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ERP條件下的企業(yè)財務控制

來源: CIO時代 編輯: 2010/06/28 14:39:08  字體:

  [導讀]ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應鏈的管理,適應了企業(yè)在知識經(jīng)濟時代市場競爭的需要。

  一、ERP的概念及管理思想

  1.ERP的概念及含義

  ERP(Enterprise Resource Plannlng)是“企業(yè)資源計劃”的簡稱,可以從管理思想、軟件產品、管理系統(tǒng)三個層次給出它的定義:

  (1)它是由美國著名的計算機技術咨詢和評估集團Garter Group Inc.提出了一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準,其實質是在MRPII(制造資源計劃,Hanufacturlng Resources Planning)基礎上進一步發(fā)展而成的面向供應鏈(Supply Chain)的管理思想。

  (2)是綜合應用了客戶機/月最務器體系、關系數(shù)據(jù)庫結構、面向對象技術、圖形用戶界面、第四代語言(4GL)、網(wǎng)絡通訊等信息產業(yè)成果,以ERP管理思想為靈魂的軟件產品。

  (3)是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據(jù)、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

  2.ERP系統(tǒng)的管理思想

  ERP的核心管理思想就是實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理,主要體現(xiàn)在以下三個方面:

  (1)供應鏈資源管理的思想

  在知識經(jīng)濟時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭,還必須把經(jīng)營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中,才能有效地安排企業(yè)的產、供、銷活動,滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產經(jīng)營的需求,以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應鏈的管理,適應了企業(yè)在知識經(jīng)濟時代市場競爭的需要。

  (2)精益生產和敏捷制造的思想

  ERP系統(tǒng)支持對混合型生產方式的管理,主要表現(xiàn)在兩個方面:其一是“精益生產LP(Lean Production)”的思想,即企業(yè)按大批量生產方式組織生產時,把客戶、銷售代理商、供應商、協(xié)作單位納入生產體系,企業(yè)同他們的關系,不是簡單的業(yè)務往來關系,而是利益共享的合作伙伴關系,這種合作伙伴關系組成了一個企業(yè)的供應鏈,這即是精益生產的核心思想。其二是“敏捷制造(A911e Hanufacturlng)”的思想。當市場發(fā)生變化,企業(yè)遇有特定的市場和產品需求時,企業(yè)的基本合作伙伴不一定能滿足新的要求,這時,企業(yè)會組織一個由特定的供應商和銷售渠道組成的短期或一次性供應鏈,形成“虛擬工廠”,用最短的時間將新產品打入市場,時刻保持產品的高質量、多樣化和靈活性,保持競爭優(yōu)勢。

  (3)事先計劃與事中控制的思想

  ERP系統(tǒng)通過定義事務處理(Transaction)相關的會計核算科目與核算方式,以便在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實現(xiàn)了根據(jù)財務資金現(xiàn)狀,可以追溯資金的來龍去脈,并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動,改變了資金信息滯后于物料信息的狀況,便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。

  二、ERP對財務控制工作的影響

  實施ERP工程后,財會部門的工作職能變化在于會計記錄功能的弱化,財務管理功能與企業(yè)其他方面管理功能的融合。財會部門結構壓縮,中間層次變薄或消失,趨于扁平化。ERP工程的實施必定會使得財會工作結構和職能發(fā)生徹底的變革。

  1.財務控制對象的擴展

  財務控制對象是企業(yè)的資金運動及其有關的綜合經(jīng)營管理活動。在企業(yè)ERP的環(huán)境中,客戶需求和供應商的制造資源與企業(yè)內部制造活動有機的整合在一起,同時,企業(yè)內部生產、庫存等業(yè)務管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了高度集成,從而從根本上實現(xiàn)了整個內外部供應鏈的統(tǒng)一。在這種新環(huán)境下,更要求強調有效管理供應鏈上的各個環(huán)節(jié),企業(yè)的綜合經(jīng)營活動所涉及的內容及資源也隨之發(fā)生了擴展。另一方面,傳統(tǒng)的企業(yè)活動主要是基于各種傳統(tǒng)有形資產,ERP實施后,信息、知識、策略等無形因素更多地融入到企業(yè)業(yè)務中,與這些無形資產相關的業(yè)務也成為財務控制的重要對象。因此,財務控制的對象范圍及特點必將隨之發(fā)生變革。

  2.財務控制內容的增加

  由于新的ERP環(huán)境使企業(yè)在業(yè)務流程、信息管理等方面發(fā)生了巨大變革,財務控制的內容也隨之發(fā)生了相應的變化。

  (1)從傳統(tǒng)的以事后控制為主導的財務控制,擴展到事前控制、事中控制乃至實時控制。ERP環(huán)境中的財務管理系統(tǒng)將信息流、資金流和物流進行高度整合,實現(xiàn)財務管理從事后財會信息的反映,到財務管理信息及時處理,再到多層次、全球化財務管理支持的轉變,在這種情況下,必然要求財務控制環(huán)節(jié)隨之進行相應的擴展。

  (2)由傳統(tǒng)的簡單控制到復雜的集成控制。企業(yè)實施ERP之后,其財務系統(tǒng)不僅在內部的各模塊充分集成,并且與供應鏈和生產制造等系統(tǒng)也達到了無縫集成,于是產生了集成業(yè)務,傳統(tǒng)的財務控制已不能滿足新的業(yè)務活動控制的需要,因而必須相應的擴展為集成控制。

  (3)ERP系統(tǒng)及網(wǎng)絡的安全風險和財務安全控制。由于ERP系統(tǒng)是借助計算機及網(wǎng)絡運行的,但由于目前的計算機及網(wǎng)絡安全問題尚未得到全面地解決,所以病毒入侵,黑客攻擊及非法篡改、惡意攫取系統(tǒng)內信息等安全隱患也不可忽視。因此,在ERP環(huán)境下,財務控制必須新增一項安全控制內容。

  三、ERP環(huán)境下傳統(tǒng)財務控制的缺陷

  傳統(tǒng)的財務控制主要是反饋控制(事后控制),即根據(jù)過去的情況指導當前的行為,主要有以下幾個方面的缺陷:

  1.發(fā)現(xiàn)偏差到糾正偏差之間有時滯

  這是反饋控制方式最大的缺陷。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)是按年定期提供財務會計報表的,如果信息用戶能夠得到企業(yè)實時的信息,他們絕對不會對月報或年報感興趣的,因為決策隨時隨地都有可能發(fā)生,而不是每周或每月才發(fā)生一次。

  2.無法實現(xiàn)財務與經(jīng)營業(yè)務的協(xié)同

  財務與經(jīng)營業(yè)務的協(xié)同包括企業(yè)內部協(xié)同、供應鏈協(xié)同等。企業(yè)內部各部門、各分支機構與客戶、供應商等每一結點在發(fā)生供、產、銷等經(jīng)營業(yè)務活動過程中每時每刻都會產生各種財務信息。如果沒有網(wǎng)絡技術的支持,根本不可能對這些財務信息進行快速、合理的處理,不利于企業(yè)的生產經(jīng)營決策。

  3.財務信息的披露無法滿足用戶的個性化需要

  由于信息生產成本和信息處理能力的局限,傳統(tǒng)財務報告往往只是滿足所有用戶的共同需要,而沒有或者很少考慮他們的個性需要。

  四、ERP條件下的企業(yè)財務控制要點

  1.進行業(yè)務流程重組

  業(yè)務流程重組(BPR,Busihess Process Reengineering)或業(yè)務流程再造,是2泄紀80年代末以來面對3C(顧客、競爭、變化)的挑戰(zhàn),國際上流行的一種新的管理觀念和方法,它基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要服務的、系統(tǒng)化的企業(yè)組織工作流程及相關活動,突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系,強調企業(yè)組織形式以“流程導向”替代原有的“職能導向”,為企業(yè)經(jīng)營管理提出了全新的思路。業(yè)務流程重組的核心是徹底重新設計企業(yè)流程,使得成本或時間上獲得顯著的改善。合并相關工作或工作組、工作流程的各個步驟按其自然順序進行、根據(jù)同一業(yè)務在不同工作中的地位設置不同的工作方式、模糊組織界線是美國的許多大企業(yè)所采取的主要方法,我國企業(yè)也可以借鑒以上方法。

  2.對信息實時控制

  ERP通過數(shù)據(jù)結構的統(tǒng)一實現(xiàn)了各個不同模塊的實時傳遞,從而將整個系統(tǒng)集成為一個統(tǒng)一的整體,實現(xiàn)供應鏈上各個環(huán)節(jié)的信息高度統(tǒng)一,實時反映了企業(yè)的運營狀況,為管理決策提供了及時準確的信息,便于及時做出調整。在ERP系統(tǒng)中,會計控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計量信息,還反映非貨幣信息。并強調信息的相關性和及時性,來滿足信息使用者的多樣化信息需求,同時根據(jù)實時信息進行實時控制,以達到提高企業(yè)經(jīng)營效率的目的。

  3.強化作業(yè)基礎的預算管理

  ERP環(huán)境下的預算控制以作業(yè)為基礎進行預算,實行精細化管理,使企業(yè)資源配置更加優(yōu)化。作業(yè)基礎預算在考慮完成預算目標時,要對上期經(jīng)營進行作業(yè)分析,找出各環(huán)節(jié)作業(yè)和資源消耗的聯(lián)系,從而發(fā)現(xiàn)低效和浪費的環(huán)節(jié),重新制定更加合理的工作流程和資源分配,并在此基礎上合理確定預算目標。這些都要求財務會計控制人員的密切參與和配合,否則ERP系統(tǒng)根本無法正常運行。財務會計人員與ERP系統(tǒng)的預算模塊不斷互動構成了完整的、統(tǒng)一的預算控制體系。

  4.完善企業(yè)內部控制制度

  隨著ERP系統(tǒng)的建立和應用,企業(yè)內部控制體系將以系統(tǒng)安全保障控制和信息治理控制相結合為重點?,F(xiàn)代信息技術給企業(yè)的內部控制賦予了新的內涵,財務會計控制也由人工控制變?yōu)槿藱C共同控制,如口令控制、數(shù)據(jù)加密、職能權限、訪問權限、操作日志治理等。

  再嚴密的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)都要人來使用和控制,因此更要加強內控制度建設。內部控制的建設體現(xiàn)在兩個方面:一是健全的結構;二是各個內部機構問、各經(jīng)辦人員間的科學分工與牽制。根據(jù)ERP系統(tǒng)扁平化,集成化的特點要注重用戶身份驗證及權限治理控制制度、系統(tǒng)治理多重密鎖控制制度、業(yè)務申請?zhí)幚砹鞒炭刂浦贫?、預算治理流程控制制度、內控制度實施情況的審計和檢查制度等。

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