會計憑證管理是公司財務(wù)部門的一項重要工作。企業(yè)使用ORACLE ERP系統(tǒng)后，再使用傳統(tǒng)憑證管理方式將會極其不適應(yīng)，新的ORACLE ERP系統(tǒng)必然要有新的解決方案。

　　一、憑證管理的目標(biāo)

　　1、方便平時查詢和檢索

　　會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的書面憑證，憑證管理要做到方便公司內(nèi)部及外部人員能快速的查閱。如公司內(nèi)部審計查閱和外部稅務(wù)檢查查閱。

　　2、符合會計檔案管理要求

　　會計憑證是重要的會計檔案和經(jīng)濟(jì)資料，因此憑證管理要做到符合檔案管理的要求。

　　二、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　1、幾個重要單據(jù)解釋說明

　　原始憑證：原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。如供應(yīng)商開具的應(yīng)付發(fā)票及附帶的入庫單據(jù)屬于原始憑證。

　　記賬憑證：記賬憑證是根據(jù)原始憑證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項確定會計分錄后所填制的會計憑證。

　　匯總記賬憑證：是根據(jù)同類記賬憑證定期加以匯總而重新編制的記賬憑證，目的是為了簡化登記總分類賬的手續(xù)。

　　2、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　根據(jù)原始單據(jù)填制記賬憑證，打印記賬憑證，把原始單據(jù)與記賬憑證粘貼在一起進(jìn)行保管。記賬憑證一般進(jìn)行細(xì)分，如分成收款、付款、轉(zhuǎn)賬三類；也可細(xì)分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬五類。記賬憑證按月份按類別進(jìn)行流水編號，每月財務(wù)結(jié)賬后整理記賬憑證，按類別按編號進(jìn)行裝訂保管。為了方便分類賬簿登記，有的公司也編制匯總記賬憑證。匯總記賬憑證單獨進(jìn)行管理，匯總記賬憑證與記賬憑證建立對應(yīng)關(guān)系方便查閱。

　　傳統(tǒng)憑證管理方法優(yōu)點：記賬憑證與原始單據(jù)粘貼在一起，一目了然。

　　三、ORACLE ERP系統(tǒng)憑證管理方法

　　ORACLE ERP系統(tǒng)是業(yè)務(wù)財務(wù)集成的管理系統(tǒng)，各項業(yè)務(wù)在系統(tǒng)處理的時候，系統(tǒng)會根據(jù)事先定義的規(guī)則在各個模塊自動生成會計分錄（記賬憑證）。這些會計分錄（記賬憑證）可以定期或者每月底傳入總賬模塊生成總賬日記賬（匯總記賬憑證）。下面就結(jié)合ORACLE ERP系統(tǒng)的特點來闡述一下在此系統(tǒng)下會計憑證管理的解決方案。

　　1、總體方案

　　ORACLE ERP系統(tǒng)在許多模塊都會根據(jù)系統(tǒng)事先定義的會計科目自動生成會計分錄即記賬憑證。如應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、資產(chǎn)模塊、采購模塊、庫存模塊等都會有會計分錄（記賬憑證）的生成。這些會計分錄（記賬憑證）會定期傳送到總賬形成日記賬即匯總記賬憑證。在ORACLE ERP系統(tǒng)里，總賬日記賬根據(jù)來源模塊分為人工（總賬輸入憑證）、應(yīng)付、應(yīng)收、資產(chǎn)、采購、庫存等。結(jié)合ORACLE ERP系統(tǒng)這一特別的會計分錄層次結(jié)構(gòu)和ORACLE ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，建議使用ORACLE ERP系統(tǒng)的企業(yè)選擇如下會計憑證管理解決方案：

　　按模塊分類別順序編號保管原始單據(jù)，各模塊會計分錄（即記賬憑證）不打印，總賬日記賬（即匯總記賬憑證）打印單獨保管的方式對會計憑證進(jìn)行管理。

　　2、總賬模塊方案

　　①定義總賬單據(jù)序列，對總賬所有來源日記賬進(jìn)行順序編號，可以按年或者按月順序編號。

　　②每月結(jié)賬后，打印所有當(dāng)前月份的總賬日記賬按順序編號進(jìn)行裝訂保管。注意來源子模塊的日記賬不需要附件，來源人工的總賬日記賬需要附上原始單據(jù)。為什么來源子模塊的日記賬（匯總記賬憑證）不需要附件呢？這是由于這些日記賬來源于子模塊的許多會計分錄，子模塊的會計分錄對應(yīng)著原始單據(jù)，如果直接把子模塊業(yè)務(wù)原始單據(jù)附在總賬日記賬后面，對應(yīng)關(guān)系反而不清晰。而通過系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)（總賬日記賬關(guān)聯(lián)子模塊會計分錄，子模塊會計分錄關(guān)聯(lián)原始單據(jù)），相互間對應(yīng)關(guān)系清晰，查詢和檢索高效。來源人工的總賬日記賬為什么附上原始單據(jù)呢？因為它們之間有直接的對應(yīng)關(guān)系，所以粘貼一起保管，這樣，查詢和檢索也方便、快捷。

　?、巯到y(tǒng)中各會計科目的分類賬是根據(jù)總賬日記賬來登記的。來源于子模塊的總賬日記賬（匯總記賬憑證）與子模塊會計分錄（記賬憑證）有系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系，方便以后的查閱和審計。通過來源子模塊總賬的日記賬可以方便快速追溯查詢到子模塊的會計分錄及對應(yīng)的原始單據(jù)編號。

　　3、應(yīng)付模塊方案

　　①定義應(yīng)付單據(jù)序列，對應(yīng)付模塊發(fā)票和付款分別進(jìn)行順序編號，可以按年或者按月順序編號。

　?、趹?yīng)付發(fā)票、應(yīng)付付款處理時，在原始單據(jù)右上角標(biāo)記順序編號，每月結(jié)賬后，應(yīng)付發(fā)票和應(yīng)付付款原始單據(jù)分別按順序編號進(jìn)行裝訂保管。在第一頁附上應(yīng)付發(fā)票清單和應(yīng)付付款清單。如下表：

（表一）

（表二）

　?、墼趹?yīng)付模塊，可以根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)付發(fā)票及會計分錄快速找到原始單據(jù)，也可以通過原始單據(jù)快速找到系統(tǒng)應(yīng)付發(fā)票及會計分錄。應(yīng)付付款也是如此。