“函”，作為黨政機關、群團組織、企事業(yè)單位普遍使用的一個重要的公文文種，在實際使用中，卻出現了一些不應出現的問題。諸如，對函的法定效力認識不足；對函的使用范圍把握不準；在具體寫作上，隨意性很大，不夠規(guī)范，等等。筆者想就行政公文“函”的使用與寫作方面的問題，談談自己的看法。

　　一、關于“函”的效力

　　函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經遠遠地超出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。2000年國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）規(guī)定，“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。這說明，除有直屬上下級之間隸屬關系外的一切不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，甚至請求批準和答復審批事項，一律用“函”。這份重要的文件，雖然以“函”的形式出現，但實質上具有法定效力，浙江省人民政府、海關總署均應按此執(zhí)行。

　　二、關于“函”的使用范圍

　　根據新《辦法》的規(guī)定，“函”的用途相當廣泛，與原《辦法》比，明顯擴大了許多。

　　其一，從“函”的適用范圍來看。新《辦法》指出，“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。與原《辦法》比，多了一個“答復審批事項”。這一規(guī)定，使過去非隸屬關系的機關之間答復審批事項也用“批復”的做法得到糾正，應當說，“答復審批事項”的“函”量是相當大的。

　　其二，從對“函”使用的特殊要求來看。新《辦法》第十五條規(guī)定，政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”但原《辦法》第十三條中卻規(guī)定，政府各部門“可以根據本級政府授權和職權規(guī)定，向下一級政府行文”。新《辦法》中的“不得”和原《辦法》中的“可以”，雖一詞之差，其內容則完全相反。原《辦法》的規(guī)定，是政府各部門在“根據本級政府授權和職權規(guī)定”的前提下，與下一級政府之間視為隸屬關系，可以直接行文。所用文種當然不只局限于“函”了。新《辦法》則是把本級政府各部門與下級政府之間視為不相隸屬關系，行文只能用“函”。這一規(guī)定，又大大擴展了函的使用范圍。

　　三、關于與“函”易混文種的辨析

　　公文寫作，文種正確選擇和使用十分重要。與函最易混淆的文種主要有：請示、通知、批復、意見等。

　　請看以下幾份公文的標題：

　　1.××鄉(xiāng)人民政府給縣財政局的《關于解決修路所需經費的請示》；

　　2.××縣電業(yè)局給縣直各單位的《關于近期停電的通知》；

　　3.××市教育局給縣政府《關于調整縣職業(yè)教育結構的批復》；

　　4.《關于對修改意見的函》。

　　四、關于“函”的寫法

　　據筆者接觸到的一些函件，特別是市縣各部門和縣鄉(xiāng)一級政府的文件，對函的寫作隨意性相當大，其表現：一是不擬標題，直接出現主送單位。二是主送單位模糊不清，過于籠統。三是有的正文用語較隨便，缺乏應有的禮貌，甚至出現一些以勢壓人或強人所難的語言。四是文尾不規(guī)范，缺項問題突出。這些問題，直接影響了公文的質量，甚至貽誤工作。下面具體談談函寫作的一些特殊的東西。

　　1.標題。函，按其功能劃分，可分為商洽函、詢問函、告知函、請批函、復函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標題有兩種形式，一種是發(fā)文機關名稱、事由和文種構成，即所謂完全標題，如《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》；另一種是事由和文種構成?；睾臉祟}也有兩種形式，一種是四項式，即在完全標題的事由后寫明來函機關的名稱，如《國務院辦公廳關于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》；另一種是三項式，即省略四項式中的復函機關的名稱。

　　2.主送單位。即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位的情況較多，要求寫明受文單位的全稱或規(guī)范簡稱。但有時也出現多個主送單位的情況，這就要求一定要寫得明確、具體，切忌使用不明確的概括性語言。如國家環(huán)保總局《關于開展中東部地區(qū)生態(tài)功能區(qū)劃的函》，主送單位包括19個省、自治區(qū)、直轄市政府辦公廳，需要一一點明，不可遺漏。如果用籠統的概括性語言，比如寫成“中東部各省市區(qū)人民政府辦公廳”，則會使一些相近的省市提出疑問。所以“函”的主送單位如果交代不清楚，讓人把握不準，就會給工作帶來不便，甚至造成嚴重后果。

　　3.正文。函的正文長短不等，長的可達幾千字，短的可能只有幾行字，但不分長短，函的正文都要包含緣由、事項和結尾三項內容，缺一不可。緣由，交代發(fā)函的根由、背景、事項，寫明具體內容；結尾，用慣用結語，一般不離開“函”字，如去函的結語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復函”等；回函的結語為“特此函復”，等等。

　　4.文尾。除了與其他公文一樣要有成文時間，加蓋公章以外，如果是“請求批準”的函，應該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附注”，標注聯系人姓名和電話。因為“請求批準”，函的內容與請示相同。根據《辦法》的要求，“請示應當在附注處注明聯系人和電話”，以便在上級機關工作人員遇到問題時方便聯系。“請求批準”函加上附注，其作用也在于方便被請求批準機關工作人員聯絡。“函”文尾處的其他內容，如主題詞、抄送機關、印發(fā)機關等，與其他公文相同，在此不贅述。

　　綜上所述，可以看出，正確認識“函”的法定效力，充分了解“函”的使用范圍，認真研究“函”的規(guī)范寫作，對準確使用“函”這個文種，提高公文質量，是十分必要的。