會(huì)計(jì)核算中通常有一項(xiàng)重要的工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，這項(xiàng)工作就是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。為什么這么說(shuō)呢？一方面，由于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)簡(jiǎn)單、重復(fù)，不易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。另一方面，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的工作量占會(huì)計(jì)核算工作量的百分之七十以上，對(duì)于會(huì)計(jì)核算而言，這是一項(xiàng)重要的工作。這兩個(gè)特征矛盾般地存在著，決定了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是日常會(huì)計(jì)核算中沒(méi)有得到重視的重要工作。

一、中小企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的操作

一般中小型企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作怎么做呢？

通常，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)人員根據(jù)所需報(bào)銷(xiāo)的項(xiàng)目和金額填寫(xiě)一份費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，并附上費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票。發(fā)票常貼在一張白紙上，附在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單后面。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單準(zhǔn)備好后，報(bào)銷(xiāo)人員找相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽字、審批，然后提交報(bào)銷(xiāo)單到財(cái)務(wù)部。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單到了財(cái)務(wù)部后，首先在費(fèi)用會(huì)計(jì)處審核，主要審核費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目是否合理、發(fā)票是否正規(guī)、報(bào)銷(xiāo)金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批流程是否完整。審核通過(guò)后，費(fèi)用會(huì)計(jì)會(huì)將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單轉(zhuǎn)交出納。出納打完款后，再將標(biāo)注已打款的報(bào)銷(xiāo)單交給費(fèi)用會(huì)計(jì)，由費(fèi)用會(huì)計(jì)做賬。

這樣的流程容易在兩方面出問(wèn)題。一方面，如果審核流程長(zhǎng)，挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩，效率低下。譬如，找領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正好在打電話(huà)，報(bào)銷(xiāo)人員不便冒然闖進(jìn)去，只好在室外等待。要是領(lǐng)導(dǎo)遲遲沒(méi)有掛電話(huà)的意思，大概只好先回來(lái)，這樣一來(lái)這次簽字就耽誤了，下次還得跑過(guò)去。另一方面，每筆報(bào)銷(xiāo)單都要提交到財(cái)務(wù)部審核，容易把財(cái)務(wù)部正常的工作安排打亂。

為了避免這種情況發(fā)生，我以前在企業(yè)就要求財(cái)務(wù)部集中受理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，每周二和周五作為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)固定時(shí)間，其它時(shí)候原則上不予受理。這樣，就可以保證財(cái)務(wù)工作的連續(xù)性，同時(shí)也可以提高工作效率。

二、華為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程

在華為，員工如果要報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，可能既見(jiàn)不著會(huì)計(jì)人員，也見(jiàn)不著出納。為什么呢？因?yàn)槿A為實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)IT流程化處理。十年前，智能手機(jī)尚未普及，華為就已在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)發(fā)了SSE費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)。能上網(wǎng)的地方華為員工就能登錄SSE系統(tǒng)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，填寫(xiě)完畢后費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提交領(lǐng)導(dǎo)審批。

以員工報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)為例，首先上網(wǎng)填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)信息，信息流轉(zhuǎn)到主管處；主管需確認(rèn)差旅事項(xiàng)的真實(shí)性及費(fèi)用的合理性；主管確認(rèn)后，再由上級(jí)權(quán)簽人審批。同時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人員需將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單打印出來(lái)，附上相應(yīng)發(fā)票，提交給部門(mén)秘書(shū)。華為每個(gè)部門(mén)都配備有秘書(shū)，秘書(shū)會(huì)集中將部門(mén)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單快遞至財(cái)務(wù)共享中心。財(cái)務(wù)共享中心簽收后，出納會(huì)集中打款，這時(shí)，整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束，剩下的就是會(huì)計(jì)做賬了。

在員工費(fèi)用的過(guò)程中，華為財(cái)務(wù)對(duì)幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化。

1

審批環(huán)節(jié)，由電子審批代替人工審批。以前報(bào)銷(xiāo)員必須找到領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面簽字，現(xiàn)在，電子流審批即可。

2

單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)集中快遞處理。以前是報(bào)銷(xiāo)人員挨個(gè)拿著單據(jù)送到財(cái)務(wù)部，現(xiàn)在只需快遞寄送到財(cái)務(wù)共享中心。

3

付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報(bào)銷(xiāo)人員打款，現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)等信息，與網(wǎng)銀對(duì)接后可批量轉(zhuǎn)賬，大幅減少出納的工作量。

4

賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)化處理代替手工錄入。以前每報(bào)銷(xiāo)一筆費(fèi)用，會(huì)計(jì)就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。現(xiàn)在，通過(guò)SSE費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件對(duì)接可直接生成會(huì)計(jì)憑證。

三、華為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批要求

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的真實(shí)性和合理性把關(guān)。

華為的會(huì)計(jì)人員一般不對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票一一審核，不審核有幾個(gè)原因：第一，費(fèi)用的真實(shí)性應(yīng)由報(bào)銷(xiāo)人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因?yàn)樗麄儾耪嬲?；第二，費(fèi)用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司有20萬(wàn)員工，假設(shè)平均每人每年報(bào)銷(xiāo)10筆費(fèi)用的話(huà)，那么20萬(wàn)員工就是200萬(wàn)筆費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，每一單審核需要3分鐘的話(huà)，總計(jì)耗時(shí)需600萬(wàn)分鐘。這600萬(wàn)分鐘的費(fèi)用審核需要多少人工去完成呢？

有人擔(dān)心，有人虛假報(bào)銷(xiāo)怎么辦呢？除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為在后端通過(guò)審計(jì)抽查對(duì)此予以監(jiān)督。審計(jì)抽查是一種監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，弄虛作假者會(huì)受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時(shí)間。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批的及時(shí)性，華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒(méi)有及時(shí)審批的審批人承擔(dān)。公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，通報(bào)本質(zhì)就是批評(píng)。

第三，限定員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的時(shí)限。

華為員工的報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用原則上要在費(fèi)用發(fā)生之后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。如超過(guò)三個(gè)月，但未超過(guò)六個(gè)月，需說(shuō)明未及時(shí)報(bào)銷(xiāo)的原因申請(qǐng)?zhí)嘏?。超過(guò)六個(gè)月的，不能報(bào)銷(xiāo)。

第四，丟失發(fā)票報(bào)銷(xiāo)只報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟了，只要費(fèi)用是真實(shí)發(fā)生的，也可報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要寫(xiě)詳細(xì)情況說(shuō)明。審批通過(guò)后可報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的一半。

為什么只報(bào)銷(xiāo)一半呢？一方面，發(fā)票丟失了，所報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì)，可視作對(duì)個(gè)人粗心大意弄丟發(fā)票的警示。

四、華為對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的監(jiān)督

華為給每個(gè)員工都建立了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)誠(chéng)信檔案，每個(gè)員工都有誠(chéng)信分值。這個(gè)分值會(huì)決定個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)被審計(jì)抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r(shí)初始分為80分，B等。以后每報(bào)銷(xiāo)一筆費(fèi)用，沒(méi)有出現(xiàn)差錯(cuò)的話(huà)，就可以加1分，最高可累加到120分。誠(chéng)信分?jǐn)?shù)為80-90分，內(nèi)審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。分?jǐn)?shù)在80分以下，所有的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)都需要檢查。另外，分?jǐn)?shù)低于70的，每筆費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)都要事先審核，這將導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)限拉長(zhǎng)，報(bào)銷(xiāo)那么及時(shí)。

華為審計(jì)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的抽查非常較真，即便對(duì)任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過(guò)這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊(duì)等出租車(chē)。華為的創(chuàng)始人難道出行沒(méi)有下屬陪同嗎？華為的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)陪同人員的機(jī)票不能在公司報(bào)銷(xiāo)，需由領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人負(fù)擔(dān)。

年末，內(nèi)部審計(jì)要對(duì)董事會(huì)成員進(jìn)行廉潔審計(jì)。審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)任總某次出差報(bào)銷(xiāo)了洗衣費(fèi)，華為的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度不允許報(bào)銷(xiāo)洗衣費(fèi)，這屬于不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)。審計(jì)將此寫(xiě)到了審計(jì)報(bào)告中，任總為此做了自我批評(píng)，并將不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)金額退還給了公司。

前面提到，華為員工的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)一般情況下會(huì)計(jì)不會(huì)一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦？華為某位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致很多不當(dāng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，審計(jì)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)了這一情況。華為是怎么處理呢？

1、要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)金額。

2、停止這位領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)權(quán)簽權(quán)力三年。

如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項(xiàng)權(quán)力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復(fù)他的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)權(quán)簽權(quán)力。

1、自掏腰包請(qǐng)兩個(gè)注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)他過(guò)去三年所審批的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單做一番審計(jì)；

2、審計(jì)如發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)，也像前面那樣承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

任總說(shuō)，審計(jì)是司法部隊(duì)，關(guān)注‘點(diǎn)’的問(wèn)題；財(cái)務(wù)監(jiān)控關(guān)注‘線(xiàn)’的問(wèn)題，與業(yè)務(wù)一同端到端地管理；道德遵從委員會(huì)，關(guān)注‘面’的問(wèn)題，持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，是建立一個(gè)‘場(chǎng)’的監(jiān)管。

審計(jì)關(guān)注的是點(diǎn)，這個(gè)點(diǎn)指的是個(gè)案，也指抽查?；诔杀拘б嬖瓌t，審計(jì)只能是抽查。財(cái)務(wù)監(jiān)控關(guān)注的是線(xiàn)，財(cái)務(wù)工作更多地是依據(jù)制度、流程規(guī)范管理，每個(gè)制度和流程就是一道紅線(xiàn)。那么，在點(diǎn)、線(xiàn)之間存在大量的空白和盲區(qū)，靠什么予以監(jiān)督呢？要靠道德。道德關(guān)注的是面的問(wèn)題。道德自律不可過(guò)度依賴(lài)，還要靠持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，即建立良好的企業(yè)文化去監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)督、立體監(jiān)督。

審計(jì)監(jiān)督是點(diǎn)的監(jiān)督，讓人不敢。財(cái)務(wù)監(jiān)督是線(xiàn)的監(jiān)督，讓人不能。道德是面的監(jiān)督，讓人不想。這一段話(huà)，同樣也適用于規(guī)范員工的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。（作者：袁國(guó)輝 經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來(lái)源：指尖上的會(huì)計(jì)）

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