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備用金管理措施 1、明確備用金的使用場景和金額 羅列可以使用備用金支付的場景，嚴格控制支付范圍。備用金付款本身的靈活性會導(dǎo)致很多人付款首選備用金，久而久之會導(dǎo)致備用金濫用。 明確使用場景后，備用金額度也就明確下來。比如差旅預(yù)先支取備用金的額度，大致等于本次出差機票、車票、酒店、餐飲等，可以根據(jù)公司差旅報銷的標(biāo)準(zhǔn)予以核準(zhǔn)備用金額度。招待用備用金額度同樣可以根據(jù)公司招待標(biāo)準(zhǔn)予以確定。 2、登記備用金臺賬 出納負責(zé)登記備用金臺賬，包括總賬和明細賬。 總賬記錄月初備用金余額、本月新發(fā)放備用金金額、本月歸還或發(fā)票抵扣了多少備用金、本月剩余備用金金額。 明細賬在總賬記錄項目基礎(chǔ)上，添加備用金持有人、部門、備用金變動日期等信息。 總賬與明細賬相同項目金額要能核對一致。 會計要設(shè)置備用金科目，科目金額與出納的臺賬保持一致。 整個備用金管理，找一個出納專門負責(zé)跟進。 3、建立備用金對賬機制 如果備用金使用人是個人，備用金出納至少每月與未結(jié)清的備用金使用人進行溝通，核對備用金金額，同時督促對方及時結(jié)清備用金。 如果備用金使用人是部門，則相對復(fù)雜一些。需要指定專人負責(zé)管理該部門的備用金，每月編制部門備用金收支明細。次月月初（5號前），各個部門備用金保管人要把上月備用金的收支明細以及相應(yīng)的發(fā)票，發(fā)送給備用金出納；出納核對收支明細與備用金臺賬金額是否一致，是否取得與所辦事由相應(yīng)的發(fā)票；不一致，要與對方溝通。 備用金收支明細應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容： 日期、備用金期初余額、新收到備用金金額、備用金使用金額、使用人姓名、使用事由、剩余備用金金額。 4、備用金定期結(jié)清和回收制度 根據(jù)備用金使用的場景，規(guī)定結(jié)清的時間，屆時備用金使用人需要歸還或提供發(fā)票抵扣備用金。 對于循環(huán)使用的備用金，定期將分散在備用金使用人/部門手里的閑置備用金回收，可以避免備用金挪用，同時提升備用金使用效率。 做好備用金賬齡統(tǒng)計工作，對于超過三個月未結(jié)清的備用金，備用金出納要與相關(guān)人員溝通，有條件的可以對備用金使用情況進行專項審計，防止出現(xiàn)備用金挪作他用、侵占備用金的違規(guī)行為。 5、備用金違規(guī)使用的處罰機制 對于未按期結(jié)清備用金的使用人，制定處罰機制，比如按日收取罰金。約束使用人及時歸還備用金。