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內部控制調查記錄的方法通常有四種,即調查表(問卷)、文字表述、流程圖和核對表。審查人員可根據(jù)工作的需要和以往的經(jīng)驗來選擇特定的記錄方法。
下面著重介紹前三種方法:
?。?)調查表。
調查表就是將那些與保證會計記錄的正確性和可靠性以及與保證資產(chǎn)的完整性有密切關系的事項列作調查對象,并設計好調查表,交由企業(yè)有關人員填寫或由審查人員根據(jù)調查的結果自行填寫。調查表大多采用問答式,一般要按調查對象分別設計。
調查表的優(yōu)點首先在于:能對所調查的對象提供一個簡括的說明,有利于審查人員做分析評價;編制調查表省時省力,可在審查項目初期就較快地編制完成。但是,這種方法也有其缺陷,表現(xiàn)在:由于對被查單位的內部控制只能按項目分別考查,因此往往不能提供一個完整的看法;此外,對于不同行業(yè)的企業(yè)或是小企業(yè),標準一致的調查表常常顯得不太適用。
?。?)文字表述。
文字表述是審查人員對被審查單位內部控制健全程度和執(zhí)行情況的書面敘述。對內部控制進行書面敘述時,審查人員應按照不同的經(jīng)濟業(yè)務循環(huán)編寫,闡明各項工作的負責人、經(jīng)辦人員以及由他們編寫和記錄的文件憑證等。文字表述方式適用于內部控制程序比較簡單、比較容易描述的小企業(yè),其優(yōu)點是可對調查對象做出比較深入和具體的描述,彌補調查表只能做出簡單肯定或否定的不足。但缺點是有時很難用簡明易懂的語言來描述內部控制的細節(jié),因而有時文字表述顯得比較冗贅,不利于有效地進行內部控制分析和控制風險評價提供依據(jù)。
?。?)流程圖。
流程圖是用符號和圖形來表示被審查單位經(jīng)濟業(yè)務和憑證在組織機構內部有序流動的文件。
流程圖十分有用,它能很清晰地反映出被審查單位內部控制的概況,是審查人員評價內部控制的有用工具。一份好的流程圖,可使人直觀地看到內部控制是如何運行的,從而有助于發(fā)現(xiàn)內部控制中的不足之處。與文字表述相比較,流程圖最大的優(yōu)點在于:便于表達內部控制的特征,同時便于修改。
它的缺點是:編制流程圖需要具備較嫻熟的技術和花費較多的時間;另外,對內部控制的某些弱點有時很難在圖上明確的表達出來。審查人員可根據(jù)所審企業(yè)的業(yè)務經(jīng)營特點,編制簡明易懂的流程圖。
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