Excel文件難打印，你可以這樣做！

在Excel中打印時經(jīng)常會碰到一些問題，但都可以利用“視圖”（View）功能區(qū)選項卡“工作簿視圖”（Workbook Views）中的圖標(biāo)來解決。Excel的默認(rèn)視圖樣式為“普通”（Normal）視圖。圖1中顯示的其他三個圖標(biāo)均具有特定功能，可簡化打印設(shè)置。

分頁預(yù)覽圖

此視圖會更改Excel網(wǎng)格線，顯示打印區(qū)域（白色背景）和非打印區(qū)域（灰色背景）——參見圖2。

分頁預(yù)覽視圖還會顯示水印頁碼，有助于了解打印順序。

此視圖會以藍(lán)色實線顯示打印區(qū)域和分頁符。藍(lán)色虛線是Excel根據(jù)當(dāng)前打印設(shè)置自動算出的分頁線。可通過單擊并拖動藍(lán)色虛線來移動分頁符。移動虛線后，虛線會變?yōu)閷嵕€。

移動自動分頁符還會修改打印時的縮放比例?？赏ㄟ^“頁面布局”（Page Layout）功能區(qū)選項卡（圖3）查看縮放比例（Scale）。

溫馨提示：縮放比例低于75％時容易造成閱讀困難。

右擊工作表時會出現(xiàn)其他打印選項——參見圖4。

頁面布局圖標(biāo)

此視圖下，Excel的顯示界面與Word類似，并能直觀地看到頁面的打印效果。

請注意，在頁面布局視圖下無法使用“視圖”（View）功能區(qū)的“凍結(jié)窗格”（Freeze Panes）功能。

“凍結(jié)窗格”可將特定行固定在頁面頂部，將特定列固定在頁面左側(cè)。使用該功能后，進(jìn)行下一步操作之前會顯示警告信息。

在此視圖下可以方便地設(shè)置頁眉或頁腳。點擊頁眉或頁腳區(qū)域后會顯示新的功能區(qū)，其中包含所有可用選項——參見圖5。

此視圖會默認(rèn)顯示頁邊距，可通過點擊上下頁之間的圖標(biāo)來隱藏頁邊距。功能區(qū)左側(cè)兩個圖標(biāo)的下拉菜單中提供了標(biāo)準(zhǔn)頁眉和頁腳樣式——參見圖6。

小圖標(biāo)

Excel屏幕右下角（縮放比例的左側(cè)）有三個小圖標(biāo)，分別代表三種不同的視圖模式，從右到左依次為“普通”（Normal）、“頁面布局”（Page Layout）和“分頁預(yù)覽”（Page Break Preview）——參見圖7。

自定義視圖圖標(biāo)

利用“自定義視圖”（Custom Views）功能可以保存某個時間點的顯示和打印設(shè)置，包括隱藏行或列、打印設(shè)置以及隱藏/取消隱藏工作表，之后可通過選擇相應(yīng)的視圖名稱來應(yīng)用這些設(shè)置。

盡管這項功能有時非常好用，但也存在一些限制。

如果文件中有格式化表格，則無法使用自定義視圖。將格式化表格插入已有自定義視圖的文件中，會導(dǎo)致自定義視圖無法使用。

創(chuàng)建自定義視圖時可以隱藏行。若使用篩選功能隱藏或取消隱藏特定行并且數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則自定義視圖中保存的隱藏行和取消隱藏行設(shè)置可能無效。

如果想要在某個時間點隱藏和取消隱藏特定工作表，自定義視圖功能非常有用，利用它可以快速應(yīng)用隱藏和取消隱藏工作表設(shè)置。不過，自定義視圖設(shè)置不適用于在自定義視圖創(chuàng)建之后添加的工作表。

自定義視圖無法進(jìn)行編輯。如果自定義視圖創(chuàng)建后需要更改，則必須刪除后按新要求重新創(chuàng)建。自定義視圖的創(chuàng)建和使用均十分簡單。只要文件結(jié)構(gòu)沒有太大變化，這項功能就會非常實用。

在許多情況下，自定義視圖的應(yīng)用確實會受到限制。本文的配套視頻將具體說明自定義視圖的創(chuàng)建和使用方法（點擊“閱讀原文”觀看）。

取消隱藏工作表

在新版本的Excel中，可以通過右擊工作表選項卡并選擇“取消隱藏”（Unhide）來取消多個工作表的隱藏設(shè)置。

可結(jié)合使用Shift鍵或Ctrl鍵來選擇需要取消隱藏的多個工作表，然后點擊“確定”（OK）。在舊版Excel中，一次只能取消隱藏一個工作表，如果需要快速取消隱藏/隱藏多個工作表，利用自定義視圖功能可以一步解決。

Excel打印小貼士

?通過設(shè)置打印區(qū)域（頁面布局功能區(qū)）可以限制和控制打印范圍。

?首次打印前務(wù)必進(jìn)入“打印”（Print）頁面（文件選項卡）進(jìn)行查看，還要檢查頁數(shù)和分頁符。

?使用打印頁面中的內(nèi)置選項（文件選項卡）有助于節(jié)省時間。

?常用選項包括：

1.方向（Orientation）——縱向（Portrait）或橫向（Landscape）

2.自定義邊距（Custom Margins）——提供“窄”（Narrow）邊距選項

3.縮放（Scaling）——將工作表調(diào)整為一頁（Fit Sheet to One Page）、將所有列調(diào)整為一頁（Fit All Columns on One Page）。

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