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設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制,就是在評(píng)估工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程,這也是工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制設(shè)計(jì)的基本程序包括:確定工程項(xiàng)目關(guān)鍵控制點(diǎn);明確工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制目標(biāo);提出工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制措施;設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制證據(jù);完善工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制相關(guān)制度;繪制工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制流程圖;編制工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制矩陣。
1、設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制過(guò)程中,要針對(duì)工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果,確定工程項(xiàng)目的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn),并編制工程項(xiàng)目控制要點(diǎn)表。確定工程項(xiàng)目的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制是件很困難的事,要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定,也因人們的專業(yè)判斷的不同而不同。《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第11號(hào)——工程項(xiàng)目》(以下簡(jiǎn)稱《第11號(hào)應(yīng)用指引》)將工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程界定為企業(yè)工程立項(xiàng)、工程招標(biāo)、工程造價(jià)、工程建設(shè)、工程驗(yàn)收等活動(dòng)。
2、設(shè)計(jì)控制目標(biāo)。工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制目標(biāo)就是要保證工程項(xiàng)目合法、安全、有效、可靠,從而有效控制可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)包括:立項(xiàng)缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式,決策不當(dāng),盲目上馬,可能導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期效益或項(xiàng)目失?。豁?xiàng)目招標(biāo)暗箱操作,存在商業(yè)賄賂,可能導(dǎo)致中標(biāo)人實(shí)質(zhì)上難以承擔(dān)工程項(xiàng)目、中標(biāo)價(jià)格失實(shí)及相關(guān)人員涉案;工程造價(jià)信息不對(duì)稱,技術(shù)方案不落實(shí),概預(yù)算脫離實(shí)際,可能導(dǎo)致項(xiàng)目投資失控;工程物資質(zhì)次價(jià)高,工程監(jiān)理不到位,項(xiàng)目資金不落實(shí),可能導(dǎo)致工程質(zhì)量低劣,進(jìn)度延遲或中斷;竣工驗(yàn)收不規(guī)范,最終把關(guān)不嚴(yán),可能導(dǎo)致工程交付使用后存在重大隱患等方面的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際工作中,工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)識(shí)別出來(lái)的工程項(xiàng)目可能存在的具體風(fēng)險(xiǎn)來(lái)設(shè)計(jì),不能固定化、模式化。
一般來(lái)說(shuō),工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制目標(biāo)包括:一是保證工程項(xiàng)目立項(xiàng)的合法性。企業(yè)的工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家政策,符合工程項(xiàng)目建設(shè)的有關(guān)法律法規(guī)的具體規(guī)定。二是保證工程項(xiàng)目立項(xiàng)的合理性。通過(guò)內(nèi)部控制保證工程項(xiàng)目竣工交付使用后能夠帶來(lái)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。三是保證工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程符合國(guó)家的各項(xiàng)規(guī)范。工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的咨詢、評(píng)估、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、簽訂合同、工程施工、工程監(jiān)理等,都必須符合國(guó)家有關(guān)工程項(xiàng)目的規(guī)范性要求。四是保證工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)記錄的真實(shí)性和完整性。通過(guò)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制保證工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)記錄的真實(shí)性和完整性,使會(huì)計(jì)資料能夠真實(shí)、全面、準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目的情況。五是保證工程項(xiàng)目的費(fèi)用支出按預(yù)算進(jìn)行控制。正確、及時(shí)地進(jìn)行工程項(xiàng)目成本核算,按工程預(yù)算控制工程項(xiàng)目的費(fèi)用支出,努力節(jié)約支出,降低成本。六是確保工程項(xiàng)目按時(shí)竣工、驗(yàn)收,并發(fā)揮效益。當(dāng)然,工程質(zhì)量是很重要的,也應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量控制。
3、設(shè)計(jì)控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制過(guò)程中,要強(qiáng)化對(duì)工程項(xiàng)目控制點(diǎn),尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制,并采取相應(yīng)的控制措施。企業(yè)工程項(xiàng)目控制措施要與擔(dān)保業(yè)務(wù)相融合,嵌入到工程項(xiàng)目流程當(dāng)中。
4、設(shè)計(jì)控制證據(jù)。為了工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制制度能夠有效實(shí)施,工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制設(shè)計(jì)者需要制定必要的表單,為工程項(xiàng)目過(guò)程留下控制證據(jù)。工程項(xiàng)目相關(guān)表單很多,包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、概算及其調(diào)整批復(fù)的文件、招投標(biāo)文件、歷年投資計(jì)劃、工程項(xiàng)目預(yù)算、承包合同、工程竣工決算、有關(guān)的財(cái)務(wù)核算制度、辦法等。
5、優(yōu)化控制制度。實(shí)際上,構(gòu)建企業(yè)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制制度并不是再獨(dú)立地建立一套新的制度,而是將內(nèi)部控制思想嵌入到工程項(xiàng)目整個(gè)環(huán)節(jié)中去。工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制制度到底制定多少個(gè),內(nèi)容包括哪些,這因企業(yè)的不同而不同。從務(wù)實(shí)的角度考慮,工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制制度不宜越多越好。企業(yè)可以制定一個(gè)統(tǒng)一的工程項(xiàng)目管理制度,內(nèi)容至少應(yīng)明確工程立項(xiàng)、招標(biāo)、造價(jià)、建設(shè)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限。
不論工程項(xiàng)目控制制度采取什么樣的形式制定,企業(yè)都應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《第11號(hào)應(yīng)用指引》等法律法規(guī)的精神實(shí)質(zhì)和原則要求,并以此為起點(diǎn)構(gòu)建和實(shí)施工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制。
6、繪制控制流程圖。一般而言,工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制流程圖大多是業(yè)務(wù)流程圖,并沒(méi)有標(biāo)注工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)。筆者認(rèn)為,繪制工程項(xiàng)目控制流程圖要根據(jù)工程項(xiàng)目流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)及其相關(guān)的控制措施,結(jié)合具體單位的實(shí)際情況來(lái)繪制。這里需要特別強(qiáng)調(diào)的是,應(yīng)把工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制流程和工程項(xiàng)目流程整合在一起,并在圖上標(biāo)示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。
工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制的設(shè)計(jì)成果是,形成《工程項(xiàng)目控制要點(diǎn)及關(guān)鍵控制表》、《工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制目標(biāo)表》、《工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制措施表》、《工程項(xiàng)目控制證據(jù)表》、《工程項(xiàng)目制度完善建議表》、《工程項(xiàng)目控制流程圖》、《工程項(xiàng)目控制矩陣》等。
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