每天一次確定貨幣后，該日所有后續(xù)憑證中默認(rèn)該貨幣代碼。貨幣/利率條目具有兩個字段-第一個用于貨幣代碼；第二個用于匯率。另外，還有一換算日期。

　　憑證抬頭輸入?yún)R率有三種方法：

　　A.輸入貨幣代碼，系統(tǒng)檢索記賬日期匯率。

　　B.輸入貨幣代碼和換算日期。系統(tǒng)使用換算日期的匯率，如果已經(jīng)維護的話。

　　C.在憑證抬頭中人工輸入貨幣代碼和匯率。

　　■貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門Trading Partner Business Area

　　貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門是客戶或供應(yīng)商的業(yè)務(wù)部門。與進行記賬的業(yè)務(wù)部門一起，已經(jīng)分配有有貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門的每個行項目都具有發(fā)送方-接收方關(guān)系。這種關(guān)系使之能夠在業(yè)務(wù)部門等級進行公司間收入支出的銷賬，以作為業(yè)務(wù)部門合并的一部分。

　　在憑證抬頭的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門輸入。然后再非自動生成的每個總分類賬行項目缺省該條目。但是，也可以在每個總分類賬項目中輸入新的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門。

　　在記賬憑證前，可以在憑證概覽屏幕的抬頭中輸入。然后該貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門自動放在所有人工創(chuàng)建的總分類賬項目中。

　　■參考編號Refernce Number

　　參考編號可以是發(fā)票號或票據(jù)憑證編號。憑證抬頭也是保存公司之間編號（公司之間憑證）的地方；可以人工輸入或讓系統(tǒng)確定編號。

　　■抬頭文本Doc.head Text

　　憑證抬頭也是保存公司間編號（來自公司間憑證）之處?？梢匀斯ぽ斎脒@些編號或讓系統(tǒng)確定編號。

　?。?）輸入各個行項目

　　行項目包括某個單項上的信息的憑證部分；它至少包括金額、科目號、借貸方分配以及取決于被記賬業(yè)務(wù)往來的進一步規(guī)定。

　　行項目的多少和屬性等都是可以配置的。不同的憑證類型或者記賬碼下，行項目可能不同。例如，在客戶憑證中，行項目可能是：客戶或供應(yīng)商項目或總分類賬項目。

　　■輸入行項目的輸入字段

　　每個憑證數(shù)據(jù)輸入屏幕的最后一行包含以下字段：記賬代碼、賬戶、特殊總賬標(biāo)識、新的公司代碼（內(nèi)部業(yè)務(wù)，可以在應(yīng)收賬款——>環(huán)境——編輯選項中壓縮）。在每個行項目輸入屏幕最后一行輸入完成的這些輸入項決定輸入的下一行項目中可以完成時其他輸入項目，如下圖所示：

　　每個行項目包含不同的內(nèi)容，有的選擇性輸入，有的必須輸入；常見行項目內(nèi)容如下：

　　■記賬代碼(Posting Key)

　　記賬代碼是控制憑證行項目輸入的兩位數(shù)字代碼。它可以決定：賬戶類型、借貸方向、輸入的屏幕格式。

　　客戶行項目最重要的記賬代碼包括01 發(fā)票；11貸項憑證；15進賬。

　　■科目

　　對于憑證錄入而言，第一個行項目科目是客戶、供應(yīng)商或者資產(chǎn)明細(xì)賬科目，當(dāng)然也可以是總賬科目。這是憑證類型決定的。

　　■特別總賬標(biāo)識

　　為了輸入一個特殊總賬業(yè)務(wù)，必須在行項目中輸入特殊總賬標(biāo)識。常見特殊總賬業(yè)務(wù)包括：定金、匯票、保證金、壞賬準(zhǔn)備金、應(yīng)收利息、攤銷等。

　　■稅碼（Tax Code）

　　表示計算和顯示稅收參數(shù)的兩位代碼。在稅收代碼下定義的參數(shù)包括：稅率、稅收類型（進項稅或銷項稅等）、計算方法（包含的%或獨立的%）。

　　銷項或購置稅是從總賬項目金額而不是客戶項目金額扣減的：對于客戶而言，是銷項稅；對于供應(yīng)商而言，是進項稅。

　　銷項稅金或進項稅金有兩種方式輸入：

　　人工輸入稅金：直接輸入稅金行項目。

　　系統(tǒng)自動計算稅金：通過配置和稅碼實現(xiàn)。

　　在下列情況下，稅收輸入才有可能：

　　發(fā)票只包含一個稅碼——輸入稅碼，則所有以后的總賬行項目將缺省為該稅碼；在適合字段輸入發(fā)票的稅收總額。

　　發(fā)票包含各種不同的稅碼/稅率——必須在字段中保留缺省稅碼“**"1473在屏幕上不輸入任何稅額，相反在平整輸入程序的結(jié)束處進入獨立的稅收屏幕。

　　金額與稅收無關(guān)的情況下，在此字段中保留缺省稅碼"**"。如果憑證包含稅額但是沒清楚表現(xiàn)：選擇計算稅收字段；如果稅率已經(jīng)清楚指定，輸入適合的稅碼；如果沒有，保留缺省稅碼"**"。

　　錄入銷售發(fā)票或采購發(fā)票時，選擇計算稅金，確定稅碼后，系統(tǒng)自動將銷項稅金或進項稅金計算出來，形成獨立的稅金行項目。

　　■收付條件（）

　　輸入個別收付條件用于計算現(xiàn)金折扣和分期收付條件用于按照時間進行收付的監(jiān)控。詳細(xì)說明，見應(yīng)用模塊-FI-FI部分專項部分。

　　■收付控制

　　■催款數(shù)據(jù)

　　■分配字段