陽春三月，本應(yīng)是陽光明媚令人心曠神怡的季節(jié),但正如近日倒春寒的天氣一樣讓我感到深深的寒意。原因是最近公司讓我接手一個(gè)實(shí)施到一半的ERP項(xiàng)目，而這個(gè)項(xiàng)目只有片言片語的幾份簡單文檔。不但沒有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，更沒有詳細(xì)的實(shí)施文檔記錄。在接手此項(xiàng)目后讓我深深的感受到?jīng)]有實(shí)施文檔的痛苦，因?yàn)樗械囊磺卸家约褐匦旅?。不但浪費(fèi)了寶貴的實(shí)施時(shí)間，而且還經(jīng)常需要做重復(fù)的工作。缺乏實(shí)施文檔讓我在這個(gè)ERP項(xiàng)目中吃盡了苦頭，這里和大家分享我對實(shí)施文檔的一些反思和總結(jié)。

　　常見的ERP實(shí)施文檔缺陷

　　當(dāng)我從公司前任ERP項(xiàng)目實(shí)施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實(shí)施文檔時(shí)，我難以置信的看著他問“沒有了嗎？只有這些？”，我同事尷尬的點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實(shí)施計(jì)劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。”實(shí)際上，這完全是對實(shí)施文檔的誤解，也是許多ERP實(shí)施顧問的通病。

　　（1）什么是ERP項(xiàng)目實(shí)施文檔？

　　ERP實(shí)施文檔是用來記錄、描述、展示實(shí)施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項(xiàng)目活動(dòng)過程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義、規(guī)定及報(bào)告。例如，分階段實(shí)施計(jì)劃文檔、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔、標(biāo)準(zhǔn)編碼及數(shù)據(jù)文檔、標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)設(shè)置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會(huì)伴隨著ERP實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善，也同時(shí)記載了整個(gè)實(shí)施的過程和成果。

　　從內(nèi)容上說，ERP項(xiàng)目實(shí)施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目可交付物的一個(gè)組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項(xiàng)目管理進(jìn)程中的各種信息，為實(shí)施人員提供決策依據(jù)，以保證ERP項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn)；另一方面，過程文檔也是實(shí)施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進(jìn)行歸納和分析，可以對實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而對后續(xù)ERP日常運(yùn)作、維護(hù)更加有的放矢。

　　（2）常見的ERP實(shí)施文檔缺陷

　　一般來說，實(shí)施文檔是否規(guī)范和專業(yè)已成為ERP實(shí)施的重要評價(jià)指標(biāo)之一。經(jīng)過深入分析，我總結(jié)這個(gè)項(xiàng)目主要存在這些缺陷：

　　①文檔編寫不夠規(guī)范：主要表現(xiàn)為項(xiàng)目實(shí)施過程中，沒有對每一個(gè)階段的文檔進(jìn)行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。

　?、谖臋n內(nèi)容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進(jìn)行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善；要么文檔極其簡單，相當(dāng)于沒有文檔；要么文檔流于形式，沒有什么實(shí)際的價(jià)值，甚至于有的實(shí)施文檔與實(shí)施過程完全不相符。

　　③文檔沒有統(tǒng)一入庫管理：隨著ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個(gè)文檔資料庫。不同時(shí)期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時(shí)非常困難。

　　④只重視文檔的形式，實(shí)用性不強(qiáng)。在實(shí)際的實(shí)施過程中，編制人員沒有時(shí)間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績，這樣一來一些不實(shí)用的、重復(fù)的文檔不但阻礙ERP實(shí)施的可執(zhí)行性，而且還影響項(xiàng)目的整體進(jìn)度。

　　文檔對項(xiàng)目實(shí)施起到什么作用？

　　與本項(xiàng)目前任負(fù)責(zé)同事溝通中了解到，他對實(shí)施文檔的作用存在非常多的誤解，認(rèn)為實(shí)施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時(shí)間來寫文檔。因?yàn)橛辛诉@樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認(rèn)為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細(xì)寫。實(shí)際上，實(shí)施文檔是一種工具，是古語有云的“磨刀不誤砍柴功”。

　?。?）文檔能提高實(shí)施過程的能見度

　　規(guī)范、齊全的文檔會(huì)詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的事件，便于實(shí)施人員掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時(shí)，文檔還有助于實(shí)施人員與操作人員明確了解各自的職責(zé)，信息互通，共同把握實(shí)施過程的節(jié)奏。因此，實(shí)施成員用一定時(shí)間編制、整理實(shí)施文檔，可以使實(shí)施人員對各個(gè)階段的工作進(jìn)行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯(cuò)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。例如，通過對文檔的檢查，在項(xiàng)目實(shí)施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯(cuò)誤或不一致的地方，及時(shí)糾正以減少大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。

　?。?）文檔能規(guī)范實(shí)施問題的處理

　　實(shí)施過程中肯定會(huì)遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關(guān)系到實(shí)施效果是否有效的標(biāo)志。這類問題主要分兩種情況：

　?、偈侵匾姆答佭t遲得不到解決和回復(fù)，當(dāng)文檔化做得好時(shí)，在出現(xiàn)問題的時(shí)候，打開文檔可以一目了然，責(zé)任不會(huì)被推卸。

　?、谑怯行﹩栴}在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡單而又瑣碎的重復(fù)問題會(huì)讓實(shí)施顧問疲于奔命，效率低下。這時(shí)，一個(gè)文檔化的FAQ問題集對項(xiàng)目實(shí)施就顯得意義重大。