《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關(guān)聯(lián)。眾所周知，采購物資的質(zhì)量和價格、供應(yīng)商的選擇、采購合同的訂立、物資的運輸、驗收等供應(yīng)鏈狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。采購流程的環(huán)節(jié)雖不很復(fù)雜，但蘊藏的風(fēng)險卻是巨大的?；谝陨峡紤]，《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》對采購的主要流程進(jìn)行了梳理，明確了采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險點，針對性地提出了相應(yīng)的控制措施。本文就此進(jìn)行解讀。

　　企業(yè)在健全采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時，應(yīng)當(dāng)比照健全資金、資產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，著力從全面梳理相關(guān)流程入手。在此過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析與評價，既要對照現(xiàn)有采購管理制度，檢查相關(guān)管理要求是否落實到位，又要審視相關(guān)管理流程是否科學(xué)合理、是否能夠較好地保證物資和勞務(wù)供應(yīng)順暢、物資采購是否能夠與生產(chǎn)和銷售等供應(yīng)鏈其他環(huán)節(jié)緊密銜接。在此基礎(chǔ)上，要著力健全各項采購業(yè)務(wù)管理制度，落實責(zé)任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資和勞務(wù)采購按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。

　　一、采購業(yè)務(wù)流程

　　采購業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的采購流程適用于各類企業(yè)的一般采購業(yè)務(wù)，具有通用性。企業(yè)在實際開展采購業(yè)務(wù)時，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。

采購業(yè)務(wù)的后評估

　　二、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施

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　　采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。

　　主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。第二，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

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　　請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

　　主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

　　（三）選擇供應(yīng)商

　　選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

　　主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。

　　（四）確定采購價格

　　如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：采購定價機制不科學(xué)，采購定價方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

　　主要管控措施：第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。

　?。ㄎ澹┯喠⒖蚣軈f(xié)議或采購合同

　　框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

　　主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。

　?。┕芾砉?yīng)過程

　　管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。

　　主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

　　（七）驗收

　　驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

　　主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。

　　（八）付款

　　付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

　　主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。

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　　會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

　　主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，對供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時查明原因，報有權(quán)管理的部門或人員批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。

　　三、采購業(yè)務(wù)的后評估

　　由于采購業(yè)務(wù)對企業(yè)生存與發(fā)展具有重要影響，《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》強調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)后評估制度。就此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)調(diào)或合同簽約與履行情況等物資采購供應(yīng)活動進(jìn)行專項評估和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程，同時，將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績考核體系，促進(jìn)物資采購與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購風(fēng)險，全面提升采購效能。