會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)系列之會(huì)計(jì)憑證分錄規(guī)范

一、摘要必須全面準(zhǔn)確地描述所記錄的交易事項(xiàng)

1.摘要內(nèi)容反映的記賬事項(xiàng)要詳實(shí)全面：比如報(bào)銷憑證，摘要應(yīng)注明是誰報(bào)銷、什么時(shí)間用于什么事項(xiàng)什么性質(zhì)的費(fèi)用。比如“張三報(bào)銷4月份巡店交通費(fèi)”，“李四報(bào)銷招待某某公司業(yè)務(wù)人員招待費(fèi)”。

2.摘要用語要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：報(bào)銷人一般要寫明實(shí)際報(bào)銷人（也就是真正花錢的是誰，而不是代辦報(bào)銷手續(xù)的人-比如領(lǐng)導(dǎo)的秘書代領(lǐng)導(dǎo)履行報(bào)銷手續(xù)時(shí)，實(shí)際報(bào)銷人是領(lǐng)導(dǎo)本人），另外，會(huì)計(jì)憑證中的人名都應(yīng)當(dāng)使用全名，而不能用職務(wù)代替（比如不能使用“李總”、“王經(jīng)理”之類的用詞）。

以此類推，有往來關(guān)系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當(dāng)?shù)氐淖庸?、代理商、供?yīng)商或者客戶。凡是涉及債權(quán)債務(wù)確認(rèn)的，都必須使用對(duì)方的全稱或全名，以免多個(gè)類似名稱出現(xiàn)時(shí)，混淆不清。

3.摘要要盡量反映會(huì)計(jì)人員進(jìn)行交易事項(xiàng)的確認(rèn)或會(huì)計(jì)估計(jì)的思路，尤其是調(diào)賬憑證：比如補(bǔ)提攤銷費(fèi)用，除了要制作能反映整個(gè)補(bǔ)提攤銷費(fèi)用來龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時(shí)，要說明主要的補(bǔ)提原因、補(bǔ)提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補(bǔ)提2012年1月租金攤銷”，“因預(yù)估金額低于實(shí)際金額，補(bǔ)提2013年6-8月辦公室裝修費(fèi)攤銷”，“因攤銷期限由3年改為2年，補(bǔ)提2013年1-6月份轉(zhuǎn)讓費(fèi)攤銷”。

二、會(huì)計(jì)憑證借貸方科目數(shù)量的使用限制

在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)，會(huì)計(jì)人員往往圖當(dāng)時(shí)之便，加快會(huì)計(jì)憑證錄入速度，采取一個(gè)憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點(diǎn)：

1.允許一借多貸或者多借一貸的會(huì)計(jì)分錄，不允許多借多貸會(huì)計(jì)分錄。

這里的借貸科目都是指“末級(jí)科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，只允許出現(xiàn)一個(gè)“末級(jí)科目”（并不是指只允許出現(xiàn)一行分錄）；“多”是指在借方或貸方，可以出現(xiàn)多個(gè)“末級(jí)科目”。比如下面的會(huì)計(jì)分錄屬于“多借一貸”：

借：管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi) 100

貸：庫存現(xiàn)金 100

借：銷售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi) 200

貸：庫存現(xiàn)金 200

上面的分錄記錄了兩筆報(bào)銷業(yè)務(wù)，可以做在一個(gè)會(huì)計(jì)憑證里面，有兩個(gè)借方末級(jí)科目，一個(gè)貸方末級(jí)科目。如果上述業(yè)務(wù)是同一個(gè)人報(bào)銷，還可以將貸方科目合并處理：

借：管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi) 100

借：銷售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi) 200

貸：庫存現(xiàn)金 300

一般而言，在處理不同性質(zhì)的交易事項(xiàng)時(shí)，錄入憑證分錄，一借一貸的金額最好保持一致，即使只有一個(gè)借方或者貸方科目，也不用合并；現(xiàn)金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”，借方科目最好不要合并，以保持與銀行對(duì)賬單的流水一致：

借：銀行存款-1088賬戶 200

貸：應(yīng)收賬款-A客戶 200

借：銀行存款-1088賬戶 500

貸：應(yīng)收賬款-B客戶 500

2.過渡科目，不允許在一個(gè)憑證內(nèi)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)：

比如下面的分錄在同一個(gè)憑證是不允許的：

借：庫存商品 200

貸：生產(chǎn)成本 200

借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 200

貸：庫存商品 200

這個(gè)憑證里面，“庫存商品”是過渡科目，這個(gè)結(jié)轉(zhuǎn)過程必須分兩個(gè)會(huì)計(jì)憑證處理。同時(shí)，這樣的做法也違反了上面第1項(xiàng)關(guān)于“多借多貸”的限制，借方和貸方都存在兩個(gè)末級(jí)科目。

另外也要注意，下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制：假設(shè)張三借了200元備用金，并在當(dāng)月償還，會(huì)計(jì)人員為圖方便在一個(gè)憑證里面處理：

借：其他應(yīng)收款-張三 200

貸：庫存現(xiàn)金 200

借：庫存現(xiàn)金 200

貸：其他應(yīng)收款-張三 200

多借多貸憑證，主要是會(huì)導(dǎo)致查詢明細(xì)賬的時(shí)候，“對(duì)方科目”會(huì)混亂，不利于正確地使用明細(xì)賬。當(dāng)借方和貸方都存在多個(gè)末級(jí)科目的時(shí)候，現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)是無法分辨其中的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系的，系統(tǒng)默認(rèn)只識(shí)別第一次出現(xiàn)的末級(jí)科目為對(duì)方科目。比如上述生產(chǎn)成本轉(zhuǎn)入庫存商品，再轉(zhuǎn)入主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的例子，主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的對(duì)方科目本來應(yīng)該是庫存商品，但是如果處理在一個(gè)憑證里面，查詢明細(xì)賬時(shí)，其對(duì)方科目就變成了生產(chǎn)成本（因?yàn)樯a(chǎn)成本出現(xiàn)在前）；而庫存商品的對(duì)方科目也是生產(chǎn)成本，這樣的統(tǒng)計(jì)明細(xì)賬時(shí)，生產(chǎn)成本就被重復(fù)計(jì)算，導(dǎo)致查賬錯(cuò)誤。