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有沒有內(nèi)控與公司是否存為管理風(fēng)險(xiǎn)完全是兩回事。沒有內(nèi)控,公司運(yùn)營(yíng)可以做到安然無事;內(nèi)控設(shè)計(jì)極盡縝密,公司管理也可能失控。如果想讓公司內(nèi)控真正發(fā)揮作用,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)層面的問題:
一、設(shè)計(jì)層面:有沒有
公司管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)有沒有制度流程加以規(guī)范,這是內(nèi)控要優(yōu)先解決的問題。沒有制度設(shè)計(jì),等于做事無法可依,把經(jīng)營(yíng)管理建立在個(gè)人的職業(yè)操守與道德良心上是不可持續(xù)的,也是危險(xiǎn)的。
我以前任職的公司有個(gè)案例:
公司采購(gòu)部長(zhǎng)基于特定目的,他自行壟斷了價(jià)值較高的原材料,他的理由是交給下面的人辦不放心。
一次這位采購(gòu)部長(zhǎng)出差了,手機(jī)聯(lián)系不上。這時(shí)生產(chǎn)車間急需某項(xiàng)原材料,可倉(cāng)庫(kù)斷貨了。這種原材料平時(shí)由采購(gòu)部長(zhǎng)負(fù)責(zé),其他采購(gòu)人員沒有供應(yīng)商信息。最后總經(jīng)理親自與供應(yīng)商總經(jīng)理聯(lián)系,商討采購(gòu)事宜,供應(yīng)商總經(jīng)理給出了最新報(bào)價(jià)信息。
采購(gòu)人員到財(cái)務(wù)部請(qǐng)款時(shí)我發(fā)現(xiàn)該原材料此次報(bào)價(jià)只有平時(shí)的?,當(dāng)時(shí)我的第一感覺是降價(jià)了。我向總經(jīng)理提出可以加大該原材料的采購(gòu)量,備一部分貨,總經(jīng)理同意了我的意見。
隨即總經(jīng)理向供應(yīng)商總經(jīng)理確認(rèn)降價(jià)原因,供應(yīng)商總經(jīng)理表示從未降價(jià)過。這時(shí)總經(jīng)理和我都預(yù)感到此中有貓膩。
總經(jīng)理指示,凡由這位采購(gòu)部長(zhǎng)經(jīng)手采購(gòu)的材料都要挑出來重新詢價(jià)。這一較真,問題曝光了,這位采購(gòu)部長(zhǎng)親自操辦的采購(gòu)其價(jià)格幾乎都是市面價(jià)的三倍。說到這,個(gè)中緣由相信誰(shuí)都能判斷清楚了。
總經(jīng)理就此事問我有何解決辦法,我提出了三點(diǎn)建議:第一,采購(gòu)與詢價(jià)分開,采購(gòu)人員不管詢價(jià),詢價(jià)人員不管采購(gòu);第二,所有的詢價(jià)要貨比三家,詢價(jià)信息要公開;第三,采購(gòu)人員與詢價(jià)人員要定期輪換,不能長(zhǎng)期負(fù)責(zé)同一供應(yīng)商。
這個(gè)案例我想說明一個(gè)道理,設(shè)計(jì)規(guī)則等于框定路徑,至少可以保證不偏離大的方向,有總勝于無。
二、執(zhí)行層面:細(xì)不細(xì)
設(shè)計(jì)制度時(shí)要考慮執(zhí)行環(huán)節(jié)所有可能的場(chǎng)景,要在制度中一一加以明確。如果話語(yǔ)模糊,每個(gè)規(guī)定就可能存在多樣性解讀,執(zhí)行人一定會(huì)選擇對(duì)自己最有利的解讀行事。
某公司規(guī)定,資金支出單筆超過10萬元的需報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批。這項(xiàng)規(guī)定看似具體,實(shí)際執(zhí)行中卻被架空了。公司總經(jīng)理為了規(guī)避董事會(huì)審批,他授意對(duì)大額付款進(jìn)行分拆,譬如把15萬付款分為8萬與7萬兩次付出。
這一現(xiàn)象后被董事會(huì)知曉,公司《資金支出管理辦法》做了補(bǔ)充規(guī)定,同一經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)付款累加超過10萬元的,也需報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批。
內(nèi)控在執(zhí)行層面應(yīng)盡量做到約定明細(xì),流程接地氣,讓每種可能都有約定,讓每項(xiàng)條文都無歧義。
三、考核層面:用不用
中石化的內(nèi)控制度大概可以作教科書使用。我曾在北京國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院聽過中石化的一個(gè)處長(zhǎng)講過內(nèi)控課,中石化的內(nèi)控制度文本嚴(yán)謹(jǐn)、周密、完整,看得出中石化人為之費(fèi)了不少心思。估計(jì)不少人會(huì)質(zhì)疑:內(nèi)控設(shè)計(jì)得這么好,怎么出了陳同海呢?
再好的內(nèi)控設(shè)計(jì)如果沒有被認(rèn)真對(duì)待不過是一紙空文,把制度用起來才是關(guān)鍵。
還有一個(gè)問題需要注意,內(nèi)控是明確紀(jì)律的,最終要落實(shí)到獎(jiǎng)懲上。我看過某企業(yè)集團(tuán)的制度匯編,每項(xiàng)制度對(duì)可為和不可為的情形規(guī)定得很清楚,但有一個(gè)問題,制度沒有閉環(huán),制度中沒有約定歸口管理部門,沒有規(guī)定如何檢查制度的落實(shí)與執(zhí)行,自然就更不會(huì)有懲處的字樣了。(作者:袁國(guó)輝 經(jīng)授權(quán),尊重原創(chuàng),來源:指尖上的會(huì)計(jì))
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